Abonnement und Module verwalten

Bill Alps besteht aus drei Modulen (Rechnungen & Offerten, Löhne, Buchhaltung) und drei Plänen (Starter, Team, Business). Sie bezahlen nur die Module, die Sie wählen. Alles stellen Sie unter EinstellungenMein Konto ein.

1. Ihre Kontaktdaten und Einstellungen

Die Karte Kontaktdaten enthält die Felder Vorname, Nachname und Telefon: Klicken Sie nach einer Änderung auf Kontaktdaten speichern. Die übrigen Karten dieser Anleitung sind dem Inhaber und den Administratoren vorbehalten.

Die Karte Einstellungen regelt die Nummerierung und die Währung; speichern Sie sie mit Einstellungen speichern:

• Standardwährung: Solange das Modul Rechnungsstellung mit den Starter-Limiten läuft, steht nur CHF zur Auswahl.
• Rechnungspräfix und Nächste Rechnungsnummer: ein Präfix von höchstens 20 Zeichen, gefolgt von einer 4-stelligen Nummer, zum Beispiel INV-0001.
• Angebotspräfix und Nächste Angebotsnummer: dasselbe Prinzip für Offerten, zum Beispiel QUO-0001.

Die API-Schlüssel und die Sandbox sind in der Einstiegsanleitung zur API beschrieben.

2. Ein Modul aktivieren oder deaktivieren

Die Karte Module bestimmt, welche Menüs für das ganze Unternehmen sichtbar sind. Aktivieren oder deaktivieren Sie Rechnungsstellung (mit der Option Produktkatalog), Lohn und Buchhaltung und klicken Sie dann auf Module speichern.

• Rechnungsstellung oder Lohn muss aktiviert bleiben.
• Ein Modul, das Ihr Abonnement bezahlt, ist ausgegraut: Es wird über die Karte Abonnement entfernt.
• Ein aktives Modul, das Ihr Abonnement nicht abdeckt, bleibt nutzbar, mit den Starter-Limiten.
• Um Buchhaltung hier zu aktivieren, tragen Sie zuerst die Rechtsform unter Mein Unternehmen ein, sonst wird das Speichern abgelehnt.
• Wenn Sie ein Modul deaktivieren, werden seine Menüs ausgeblendet, ohne dass seine Daten gelöscht werden. Deaktivieren Sie Rechnungsstellung, werden Ihre wiederkehrenden Rechnungen zu ihrem nächsten geplanten Termin pausiert.
• Die von Ihrem Treuhandbüro bezahlten Module verwalten Sie auf dessen Seite Mandate.

3. Die Pläne und die Preise

• Starter: dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte.
• Team: CHF 15 pro Monat für 1 Modul, CHF 24 für 2 Module, CHF 29 für alle 3 (die Komplett-Suite).
• Business: CHF 29 pro Monat für 1 Modul, CHF 49 für 2 Module, CHF 59 für alle 3.

Bei Jährlich bezahlen Sie 10 Monate statt 12: CHF 150, 240 oder 290 pro Jahr im Plan Team, CHF 290, 490 oder 590 pro Jahr im Plan Business. Diese Preise verstehen sich ohne Steuern, die Schweizer MWST von 8.1 % kommt hinzu.

Team und Business ergänzen den Mehrbenutzerzugriff mit Rechten pro Modul. Business ergänzt die öffentliche API und den Prioritäts-Support. Ein Treuhandbüro sieht stattdessen die Karte Treuhand-Angebot mit einer Preisgestaltung pro Mandat: siehe die Anleitung zu den Mandaten.

4. Die Limiten pro Plan und Modul

Rechnungen & Offerten

• Starter: 10 Kunden, 20 Rechnungen pro Monat nur in CHF, 5 Produkte und 1 Produktliste, 1 aktive wiederkehrende Rechnung, 5 KI-Generierungen pro Monat, Übernahme von 50 bisherigen Rechnungen per KI.
• Team: 25 Kunden, 50 Rechnungen pro Monat, mehrere Währungen, unbegrenzter Katalog und unbegrenzte wiederkehrende Rechnungen, automatische Mahnungen, 20 KI-Generierungen pro Monat, Übernahme von 500 bisherigen Rechnungen.
• Business: unbegrenzt viele Kunden und Rechnungen, mehrere Währungen, unbegrenzter Katalog und unbegrenzte wiederkehrende Rechnungen, automatische Mahnungen, 100 KI-Generierungen pro Monat, Übernahme von 2'000 bisherigen Rechnungen.

Offerten sind zahlenmässig nicht begrenzt, aber eine aus einer Offerte erstellte Rechnung zählt zum Kontingent. QR-Rechnung, PDF-Export und manuelle Mahnungen sind in allen Plänen enthalten.

Im Plan Starter erstellt Ihre wiederkehrende Rechnung ihre Rechnungen zu jedem Termin, wie in den anderen Plänen, und jede zählt zur Limite von 20 Rechnungen pro Monat. Siehe die Anleitung zu den wiederkehrenden Rechnungen.

Löhne

• Starter: 3 Mitarbeitende, 3 Lohnabrechnungen pro Monat.
• Team: 20 Mitarbeitende, 20 Lohnabrechnungen pro Monat, jährlicher Lohnausweis.
• Business: unbegrenzt viele Mitarbeitende und Lohnabrechnungen, jährlicher Lohnausweis.

Buchhaltung

• Starter: 15 eingehende Belege pro Monat, 10 KI-Belegextraktionen pro Monat, Bankimport camt.053/054 und CSV mit 100 Buchungen pro Monat, Bankabgleich.
• Team: 75 Belege pro Monat, 50 KI-Belegextraktionen pro Monat, unbegrenzter Bankimport, Bankabgleich.
• Business: unbegrenzt viele Belege, 200 KI-Belegextraktionen pro Monat, unbegrenzter Bankimport, Bankabgleich.

5. Was bei Erreichen der Limite passiert

Eine Limite blockiert nur das Anlegen: Ihre bestehenden Daten bleiben erhalten. Bill Alps lehnt das neue Element ab und zeigt eine Meldung an, zum Beispiel «Kundenlimit erreicht. Wechseln Sie zu Team oder Business für mehr Kunden.»

• Die monatlichen Limiten beginnen jeden Monat wieder bei null. Bei den Rechnungen zählen Entwürfe mit, nicht aber aus einer anderen Software übernommene Rechnungen.
• Die Limiten für Kunden und Mitarbeitende beziehen sich auf die insgesamt erfasste Anzahl.
• Die Übernahme bisheriger Rechnungen ist ein Gesamtkontingent für die ganze Lebensdauer des Unternehmens, ohne Rücksetzung auf null: siehe die Anleitung zur Übernahme.

Das Dashboard zeigt Ihnen, wo Sie bei den Rechnungen, Kunden, Mitarbeitenden und Lohnabrechnungen stehen.

6. Einen kostenpflichtigen Plan testen

Jedes Unternehmen hat Anspruch auf einen Monat Gratis-Testphase eines kostenpflichtigen Plans, ohne Kreditkarte, bei der Registrierung oder später:

1. Haken Sie in der Karte Abonnement die gewünschten Module an und wählen Sie Monatlich oder Jährlich.
2. Klicken Sie auf die Karte Team oder Business.
3. Klicken Sie auf Einmonatige Gratis-Testphase starten. Der Plan wird sofort aktiviert.

Während der Testphase zeigt die Karte das Badge Gratis-Testphase und das Enddatum an. Drei Tage vorher erscheint oben in der App ein Banner mit Abonnement wählen, für den Inhaber und die Administratoren. Eine E-Mail wird 3 Tage und dann 1 Tag vor dem Ende gesendet.

7. Abonnieren oder das Paket wechseln

Wählen Sie in der Karte Abonnement Ihre Module (Rechnungen & Offerten, Löhne, Buchhaltung), das Abrechnungsintervall und den Plan: Die angezeigten Preise und Limiten folgen Ihrer Auswahl. Mindestens ein Modul muss angehakt bleiben.

• Von Starter aus, wenn die Testphase nicht mehr verfügbar ist: Klicken Sie auf Weiter zur Zahlung (die Schaltfläche nennt auch den Preis). Sobald die Zahlung bei Stripe erfolgt ist, bestätigt die Meldung Abonnement aktiviert den Wechsel.
• Von einem kostenpflichtigen Plan aus: Klicken Sie auf Paket wechseln (gefolgt vom neuen Preis) und bestätigen Sie auf der Stripe-Seite. Der Wechsel gilt sofort, anteilig. Das Prinzip ist dasselbe, wenn Sie von Team zu Business wechseln oder umgekehrt, ein Modul hinzufügen oder entfernen oder von monatlich auf jährlich umstellen.

Ein aus dem Abonnement entferntes Modul bleibt aktiv, mit den Starter-Limiten.

8. Kündigen und zu Starter zurückkehren

1. Klicken Sie in der Karte Abonnement auf Abonnement verwalten. Das Stripe-Portal öffnet sich.
2. Kündigen Sie das Abonnement im Portal.

Das Abonnement bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Bis dahin zeigt die Karte Wird gekündigt und das Enddatum an, ein Banner oben in der App erinnert daran, und eine E-Mail bestätigt die Kündigung. Die Schaltfläche Reaktivieren im Banner öffnet das Portal erneut, falls Sie es sich anders überlegen.

Zu diesem Datum fällt das Unternehmen auf Starter zurück:

• Es werden keine Daten gelöscht: Ihre Rechnungen, Kunden und Mitarbeitenden bleiben erhalten.
• Die Starter-Limiten gelten für alles, was Sie danach anlegen, auch wenn Sie sie bereits überschreiten.
• Neue Rechnungen können nur noch in CHF erstellt werden.
• Ihre wiederkehrenden Rechnungen werden weiter erstellt, im Rahmen von 20 Rechnungen pro Monat. Die automatischen Mahnungen werden eingestellt.
• Mitglieder und Administratoren verlieren den Zugriff auf das Unternehmen, bis wieder ein Abonnement besteht (siehe Abschnitt 10).
• Die API-Schlüssel funktionieren für dieses Unternehmen nicht mehr.

Schlagen die Zahlungen fehl und Stripe setzt das Abonnement aus oder kündigt es, fällt das Unternehmen ebenfalls auf Starter zurück.

9. Die Abonnementrechnungen wiederfinden

Die Karte Rechnungen am Seitenende erscheint, sobald ein Abonnement oder eine Testphase gestartet wurde. Sie listet Ihre letzten 24 Abonnementrechnungen mit Nummer, Status, Datum und Betrag auf. Mit PDF herunterladen laden Sie jede davon herunter.

10. Schreibgeschützter oder ausgesetzter Zugriff

• Schreibgeschützt: Ein Mitglied, das für ein Modul auf Lesen eingestellt ist, kann einsehen, ohne zu ändern. Die Meldung Sie haben schreibgeschützten Zugriff auf dieses Modul. weist es darauf hin.
• Ausgesetzter Zugriff: Wenn ein Unternehmen auf Starter ist, können seine Mitglieder und Administratoren es nicht mehr öffnen. Ohne ein anderes verfügbares Unternehmen gelangen sie auf die Seite Unternehmenszugriff ausgesetzt. Ein Administrator kann dort auf Plan wählen und dann auf Weiter zur Zahlung klicken, um den Zugriff wiederherzustellen. Der Inhaber wird nie ausgesetzt.

Um Ihren Mitarbeitenden Zugriff zu geben, lesen Sie weiter mit der Anleitung zum Team.