Das Treuhandkonto vereint die Unternehmen Ihrer Kunden in einem einzigen Zugang: Die Seite Mandate listet sie auf, und eine Auswahl lässt Sie von einem zum anderen wechseln. Diese Anleitung begleitet die Arbeit eines Treuhandbüros, von der Kontoeröffnung bis zum Ende eines Mandats.
1. Ein Treuhandkonto eröffnen
Der Treuhandmodus wird bei der Registrierung gewählt.
- Öffnen Sie die Treuhand-Registrierung, erstellen Sie Ihr Konto und bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
- Geben Sie den Namen Ihres Treuhandbüros im Feld Firmenname ein und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie bei der Frage Verwalten Sie andere Unternehmen als Treuhandfirma? die Antwort Ja, wir sind eine Treuhandfirma und klicken Sie dann auf Einrichtung abschliessen.
Sie gelangen zum Dashboard, ohne Auswahl eines Plans und ohne Kreditkarte, und im Menü erscheint Mandate. Das eingegebene Unternehmen ist Ihr eigenes Unternehmen (Mein Unternehmen), kein Mandat: Es wird nicht über Ihr Treuhand-Abonnement abgerechnet und bleibt bei den Limiten des Starter-Plans.
2. Die Seite Mandate lesen
Die Seite Mandate, die dem Inhaber des Treuhandkontos vorbehalten ist, zeigt eine Karte pro Unternehmen. Es gibt zwei Arten:
- Ein von Ihnen erstelltes Unternehmen gehört Ihnen: Sie können es archivieren oder löschen;
- Ein Externes Mandat gehört Ihrem Kunden: Sie sind dort Administrator, solange das Mandat besteht.
Der Filter Status bietet Aktiv (laufende Unternehmen und ausstehende Anfragen), Anfragen (ausstehende oder abgeschlossene Zugriffsanfragen), Archiviert und Alle. Auf der Karte zeigt das Plan-Badge Kostenlos (Starter), Team oder Business an. Unternehmensdaten unvollständig weist darauf hin, dass die vollständige Adresse oder der Kanton fehlt.
3. Ein Mandat hinzufügen
- Klicken Sie auf der Seite Mandate auf Unternehmen hinzufügen. Die Schaltfläche + oben auf dem Bildschirm öffnet dasselbe Fenster, Mandat hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Firmenname mindestens drei Zeichen des Namens oder die vollständige UID-Nummer ein.
- Wählen Sie ein Ergebnis. Bill Alps sucht im Handelsregister und kennzeichnet Unternehmen, die bereits ein Konto haben, mit dem Badge Bill Alps. Erscheint das Unternehmen nicht, behalten Sie den eingegebenen Namen bei.
Ein Unternehmen, das noch nicht auf Bill Alps ist
- Wählen Sie unter Wer bezahlt das Abonnement? entweder Mein Treuhandbüro oder Der Kunde (siehe Schritt 4).
- Wenn Ihr Treuhandbüro bezahlt, haken Sie unter Abgerechnete Module die gewünschten Module an. Alle drei sind anfangs angehakt, und das Monatstotal passt sich bei jedem Klick an.
- Klicken Sie auf Mandat erstellen.
Das Mandat wird zum aktiven Unternehmen, und Sie gelangen zu dessen Dashboard. Danach müssen Sie noch seine Einstellungen vervollständigen.
Ein Unternehmen, das bereits auf Bill Alps ist
Das Fenster zeigt Unternehmen bereits auf Bill Alps an. Klicken Sie auf Zugriff anfragen: Der Inhaber und die Administratoren erhalten eine E-Mail, und es wird nichts erstellt oder abgerechnet. Die Karte wechselt auf Ausstehend. Die Anfrage läuft nach 14 Tagen ab; in der Zwischenzeit können Sie:
- E-Mail erneut senden, einmal pro 24 Stunden: Der neue Link ersetzt den alten, und die Frist beginnt wieder bei 14 Tagen;
- Anfrage zurückziehen.
Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Kunde antwortet. Nimmt er an, wechselt die Karte auf Angenommen, und Sie werden Administrator des Unternehmens. Eine Karte mit Abgelehnt, Abgelaufen oder Zurückgezogen bleibt unter Anfragen, bis Sie auf Schliessen klicken, und Sie können eine neue Anfrage senden.
4. Wählen, wer bezahlt und welche Module
Wer bezahlt, legen Sie für jedes Mandat einzeln fest, und die Wahl lässt sich in beide Richtungen ändern.
- Mein Treuhandbüro: Das Mandat wird über Ihr Abonnement abgerechnet, Modul für Modul. Ein abgerechnetes Modul bietet alle Business-Funktionen, ein nicht abgerechnetes bleibt bei den Limiten des Starter-Plans.
- Der Kunde: Über Ihr Abonnement wird nichts abgerechnet, das Mandat startet mit den Limiten des Starter-Plans. Ein externes Mandat behält ebenso den Plan und das Abonnement seines Inhabers.
Wenn Ihr Treuhandbüro bezahlt und Sie kein aktives Abonnement haben, öffnet Mandat erstellen das Fenster Abonnement erforderlich. Klicken Sie auf Abrechnung einrichten und bezahlen Sie online: Das Mandat wird erstellt, sobald die Zahlung eingerichtet ist. Nur sein Name und seine Module werden übernommen: Ergänzen Sie anschliessend die UID und die Adresse mit Bearbeiten.
Danach bietet jede Karte je nach Fall:
- Abgerechnete Module: Ändern Sie die Module, die Sie bezahlen, und klicken Sie dann auf Module speichern. Mindestens ein Modul muss angehakt bleiben.
- Abrechnung übernehmen: stellt ein vom Kunden bezahltes Mandat auf Ihr Abonnement um. Dafür ist ein aktives Abonnement nötig: Erstellen Sie sonst zuerst ein von Ihrem Treuhandbüro abgerechnetes Mandat.
- Abrechnung zurückgeben: Das Mandat verlässt Ihr Abonnement und fällt auf die Limiten des Starter-Plans zurück, bis der Kunde abonniert. Seine Daten bleiben unverändert.
5. Die Tarife verstehen
Der Preis wird für jedes Modul separat berechnet, je nach Anzahl der Mandate, die Sie für dieses Modul abrechnen, pro Mandat und pro Monat, exkl. MWST:
- 1 bis 9 Mandate: CHF 7.00
- 10 bis 24 Mandate: CHF 5.00
- 25 bis 49 Mandate: CHF 4.00
- ab 50 Mandaten: CHF 3.00
Der Tarif der Stufe gilt für alle Mandate des Moduls. Beispiel: 12 Mandate in Rechnungen & Offerten und 5 in Löhne kosten 12 × CHF 5.00 + 5 × CHF 7.00, also CHF 95.00 pro Monat. Ein zusätzliches Mandat kann das Total senken: Von 9 auf 10 Mandate sinkt ein Modul von CHF 63.00 auf CHF 50.00. Archivierte Mandate und Ihr eigenes Unternehmen zählen nicht mit.
Bei den abgerechneten Modulen enthält jedes Mandat ein Volumen pro Kalendermonat. Darüber hinaus wird nichts blockiert: Der Mehrverbrauch wird der nächsten Rechnung hinzugefügt.
- Lohnabrechnungen: 20 inbegriffen, danach CHF 2.00 pro Abrechnung
- Belegextraktionen: 200 inbegriffen, danach CHF 0.50 pro Extraktion
- KI-Vorausfüllungen: 100 inbegriffen, danach CHF 0.20 pro Vorausfüllung
- KI-Kategorisierungen: 300 inbegriffen, danach CHF 0.10 pro Transaktion
Um Ihre Kosten zu verfolgen, wechseln Sie wieder zu Ihrem eigenen Unternehmen und öffnen Sie Mein KontoTreuhand-Angebot: Monatstotal, Detail pro Modul, Überschreitungen des Monats. Abonnement verwalten öffnet das Zahlungsportal von Stripe, und der Bereich Rechnungen listet Ihre Rechnungen auf. Auf der Karte eines abgerechneten Mandats zeigt Verbrauch diesen Monat den Verbrauch an, zum Beispiel 12/20.
6. In einem Mandat arbeiten
Die Unternehmensauswahl oben auf dem Bildschirm (auf Mobilgeräten im Menü) erscheint, sobald Sie Zugriff auf zwei Unternehmen haben. Sie gruppiert diese unter Mein Unternehmen, Mandate (die von Ihnen erstellten) und Andere (jene, zu denen Sie eingeladen wurden, darunter die externen Mandate). Wenn Sie das Unternehmen wechseln, gelangen Sie zu dessen Dashboard. Auf einer Karte bewirkt Dashboard öffnen dasselbe, und Bearbeiten öffnet die Einstellungen. Die Oberfläche ändert sich je nach Art des Mandats:
- In einem von Ihnen erstellten Unternehmen schrumpft die Menügruppe Einstellungen auf einen Eintrag mit dem Namen des Mandats, und Mein Konto verschwindet. Module und Mitglieder und Zugriff wandern auf den Reiter Allgemein dieser Seite. Die Karte Einstellungen (Währung, Nummerierung) und die API-Schlüssel sind nicht zugänglich.
- In einem externen Mandat sehen Sie Mein Unternehmen und Mein Konto wie jeder Administrator. Abonnement und Rechnungen sind dort die des Kunden.
- Mein Konto Ihres Treuhandbüros, mit Treuhand-Angebot, erscheint wieder, sobald Sie zu Ihrem eigenen Unternehmen zurückwechseln.
Unter Module werden die abgerechneten Module über die Seite Mandate verwaltet, die anderen lassen sich frei aktivieren. Buchhaltung bleibt deaktiviert, solange sie weder abgerechnet noch hier angehakt ist.
Für Mitarbeitende senden Sie eine Einladung unter Mitglieder und Zugriff des Mandats, mit Rechten pro Modul. Dafür ist ein kostenpflichtiger Plan auf diesem Mandat nötig, abgerechnet von Ihnen oder vom Kunden.
7. Ein Mandat beenden
- Archivieren (von Ihnen erstelltes Unternehmen): Das Mandat verschwindet aus der Abrechnung und aus der Auswahl, seine Daten bleiben erhalten. Die geplanten Rechnungen, der Versand der Lohnabrechnungen und der Mitarbeiterbereich sind pausiert. Wiederherstellen unter Archiviert rechnet es wieder mit denselben Modulen ab; die wiederkehrenden Rechnungen werden im nächsten Zyklus fortgesetzt, ohne Nachholung.
- Entfernen (von Ihnen erstelltes Unternehmen): Geben Sie den genauen Namen ein und klicken Sie dann auf Endgültig löschen. Alle Daten werden gelöscht, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung.
- Mandat verlassen (externes Mandat): Ihr Zugriff verschwindet, die Daten bleiben beim Inhaber.
Auch der Kunde kann Ihren Zugriff entziehen: Bill Alps sendet Ihnen keine E-Mail, und die Karte wechselt unter Anfragen auf Zugriff entzogen. Endet ein externes Mandat, das Sie abrechnen, so endet auch Ihre Abrechnung, und das Unternehmen fällt auf die Limiten des Starter-Plans zurück, bis sein Inhaber abonniert.
Wenn ein Kunde Ihre Zugriffsanfrage erhält, geben Sie ihm die Anleitung Ihrem Treuhandbüro Zugriff geben weiter.