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Unternehmen einrichten

Die Seite Mein Unternehmen, Karte für Karte: was Sie eintragen müssen und was jede Einstellung in Ihren Dokumenten verändert.

Erste Schritte7 Min. Lesezeit
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Die Seite Mein Unternehmen bündelt die Identität Ihres Unternehmens: was auf Ihren Rechnungen und Lohnabrechnungen gedruckt wird, die MWST-Sätze, die in Ihren Positionen zur Auswahl stehen, und die IBAN des QR-Einzahlungsscheins. Öffnen Sie EinstellungenMein Unternehmen. Diese Seite ist dem Inhaber und den Administratoren vorbehalten.

Sie besteht aus mehreren Reitern: Allgemein, Rechnungen (wenn das Modul Rechnungen & Offerten aktiv ist), Löhne (wenn das Modul Löhne aktiv ist) und Branding. Jede Karte wird separat gespeichert, mit einer eigenen Schaltfläche.

1. Informationen eintragen

Auf dem Reiter Allgemein beginnt die Karte Informationen mit Im Handelsregister suchen: Geben Sie mindestens 3 Zeichen ein und wählen Sie Ihr Unternehmen aus, dann werden Name, UID, Adresse und Kanton ausgefüllt. Prüfen Sie anschliessend die Felder und klicken Sie auf Informationen speichern.

  • Firmenname: obligatorisch, wird auf Ihren Dokumenten gedruckt.
  • UID (CHE): im Format CHE-123.456.789. Eine UID kann auf Bill Alps nur zu einem einzigen Unternehmen gehören.
  • MWST-Nr.: wird auf Ihren Rechnungen gedruckt, wenn sie eingetragen ist, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Ohne diese Nummer druckt eine Rechnung ohne MWST keinen Hinweis auf die MWST.
  • E-Mail: die Kontaktadresse des Unternehmens.
  • Telefon: wird auf Ihren Rechnungen gedruckt, wenn es eingetragen ist.
  • Webseite: die vollständige Adresse, die mit https:// beginnt.
  • Land und Adresse: Adresse suchen füllt Adresse, Nr., PLZ, Ort und Kanton aus. Aktivieren Sie Ich finde meine Adresse nicht, um sie selbst einzugeben. Alle diese Felder sind obligatorisch, der Kanton nur bei einer Schweizer Adresse.
  • Feiertagsregelung: erscheint nur, wenn das Modul Löhne aktiv ist und Ihr Kanton mehrere Kalender vorsieht (in Freiburg: katholische oder reformierte Gemeinden). Diese Auswahl steuert die Zeile für die Feiertagsentschädigung der Mitarbeitenden im Stundenlohn.

2. Rechtsform wählen

Wählen Sie in der Karte Rechtsform eine der Formen Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Einzelunternehmen, Kollektivgesellschaft oder Kommanditgesellschaft und speichern Sie sie mit der Schaltfläche der Karte. Diese Angabe ist erforderlich, um das Modul Buchhaltung unter Mein KontoModule zu aktivieren.

3. MWST-Sätze festlegen

Die hier erfassten Sätze finden Sie in Ihren Rechnungen, Offerten und Produkten wieder. Ein neues Unternehmen hat noch keine: Solange die Karte Keine MWST-Sätze definiert anzeigt, bieten Ihre Positionen nur 0%.

  1. Klicken Sie in der Karte MWST-Sätze auf Satz hinzufügen.
  2. Geben Sie ihm einen Namen und einen Satz in Prozent, zum Beispiel Standard-MWST und 8.1.
  3. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden benötigten Satz und klicken Sie dann auf Sätze speichern.

Das Papierkorb-Symbol entfernt einen Satz aus der Liste. Wenn Sie unsicher sind, welche Sätze für Ihre Tätigkeit gelten, fragen Sie Ihr Treuhandbüro.

4. IBAN hinterlegen

Die Karte Bankverbindung akzeptiert eine Schweizer (CH) oder Liechtensteiner (LI) IBAN. Geben Sie sie im Feld IBAN ein: Bill Alps prüft die Nummer und zeigt den Namen der Bank an, wenn er sie erkennt. Klicken Sie anschliessend auf IBAN speichern.

5. Geschäftsjahr angeben

Wählen Sie in der Karte Geschäftsjahr den Abschlussmonat: Das Geschäftsjahr endet am letzten Tag dieses Monats, standardmässig im Dezember. Zur Kontrolle werden die Daten des laufenden Geschäftsjahres angezeigt. Diese Einstellung bestimmt die Zeiträume, die in der ganzen App angeboten werden. Klicken Sie auf Geschäftsjahr speichern.

6. Logo und Farbe hinzufügen

Öffnen Sie den Reiter Branding.

  • Logo: Klicken Sie auf Logo hochladen und wählen Sie eine PNG- oder JPEG-Datei von höchstens 2 MB. Sie wird sofort gespeichert. Das Kreuz auf dem Vorschaubild entfernt sie.
  • Markenfarbe: Wählen Sie sie im Farbwähler, der anzeigt, ob weisser Text lesbar bleibt, und klicken Sie dann auf Branding speichern.

7. Adresse des Mitarbeiterbereichs wählen

Ebenfalls unter Branding legt die Karte Adresse des Mitarbeiterbereichs die Adresse fest, über die Ihre Mitarbeitenden ihren Bereich aufrufen. Sie wird aus dem Namen des Unternehmens vorgeschlagen.

  1. Ändern Sie den Portal-Slug: Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche, höchstens 63 Zeichen. Die vollständige Adresse wird unter dem Feld angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Adresse speichern. Eine Meldung weist Sie darauf hin, wenn dieser Slug bereits vergeben ist.
  3. Mit URL kopieren können Sie die Adresse weitergeben, mit Portal öffnen prüfen Sie sie.

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden nach einer Änderung: Über die alte Adresse lässt sich kein Zugangslink mehr anfordern. Wie der Bereich funktioniert, beschreibt die Anleitung zum Mitarbeiterbereich.

8. Die automatischen Mahnungen

Der Reiter Rechnungen enthält die Karte Automatische Mahnungen, die in den Plänen Team und Business Ihre überfälligen Rechnungen mahnt. Diese Einstellung wird sofort gespeichert, wenn Sie sie ändern. Einzelheiten finden Sie in der Anleitung zu Zahlungen und Mahnungen.

9. Die Lohneinstellungen

Der Reiter Löhne bündelt die Lohneinstellungen des Unternehmens. Sie sind in der Anleitung Lohn einrichten beschrieben.

10. Zwischen Unternehmen wechseln

Wenn Ihr Konto Zugriff auf mehrere Unternehmen gibt, erscheint oben auf der Seite, neben der Sprachauswahl, eine Unternehmensauswahl (auf Mobilgeräten im Menü). Wählen Sie ein Unternehmen: Sie gelangen zu dessen Dashboard. Ein Unternehmen im Starter-Plan, dessen Inhaber Sie nicht sind, erscheint dort nicht (siehe die Anleitung zum Team).

Nur ein Treuhandbüro kann von seinem Konto aus ein Unternehmen hinzufügen, mit der Schaltfläche + der Auswahl (Mandat hinzufügen): siehe die Anleitung zu den Mandaten. Bei jedem anderen Konto wird ein zweites Unternehmen mit einer anderen E-Mail-Adresse registriert. Dessen Inhaber kann Sie anschliessend einladen, was den Team- oder Business-Plan voraussetzt, und es erscheint dann in Ihrer Auswahl.

11. Das Unternehmen löschen

Am Ende des Reiters Allgemein ist die Karte Gefahrenzone nur für den Inhaber sichtbar. Mit ihr können Sie das Eigentum übertragen oder das Unternehmen löschen.

  1. Klicken Sie auf Dieses Unternehmen löschen.
  2. Lesen Sie die angezeigten Folgen und geben Sie dann den genauen Namen des Unternehmens ein.
  3. Klicken Sie auf Endgültig löschen.

Ihr Unternehmen ist bereit: Wählen Sie jetzt Ihre Module und Ihr Abonnement.