Zahlungen und Mahnungen verfolgen

Nach der Ausstellung durchläuft eine Rechnung mehrere Status. Diese Anleitung erklärt, was jeder bedeutet und was Sie in jeder Phase tun können: eine Zahlung erfassen, einen säumigen Kunden mahnen, eine Rechnung korrigieren oder stornieren. Mahnungen senden Sie mit einem Klick, oder Bill Alps sendet sie in den Plänen Team und Business für Sie, wenn Sie das aktivieren.

1. Die Status verstehen

• Entwurf: in Vorbereitung, frei bearbeitbar. Mit Fertigstellen wechselt die Rechnung zu Bereit.
• Bereit: fertiggestellt, noch nicht übermittelt. Mit Per E-Mail senden oder Als gesendet markieren wechselt sie zu Versendet.
• Versendet: an den Kunden übermittelt. Mit Als bezahlt markieren wechselt sie zu Bezahlt.
• Überfällig: versendet und fällig geworden. Die Liste zeigt die Anzahl Tage an, zum Beispiel Überfällig (5T). Sie können eine Mahnung senden oder die Rechnung als bezahlt markieren.
• Bezahlt: beglichen. Die manuelle Zahlung kann storniert werden.
• Storniert: aus dem Ablauf genommen. Mit Wiedereröffnen wechselt sie zurück zu Entwurf.

Die übrigen Aktionen finden Sie im Menü Weitere Aktionen, dem Symbol mit den drei Punkten oben auf der Seite der Rechnung.

2. Eine Rechnung finden

Das Menü Rechnungen listet die Rechnungen des gewählten Zeitraums auf, nach ihrem Ausstellungsdatum. Standardmässig ist es das laufende Geschäftsjahr: Wenn eine Rechnung zu fehlen scheint, prüfen Sie zuerst den Zeitraum. Die Auswahl oben rechts bietet Geschäftsjahr, Halbjahr, Quartal, Monat und Benutzerdefiniert.

Das Feld Nach Nummer, Kunde suchen… filtert die Liste. Es gibt keinen Filter nach Status: Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Status oder Fälligkeitsdatum, um die Liste zu sortieren und Ihre überfälligen Rechnungen zusammenzufassen.

3. Eine Zahlung erfassen

1. Öffnen Sie die Rechnung im Status Versendet oder Überfällig.
2. Klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Die Rechnung wechselt sofort zu Bezahlt.

Als Zahlungsdatum wird der Tag des Klicks erfasst: Es lässt sich nicht auswählen. Es steht im CSV-Export in der Spalte Zahlungsdatum. Eine Rechnung im Status Bereit lässt sich nicht direkt als bezahlt markieren: Klicken Sie zuerst auf Als gesendet markieren.

Bei einem Fehler öffnen Sie Weitere AktionenManuelle Zahlung stornieren. Die Rechnung kehrt in den Status zurück, den sie vor der Zahlung hatte, oder wird Überfällig, wenn die Fälligkeit inzwischen verstrichen ist.

4. Eine Mahnung senden

1. Öffnen Sie eine Rechnung im Status Überfällig.
2. Klicken Sie auf Mahnung senden. Ein Fenster zeigt Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhang.
3. Bestätigen Sie mit Mahnung senden.

• Ohne automatische Mahnungen geht nichts ohne Ihren Klick hinaus, und Bill Alps sendet Ihnen keine Verzugsmeldung. Kontrollieren Sie regelmässig die Rechnungsliste und den Wert Gesamt unbezahlt im Dashboard.
• Sie können beliebig viele Mahnungen senden, ohne Mindestfrist. Sie sind im Betreff der Nachricht nummeriert: Mahnung 1, Mahnung 2 und so weiter.
• Der Text ist in der Sprache der Rechnung verfasst und lässt sich nicht ändern. Die Nachricht enthält dasselbe PDF, ohne Mahngebühren und ohne Zinsen.
• Die Rechnung muss Überfällig sein, und der Kunde muss im Feld E-Mail seiner Kundendaten eine Adresse haben.
• Manuelle Mahnungen sind in allen Plänen verfügbar.

5. Automatische Mahnungen aktivieren

1. Öffnen Sie Mein Unternehmen, Reiter Rechnungen. Diese Einstellung ist dem Eigentümer und den Administratoren vorbehalten.
2. Aktivieren Sie Mahnungen automatisch senden. Die Einstellung wird sofort gespeichert.
3. Wählen Sie den Rhythmus: Sanft (14, 30 und 45 Tage nach der Fälligkeit), Standard (7, 21 und 35 Tage, die Voreinstellung) oder Bestimmt (3, 10 und 20 Tage).
4. Lesen Sie den Text jeder Mahnung unter Vorschau der Nachrichten.

• Die Mahnungen gehen von Montag bis Freitag am Vormittag hinaus, in der Sprache der Rechnung, mit PDF und QR im Anhang. Ihr Text ist derselbe wie bei manuellen Mahnungen.
• Eine Rechnung erhält höchstens 3 Mahnungen, manuelle eingeschlossen, mit mindestens 7 Tagen zwischen zwei Nachrichten, einschliesslich des Rechnungsversands.
• Gemahnt werden nur Rechnungen, die ab dem Tag der Aktivierung fällig werden, und nur bis 60 Tage nach der Fälligkeit. Beim Deaktivieren und erneuten Aktivieren beginnt dieses Datum neu.
• Keine Mahnung für eine importierte Rechnung, eine Rechnung über null, eine pausierte Rechnung, einen ausgeschlossenen Kunden oder einen Kunden ohne E-Mail, und auch nicht, solange ein Bankabgleich auf Ihre Bestätigung wartet.
• Der Kontoinhaber erhält an Tagen, an denen Mahnungen versendet werden oder fehlschlagen, eine Zusammenfassung per E-Mail.
• Die Antworten Ihrer Kunden gehen an die auf der Karte angezeigte Adresse: die von Mein Unternehmen oder, falls keine eingetragen ist, die des Kontoinhabers.

Auf der Seite einer offenen Rechnung zeigt die Karte Mahnungen, was versendet wurde, mit Nummer, Datum und Herkunft Automatisch oder Manuell, danach das Datum der nächsten Mahnung oder den Grund, warum keine vorgesehen ist. Um eine einzelne Rechnung auszunehmen, aktivieren Sie auf dieser Karte Automatische Mahnungen pausieren.

Um einen Kunden auszuschliessen, öffnen Sie seine Kundendaten, aktivieren Nicht automatisch mahnen und speichern. Sie können ihm weiterhin über die Rechnung eine Mahnung senden.

6. Eine ausgestellte Rechnung ändern

1. Öffnen Sie Weitere AktionenBearbeiten.
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
3. Ist die Rechnung kein Entwurf mehr und ändert sich ihr Inhalt, öffnet sich das Fenster Grund der Änderung. Geben Sie den Grund ein und klicken Sie auf Bestätigen und speichern.

Das PDF wird beim nächsten Download oder Versand neu erstellt. Der Kunde wird nicht benachrichtigt: Übermitteln Sie ihm die neue Version selbst.

Ist das Modul Buchhaltung aktiv, lassen sich das Standardkonto und das Konto jeder Position jederzeit korrigieren, auch bei einer Rechnung im Status Bezahlt. Diese Korrektur verlangt keinen Grund und ändert das PDF nicht.

7. Stornieren, wiedereröffnen oder löschen

Weitere AktionenStornieren setzt die Rechnung sofort und ohne Bestätigung auf Storniert. Die Aktion steht in den Status Entwurf, Bereit, Versendet und Überfällig zur Verfügung: Bei einer Rechnung im Status Bezahlt müssen Sie zuerst die Zahlung stornieren. Der Kunde wird nicht benachrichtigt, und Bill Alps erstellt keine Gutschrift.

Wiedereröffnen setzt eine stornierte Rechnung mit derselben Nummer zurück auf Entwurf. Ihre Daten für Fertigstellung, Versand und Zahlung werden gelöscht, und der Mahnungszähler beginnt wieder bei null. Anschliessend muss sie erneut fertiggestellt werden.

8. Duplizieren, gesammelt löschen und exportieren

• Duplizieren: unter Weitere Aktionen oder mit dem Kopiersymbol in der Liste. Sie erhalten einen neuen Entwurf mit neuer Nummer, mit dem heutigen Datum und einer Fälligkeit in 30 Tagen. Die Kopie zählt zum monatlichen Rechnungskontingent.
• Sammellöschung: Wählen Sie Zeilen in der Liste aus (oder das Kästchen in der Kopfzeile für alle angezeigten Zeilen) und klicken Sie dann auf Auswahl löschen (3), mit der Anzahl der ausgewählten Rechnungen. Es ist die einzige Sammelaktion.
• Exportieren: Wählen Sie CSV exportieren oder JSON exportieren. Der Export enthält die angezeigten Rechnungen, je nach Zeitraum und Suche. Die CSV-Datei hat eine Zeile pro Position einer Rechnung.

9. PDF und QR-Rechnung

PDF herunterladen steht in den Status Bereit, Versendet, Überfällig und Bezahlt zur Verfügung. Die QR-Rechnung ist Teil dieses PDFs: Die Anwendung bietet keinen separaten Download des Einzahlungsscheins an. Wenn Sie den Einzahlungsschein allein benötigen, liefert ihn die API im Business-Plan, siehe Rechnungen per API.

Um Ihre regelmässigen Rechnungen zu automatisieren, lesen Sie die Anleitung Wiederkehrende Rechnung erstellen.