Zurück zur Anleitung

Team einladen und Zugriffe verwalten

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden modulweise Zugriff, entfernen Sie ein Mitglied und übertragen Sie das Eigentum am Unternehmen.

Erste Schritte6 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis+

Mehrere Personen können am selben Unternehmen arbeiten, jede mit ihren eigenen Rechten. Alles verwalten Sie unter EinstellungenMein Konto, im Bereich Mitglieder und Zugriff, der dem Inhaber und den Administratoren offensteht.

1. Die Rollen verstehen

  • Inhaber: die Person, die das Unternehmen erstellt oder übernommen hat. Es gibt nur einen. Nur er kann einen Administrator einladen, ändern oder entfernen, das Eigentum übertragen und das Unternehmen löschen.
  • Administrator: verwaltet das Unternehmen (Mein Unternehmen, Einstellungen, Module, Abonnement, Mitglieder und Zugriff) und hat Schreibzugriff auf alle aktiven Module. Er kann Mitglieder einladen, ändern und entfernen, aber keine anderen Administratoren.
  • Mitglied: hat nur Zugriff auf die Module, die Sie ihm öffnen. In den Einstellungen sieht es nur Mein Konto, reduziert auf die Kontaktdaten und die API-Schlüssel.

Bei einem Mitglied wird jedes Modul (Rechnungen, Lohn, Buchhaltung) separat eingestellt:

  • Kein Zugriff: Das Modul verschwindet aus seinem Menü.
  • Lesen: Das Mitglied kann einsehen, aber nicht ändern.
  • Schreiben: Das Mitglied kann einsehen und ändern.

2. Eine Person einladen

  1. Klicken Sie unter Mitglieder und Zugriff auf Mitglied einladen.
  2. Geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Wählen Sie die Rolle. Nur der Inhaber kann Administrator wählen.
  4. Stellen Sie bei einem Mitglied mindestens ein Modul auf Lesen oder Schreiben. Sonst bleibt die Schaltfläche zum Senden deaktiviert.
  5. Klicken Sie auf Einladung senden.
  • Hat die Person bereits ein Bill Alps Konto, wird sie sofort hinzugefügt, ohne Annahmeschritt, und erhält eine E-Mail.
  • Andernfalls erhält sie eine E-Mail mit einem 7 Tage gültigen Link, und ihre Zeile zeigt Einladung ausstehend an. Erneut senden verschickt einen neuen, 7 Tage gültigen Link und deaktiviert den alten. Das Papierkorb-Symbol widerruft die Einladung.

3. Dem Unternehmen beitreten

Die eingeladene Person geht wie folgt vor:

  1. In der E-Mail klickt sie auf Unternehmen beitreten.
  2. Sie füllt die Felder Vorname und Nachname aus. Die Adresse ist bereits ausgefüllt und kann nicht geändert werden.
  3. Sie klickt auf Unternehmen beitreten und gelangt zum Dashboard des Unternehmens.

Um später zurückzukehren, meldet sie sich mit dieser Adresse und dem per E-Mail erhaltenen Code an, wie in der Anleitung zur Kontoerstellung erklärt. Eine Person, die bereits ein Konto hatte, klickt in ihrer E-Mail auf Bill Alps öffnen: Das Unternehmen erscheint in der Auswahl oben auf der Seite, neben der Sprachauswahl.

Wenn der Link nicht funktioniert:

  • Ungültige Einladung: Der Link ist abgelaufen, wurde ersetzt oder wurde bereits verwendet. Fordern Sie einen neuen an.
  • Zugriff vorübergehend nicht verfügbar: Das Unternehmen ist im Plan Starter. Es muss auf Team oder Business wechseln, bevor die Einladung abgeschlossen werden kann.
  • Es erscheint eine Aufforderung zur Abmeldung: Die Person ist mit einer anderen Adresse angemeldet. Sie meldet sich ab und öffnet den Link dann erneut mit der eingeladenen Adresse.

4. Zugriffe ändern

Jede Person hat in Mitglieder und Zugriff ihre eigene Zeile. Ändern Sie ihre Rolle (nur der Inhaber) oder ihre Rechte pro Modul und klicken Sie dann auf Zugriff speichern. Ein Mitglied muss mindestens ein Modul auf Lesen oder Schreiben behalten, sonst schlägt das Speichern fehl.

5. Ein Mitglied entfernen

Klicken Sie in der Zeile des Mitglieds auf das Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie. Der Zugriff auf das Unternehmen endet sofort.

Die Zeile mit dem Badge Treuhänder entspricht einem Mandat: Nur der Inhaber kann sie entfernen, und damit endet das Mandat. Siehe die Anleitung zum Treuhandbüro.

6. Wenn das Unternehmen auf Starter zurückfällt

Die Zugriffe bleiben erhalten, sind aber ausgesetzt: Mitglieder und Administratoren können das Unternehmen nicht mehr öffnen. Ohne ein anderes verfügbares Unternehmen gelangen sie auf die Seite Unternehmenszugriff ausgesetzt, wo ein Administrator mit Plan wählen abonnieren kann. Die Zugriffe kehren zurück, sobald das Unternehmen wieder auf Team oder Business ist. Der Inhaber behält seinen Zugriff, ebenso ein beauftragtes Treuhandbüro.

7. Das Eigentum übertragen

Die Übertragung ändert den Inhaber des Unternehmens. Sie erfordert zwei Zustimmungen per E-Mail, zuerst Ihre und dann die des neuen Inhabers, und bis zur zweiten ändert sich nichts.

  1. Öffnen Sie Mein UnternehmenAllgemein, Karte Gefahrenzone, die nur der Inhaber sieht, und klicken Sie dann auf Eigentumsübertragung starten.
  2. Geben Sie die E-Mail des neuen Inhabers ein und klicken Sie auf Bestätigungs-E-Mail an mich senden.
  3. Klicken Sie in der erhaltenen E-Mail auf Prüfen und bestätigen, melden Sie sich bei Bedarf an, lesen Sie die Folgen und klicken Sie dann auf Bestätigen und neuen Inhaber benachrichtigen.
  4. Der neue Inhaber klickt in seiner E-Mail auf Vorschlag prüfen. Er fährt mit Anmelden und prüfen fort, oder mit Konto erstellen und prüfen, wenn er kein Konto hat, und wählt dann Annehmen oder Ablehnen.

Nimmt er an, werden Sie Administrator, und Sie beide erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Das Abonnement bleibt beim Unternehmen, und seine Rechnungs-E-Mail wechselt zum neuen Inhaber. Lehnt er ab, bleiben Sie Inhaber, und eine E-Mail informiert Sie darüber.

Während der Übertragung zeigt die Gefahrenzone die betroffene Adresse und den aktuellen Schritt an. Jeder Link läuft nach 7 Tagen ab. Neuen Link senden sendet einen weiteren und deaktiviert den vorherigen, Übertragung abbrechen beendet das Verfahren.

Wenn ein Treuhandbüro Ihre Buchhaltung führt, lesen Sie weiter mit der Anleitung Ihrem Treuhandbüro Zugriff geben.