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Rechnungen mit Vorlagen anpassen

Bereiten Sie ein wiederverwendbares Erscheinungsbild für Ihre Rechnungen und Offerten vor: Logo, Farbe, Zahlungsbedingungen und Nachrichten.

Rechnungswesen6 Min. Lesezeit
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Eine Vorlage fasst zusammen, was Ihren Rechnungen und Offerten ihr Erscheinungsbild gibt: Logo, Farbe, Zahlungsbedingungen, gedruckte Nachrichten und die Anzeige der QR-Rechnung. Sie können mehrere vorbereiten, zum Beispiel eine pro Marke oder Sprache, und dann bei jedem Dokument wählen, welche verwendet wird.

1. Vorlagen öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste RechnungswesenVorlagen. Ihr Unternehmen hat bereits eine erste Vorlage, die automatisch mit ihm erstellt wurde: Sie heisst Default und trägt das Badge Standard. Wählen Sie eine Vorlage in der Liste aus, um sie zu bearbeiten. Auf einem grossen Bildschirm wird neben dem Formular eine Vorschau der Rechnung aktualisiert, während Sie tippen. Diese Seite ist Mitgliedern vorbehalten, die zum Bearbeiten der Rechnungsstellung berechtigt sind.

2. Vorlage erstellen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + rechts neben dem Suchfeld. Die Vorlage wird sofort erstellt, schwarz und ohne Logo, und öffnet sich im Formular.
  2. Ersetzen Sie ihren vorläufigen Namen, zum Beispiel Standardvorlage #2, unter Vorlagenname. Trotz dieses Namens wird sie nicht zur Standardvorlage.
  3. Füllen Sie die im nächsten Schritt beschriebenen Felder aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

3. Vorlage ausfüllen

  • Vorlagenname: nur in Bill Alps sichtbar, wird nicht gedruckt.
  • Sprache: Sprache der Vorschau. Die Sprache der Standardvorlage wird auch zur Startsprache neuer Dokumente.
  • Logo: Klicken Sie auf Logo hochladen (PNG oder JPEG, höchstens 2 MB) oder, falls Ihr Unternehmen eines hat, auf Firmenlogo verwenden. Das Kreuz auf dem Bild entfernt das Logo. Diese Aktionen gelten sofort, ohne über Speichern zu gehen.
  • Logo-Grösse: Schieberegler von 0.5x bis 2x, sichtbar, sobald ein Logo vorhanden ist.
  • Hauptfarbe: Sie färbt unter anderem den Titel, den fälligen Betrag und die Kopfzeile der Tabelle (weisse Schrift). Die Farbauswahl zeigt Weisser Text lesbar oder Schwacher Kontrast auf Weiss an, um Ihnen die Wahl zu erleichtern.
  • Standardwährung: Die Währung der Standardvorlage wird zur Startwährung neuer Dokumente.
  • Zahlungsbedingungen: Freitext, zum Beispiel 30 Tage netto, der in das Feld Bedingungen des Dokuments kopiert wird. Er wird unverändert gedruckt und berechnet das Fälligkeitsdatum nicht.
  • Dankesnachricht: kurze Nachricht, die unten auf dem Dokument gedruckt wird. Auf einem Dokument wird sie durch die Notizen im Abschnitt Notizen & Bemerkungen ersetzt, sofern Sie diese ausfüllen.
  • Fusszeile: kleiner Hinweis, der auf allen Dokumenten gedruckt wird, die diese Vorlage verwenden, ohne die Möglichkeit, ihn dokumentweise zu ändern.
  • QR-Rechnung anzeigen: fügt den QR-Einzahlungsschein zu den Rechnungen hinzu.

4. Standardvorlage festlegen

Die Standardvorlage ist bei jeder neuen Rechnung, jeder neuen Offerte und jeder neuen wiederkehrenden Rechnung vorausgewählt. Ihre Sprache und ihre Standardwährung dienen als Startwerte. Um sie zu wechseln, wählen Sie eine andere Vorlage aus und klicken Sie unter dem Formular auf Als Standard festlegen: Das Badge Standard wechselt sofort zu dieser Vorlage.

5. Eine Vorlage für ein Dokument wählen

Im Editor einer Rechnung oder Offerte befindet sich das Feld Vorlage unter Allgemeine Informationen. Das Formular einer wiederkehrenden Rechnung hat dasselbe Feld. Ist keine Vorlage ausgewählt, verwendet das Dokument die Standardvorlage.

  • Im Editor einer Rechnung oder Offerte ersetzt die Wahl einer anderen Vorlage die Währung (sofern die Vorlage eine hat) und den Inhalt von Bedingungen. Die Sprache des Dokuments ändert sich nicht.
  • Auf der Seite einer Rechnung oder Offerte im Entwurf ändert die Auswahl oben rechts die Vorlage direkt, ohne Währung oder Bedingungen anzutasten.
  • Bei einer Rechnung ersetzt das Kontrollkästchen QR-Rechnung anzeigen unter den Notizen die Einstellung der Vorlage für dieses Dokument. Zurücksetzen (Vorlageneinstellung) stellt die Einstellung der Vorlage wieder her.

6. Vorlage bearbeiten oder löschen

Eine gelöschte Vorlage verschwindet aus der Liste und kann bei keinem anderen Dokument mehr gewählt werden. Die Rechnungen und Offerten, die sie verwendeten, behalten ihr Erscheinungsbild: Ihr Feld Vorlage zeigt sie mit dem Badge Gelöscht an, bis Sie eine andere wählen.

7. Vorlagen und Branding des Unternehmens

Mein UnternehmenBranding enthält ebenfalls ein Logo und eine Markenfarbe, die aber nicht dieselbe Rolle spielen:

  • Logo: Das Logo der Vorlage hat Vorrang. Hat die Vorlage keines, zeigen die Rechnungen und Offerten das Logo des Unternehmens. Lohnabrechnungen verwenden immer das Logo des Unternehmens.
  • Farbe: Rechnungen und Offerten verwenden die Hauptfarbe der Vorlage, nicht die Markenfarbe. Diese dient unter anderem den von Bill Alps gesendeten E-Mails. Da eine neue Vorlage schwarz ist, übernehmen Sie Ihre Farbe dort, wenn Sie sie auf Ihren PDFs wiederfinden möchten.

Ihre Vorlage ist bereit: Sie können mit dem Erstellen einer Rechnung weitermachen.