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Mitarbeiterbereich und Änderungsanträge verwalten

Zugangslinks senden, ihren Status verfolgen und dann anwenden oder ablehnen, was Ihre Mitarbeitenden korrigiert haben möchten.

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Den Mitarbeiterbereich zu öffnen ist eine Sache von einem Klick: Sie senden einen Link, Ihre mitarbeitende Person sieht ihre Dokumente ein, und bei Ihnen landen nur noch die Korrekturanträge. Dieser Leitfaden deckt beide Seiten der Arbeit ab — die Verteilung der Zugänge und die Bearbeitung der Anträge.

1. Voraussetzungen

  • Das Modul Lohn muss unter Mein KontoModule aktiviert sein.
  • Die mitarbeitende Person braucht eine E-Mail-Adresse im Abschnitt Kontakt ihres Dossiers: dorthin geht der Link.
  • Mehr nicht. Der Bereich übernimmt automatisch Logo und Farbe aus Mein Unternehmen.

2. Den Link senden

  1. Öffnen Sie das Dossier der mitarbeitenden Person und scrollen Sie zum Abschnitt Mitarbeiterbereich.
  2. Klicken Sie auf Link senden. Die Meldung Link per E-Mail gesendet bestätigt den Versand.
  3. In der Liste Mitarbeiter macht das Sendesymbol am Zeilenende genau dasselbe, ohne das Dossier zu öffnen.

Sobald ein erster Link verschickt ist, wird die Schaltfläche zu Link erneut senden, und der Abschnitt nennt das Datum des letzten Versands sowie das Ablaufdatum. Die E-Mail geht in Ihrer aktuellen Oberflächensprache hinaus (Deutsch, Französisch, Englisch oder Italienisch) und übernimmt Logo und Farbe Ihres Unternehmens. Ein erneuter Versand erzeugt einen neuen Link, ohne den vorherigen zu annullieren: jeder läuft nach seinen eigenen 90 Tagen ab.

3. Die Spalte «Bereich» lesen

Die Mitarbeiterliste enthält eine Spalte Bereich, deren Symbol den Stand des zuletzt gesendeten Links zusammenfasst. Fahren Sie mit der Maus darüber, um Details zu erhalten:

  • E-Mail-Adresse fehlt (grau): solange das Dossier keine E-Mail hat, lässt sich nichts senden.
  • Kein Link gesendet (grau): die mitarbeitende Person hatte noch nie Zugang.
  • Zugriff aktiv (grün): der Link ist gültig; der Tooltip nennt Sendedatum und Ablaufdatum.
  • Zugriff inaktiv (orange): der letzte Link ist abgelaufen oder wurde ungültig — ein erneuter Versand genügt.

4. Anträge empfangen

  • Bei jedem Antrag erhalten Sie eine E-Mail mit dem Namen der mitarbeitenden Person, der Anzahl betroffener Felder und der Schaltfläche Antrag prüfen.
  • Oben in der Mitarbeiterliste erscheint ein Banner: n Änderungsantrag/-anträge ausstehend — klicken Sie, um sie zu prüfen.
  • Die Seite Änderungsanträge ordnet alles in zwei Abschnitte, Ausstehend und Bearbeitet.

5. Einen Antrag prüfen

Ein Klick auf einen Antrag öffnet die Detailansicht: jedes betroffene Feld erscheint in der Form alter Wertneuer Wert, gefolgt von der Nachricht der mitarbeitenden Person und den Nachweisen, die sich per Klick in einem neuen Tab öffnen. Ein Blick genügt, um zu prüfen, ob eine IBAN-Änderung auch mit einem Dokument belegt ist.

6. Anwenden oder ablehnen

  • Änderungen anwenden schreibt alle beantragten Felder auf einmal. Eine teilweise Genehmigung gibt es nicht: wollen Sie nur einen Teil übernehmen, lehnen Sie den Antrag ab und korrigieren Sie das Dossier von Hand.
  • Ablehnen blendet ein Feld Ablehnungsgrund (optional) ein, das unverändert an die mitarbeitende Person geht, danach Ablehnung bestätigen. Es werden keine Daten verändert, und ein korrigierter Antrag kann neu gestellt werden.
  • In beiden Fällen wird die mitarbeitende Person per E-Mail in der Sprache ihres Links benachrichtigt, und der Antrag wandert mit seinem Label nach Bearbeitet.

Einige Felder fliessen in die Quellensteuerberechnung ein: Nationalität, Bewilligungsart, Zivilstand, Ehepartner arbeitet in der Schweiz und Kinder. Ändert ein Antrag eines davon, berechnet Bill Alps die noch nicht versendeten Lohnabrechnungen dieser Person automatisch neu. Bereits übermittelte Abrechnungen bleiben unverändert: müssen sie korrigiert werden, ist das ein manueller Vorgang.

7. Bewährte Praxis

  • Senden Sie den Link direkt bei der Anstellung, zusammen mit der ersten Lohnabrechnung: dann prüfen Mitarbeitende ihre Daten am ehesten.
  • Verlangen Sie einen Nachweis für heikle Änderungen — AHV-Nummer, IBAN, Zivilstand, Bewilligungsart.
  • Bearbeiten Sie Anträge vor dem Erstellen der Monatsabrechnungen, um eine Neuberechnung im Nachhinein zu vermeiden.
  • Wer seinen Link verloren hat, kann selbst einen neuen anfordern: der Umweg über Sie entfällt.

Um genau zu wissen, was Ihre mitarbeitende Person nach dem Einloggen sieht, lesen Sie Der Mitarbeiterbereich aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden. Und falls Sie noch keine Lohnabrechnungen erstellt haben, beginnen Sie mit Lohnabrechnung oder Monatslauf erstellen.