Bisherige Rechnungen importieren

Sie wechseln Ihre Rechnungssoftware? Mit diesem Import, den die Anwendung «Übernahme» nennt, holen Sie die bereits ausgestellten Rechnungen aus ihren PDF- oder Bilddateien nach Bill Alps. Ihre Kunden, Ihre Historie und die noch offenen Rechnungen finden Sie dort wieder, ohne alles neu zu erfassen. Während des Vorgangs wird keine E-Mail an Ihre Kunden gesendet.

1. Dateien hochladen

1. Öffnen Sie RechnungswesenRechnungen und klicken Sie oben rechts auf Rechnungen importieren. Diese Schaltfläche steht nur Mitgliedern zur Verfügung, die die Rechnungsstellung bearbeiten dürfen.
2. Ziehen Sie Ihre Dateien in den vorgesehenen Bereich oder klicken Sie auf Dateien wählen.
3. Klicken Sie auf Analyse starten.

Bereiten Sie eine Rechnung pro Datei vor, im Format PDF, PNG, JPG oder WebP, mit höchstens 10 MB pro Datei. Sie können 200 Dateien auf einmal hochladen (weniger, wenn Ihr verbleibendes Kontingent kleiner ist), und eine Übernahme enthält höchstens 1'000 Dokumente. Eine Datei, die bereits importiert wurde oder schon in der laufenden Übernahme enthalten ist, wird übersprungen, auch wenn sie umbenannt wurde, denn Bill Alps vergleicht ihren Inhalt.

2. Das Lesen durch die KI verfolgen

Die Ansicht Analyse zeigt jedes Dokument mit seinem Zustand: Wartend, Wird gelesen, Gelesen, Ausgeschlossen oder Fehler. Das Lesen läuft auf unseren Servern weiter: Sie können die Seite verlassen und später zurückkehren. Bei einem Fehler klicken Sie neben dem Dokument auf Erneut versuchen.

Auf jedem Dokument erfasst die KI Ihre Angaben (Adresse, UID, MWST-Nr., Telefon, E-Mail, Website, IBAN), die Angaben des Kunden, die Nummer, die Datumsangaben, die Währung, die Zahlungsbedingungen, die Zahlungsreferenz, einen allfälligen Zahlungsvermerk, die Zeilen sowie Rabatt, Versandkosten, MWST und Total, so wie sie gedruckt sind. Die Texte bleiben in der Sprache des Dokuments. Sind die Preise inklusive MWST angegeben, werden sie in Nettopreise umgerechnet.

Ausgeschlossene Dokumente

Übernommen werden nur Rechnungen, die Sie selbst ausgestellt haben. Alle anderen Dokumente erhalten den Zustand Ausgeschlossen, mit dem Grund:

• Gutschrift, Offerte oder Angebot und Zahlungserinnerung: Diese Dokumente werden nicht zu Rechnungen.
• Mehrere Rechnungen in einer Datei: Trennen Sie sie, eine Datei pro Rechnung, und fügen Sie sie dann erneut hinzu.
• Von einem Lieferanten erhaltene Rechnung: Sie gehört eher zu Ihren Ausgaben.
• Keine Rechnung: zum Beispiel ein Lieferschein, eine Auftragsbestätigung oder ein Kontoauszug.
• Unleserliches Dokument: Importieren Sie einen besseren Scan (nicht vom Kontingent abgezogen): Laden Sie eine Version in besserer Qualität hoch.

3. Ihr Unternehmen prüfen

Sobald das Lesen abgeschlossen ist, vergleicht Bill Alps zeilenweise, was es auf Ihren Rechnungen gelesen hat, mit Ihrem Profil: Adresse, UID, MWST-Nr., Telefon, E-Mail, Website, IBAN, Standardwährung und Rechnungsnummerierung.

• Wählen Sie für jede abweichende Angabe Aktuellen Wert behalten oder Wert aus den Rechnungen verwenden. Die Karte zeigt, auf wie vielen Rechnungen der Wert vorkommt, und das Datum der neuesten.
• Bei einem abweichenden Wert ist der aktuelle Wert vorgewählt, denn eine ältere Rechnung kann eine frühere Adresse oder ein geschlossenes Konto enthalten. Ändern Sie dies nur, wenn der gefundene Wert stimmt.
• Bei einem leeren Feld in Ihrem Profil ist der Wert aus den Rechnungen vorgewählt. Wählen Sie Leer lassen, um das Feld nicht auszufüllen.
• Der gewählte Wert lässt sich im Feld Wert, der gespeichert wird (bearbeitbar) noch ändern.
• Identische Angaben erfordern nichts: Sie sind in einer eigenen Zeile zusammengeklappt.

Die Zeile Rechnungsnummerierung schlägt das Präfix Ihrer neuesten Rechnung und die Nummer vor, die auf die höchste folgt. Wählen Sie diesen Wert, damit die Rechnungen, die Sie danach erstellen, Ihre Nummernfolge fortsetzen.

Unten fasst der Bildschirm zusammen, was gespeichert wird. Klicken Sie auf 2 Änderungen speichern und weiter (die Zahl variiert) oder auf Ohne Änderungen weiter, um nichts zu ändern. Nur ein Administrator des Kontos kann das Profil ändern: Die übrigen Mitglieder sehen den Bildschirm schreibgeschützt und klicken auf Weiter.

4. Kunden verknüpfen oder erstellen

Bill Alps gruppiert die Rechnungen nach Kunden, anhand der UID, der E-Mail oder des Namens mit der PLZ, und zeigt pro Kunde eine Karte an:

• Ein bestehender Kunde mit derselben UID, derselben E-Mail oder demselben Namen und derselben PLZ wird automatisch verknüpft: Die Karte zeigt Erkannt und verknüpft mit, gefolgt von seinem Namen. Mit Bearbeiten können Sie diese Wahl ändern. Schlägt die Karte vor, die leeren Felder des Kunden zu ergänzen, kreuzen Sie die zu übernehmenden an und klicken Sie auf Ergänzen.
• Stimmt nur der Name überein oder ist er ähnlich, zeigt die Karte Wahrscheinliche Übereinstimmung oder Mögliche Übereinstimmung: Klicken Sie auf Verknüpfen, wenn es sich um diesen Kunden handelt.
• Andernfalls prüfen Sie das Formular Neuer Kunde, das mit den gelesenen Daten vorausgefüllt ist. Wählen Sie Unternehmen oder Privatperson, ergänzen Sie die fehlenden Felder (Name und Adresse sind Pflichtfelder) und klicken Sie dann auf Kunde erstellen. Der Kunde wird sofort erstellt.
• Mit einem anderen Kunden verknüpfen: Sie wählen selbst einen bestehenden Kunden aus.
• Diesen Kunden und seine Rechnungen ignorieren schliesst alle seine Rechnungen von der Übernahme aus.

Klicken Sie anschliessend auf Weiter. Die Rechnungen eines nicht bearbeiteten Kunden bleiben im nächsten Schritt blockiert.

5. Rechnungen prüfen und erstellen

Die Tabelle listet die zu erstellenden Rechnungen auf. Wählen Sie zuerst den Zahlungsstatus: Ohne diese Wahl kann keine Rechnung erstellt werden. Bill Alps schlägt anhand der auf den Dokumenten gelesenen Zahlungsvermerke eine Option vor.

• Alle bezahlt: Als Zahlungsdatum gilt das auf dem Dokument gedruckte Datum, sonst das Fälligkeitsdatum oder heute, wenn die Fälligkeit noch in der Zukunft liegt. Es lässt sich pro Rechnung ändern.
• Alle offen: Es wird keine Zahlung erfasst.
• Einzeln: Jede Rechnung übernimmt den Zahlungsvermerk ihres Dokuments; ohne Vermerk bleibt sie offen. Mit dem Kontrollkästchen Bezahlt im Seitenpanel können Sie das korrigieren.

Ist das Modul Buchhaltung in Ihrem Unternehmen aktiv, wählen Sie auch das Ertragskonto des Stapels. Ohne dieses bleiben die Rechnungen mit der Meldung Ertragskonto fehlt blockiert.

1. Fahren Sie mit der Maus über die Spalte Hinweise, um die Details einer Zeile zu lesen.
2. Um eine Rechnung zu korrigieren, klicken Sie rechts in ihrer Zeile auf den Stift. Das Seitenpanel zeigt das Originaldokument und darunter die Felder der Rechnung. Vergrössern zeigt es gross an, Neuer Tab öffnet es separat.
3. Nehmen Sie Ihre Korrekturen vor und klicken Sie dann auf Speichern.
4. Klicken Sie auf 12 Rechnungen erstellen (die Zahl variiert). Es werden nur die bereiten Rechnungen erstellt; unten in der Tabelle steht, wie viele bereit und wie viele blockiert sind.

Die Erstellung läuft im Hintergrund weiter. Eine Rechnung, die fehlschlägt, zeigt Fehler und den Grund an, ohne die anderen zu stoppen: Mit Erneut versuchen kommt sie wieder zu den zu erstellenden Rechnungen.

Sperren und Hinweise

Eine Sperre verhindert die Erstellung der Rechnung. Die häufigsten:

• MWST oder Total stimmen nicht mit dem Dokument überein: Bill Alps berechnet die Rechnung anhand ihrer Zeilen neu. Die MWST muss auf den Rappen genau stimmen und das Total auf 5 Rappen genau. Korrigieren Sie die Zeilen oder die Felder Rabatt netto, Versandkosten netto, Gedruckte MWST und Gedrucktes Total und klicken Sie dann auf Speichern: Die Prüfung wird bei jedem Speichern neu durchgeführt.
• Diese Nummer ist bereits einer Rechnung zugeordnet oder Diese Nummer kommt in der Übernahme zweimal vor: Eine Nummer darf in Ihrem Unternehmen nur einmal vorkommen.
• Widersprüchliche Daten (Datum in der Zukunft oder Fälligkeit vor dem Rechnungsdatum): Korrigieren Sie die Datumsangaben. Auch ein Zahlungsdatum muss zwischen dem Rechnungsdatum und heute liegen.
• Kunde nicht zugeordnet: Bearbeiten Sie den Kunden im vorherigen Schritt oder wählen Sie ihn im Feld Kunde des Seitenpanels.
• Fremdwährungen nur in bezahlten Plänen: Im Starter-Plan können nur Rechnungen in CHF erstellt werden.

Eine nicht gelesene Angabe, etwa eine Nummer, ein Datum, eine Zeile oder ein Total, ergänzen Sie ebenfalls im Seitenpanel. Ein Hinweis blockiert nichts, prüfen Sie ihn aber, bevor Sie die Rechnung erstellen: Fälligkeit nicht gelesen: 30 Tage nach dem Rechnungsdatum, Preise inkl. MWST in Nettopreise umgerechnet, Ungewöhnlicher MWST-Satz für dieses Datum oder Aussteller nicht erkannt: prüfen Sie, ob es Ihre Rechnung ist.

Sobald alles erstellt ist, endet die Übernahme von selbst. Bleiben Rechnungen übrig, die Sie nicht importieren möchten, klicken Sie auf Übernahme abschliessen: Ohne weitere Bestätigung werden sie als Nicht importiert markiert.

6. Ihre importierten Rechnungen wiederfinden

Die Ansicht Übernahme abgeschlossen fasst zusammen, was erstellt, ausgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist, mit einem Link zu jeder Rechnung. Rechnungen anzeigen öffnet die Liste, und mit Neue Übernahme beginnen Sie mit anderen Dateien von vorn.

Eine importierte Rechnung funktioniert so:

• Sie behält ihre Nummer, ihre Datumsangaben und ihre Beträge. In der Liste kennzeichnet sie ein Symbol, auf ihrer Seite das Badge Importiert.
• Ihr Status ist Versendet, wenn sie offen und noch nicht fällig ist, Überfällig, wenn die Fälligkeit verstrichen ist, und Bezahlt, wenn eine Zahlung erfasst wurde.
• Die Originaldatei ersetzt das Dokument: Sie wird anstelle der Vorschau angezeigt, und mit Original herunterladen laden Sie sie herunter. Bill Alps erzeugt dafür weder ein PDF noch eine QR-Rechnung.
• Nichts von dem, was gedruckt ist, lässt sich ändern. In Weitere Aktionen öffnet Bearbeiten nur die Korrektur der Konten, und die Rechnung kann nicht in den Entwurf zurückkehren.
• Die Nachverfolgung bleibt dieselbe: Als bezahlt markieren oder Mahnung senden, mit der Originaldatei als Anhang. Automatische Mahnungen gelten nicht für sie. Die auf dem Dokument gelesene Zahlungsreferenz wird, sofern sie gültig ist, für den Bankabgleich gespeichert.
• Duplizieren erstellt eine gewöhnliche Rechnung mit einer neuen Nummer.
• Löschen entfernt die Rechnung und ihre Datei. Sie können diese Datei dann in einer neuen Übernahme erneut importieren: Sie wird erneut vom Kontingent abgezogen.

Ihre nächsten Rechnungen folgen der Nummerierung Ihres Unternehmens. Ist eine Nummer bereits von einer importierten Rechnung belegt, geht Bill Alps zur nächsten über.

7. Eine Übernahme unterbrechen oder abbrechen

Die Übernahme wird bei jedem Schritt gespeichert, und ein Unternehmen hat jeweils nur eine. Wenn Sie die Seite verlassen, bringt Sie Rechnungen importieren zur selben Ansicht zurück. Während der Prüfung führt Zurück zum vorherigen Schritt, Dokumente hinzufügen sendet weitere Dateien, ohne Ihre Auswahl zu verlieren, und Dokumente zeigt die Dokumentliste wieder an, um ein fehlgeschlagenes Dokument erneut zu starten.

Nach 30 Tagen ohne Aktivität wird eine nicht abgeschlossene Übernahme geschlossen, und ihre nicht verwendeten Dateien werden gelöscht.

Sobald Ihre Rechnungen übernommen sind, geht es weiter mit der Verfolgung von Zahlungseingängen und Zahlungsverzügen: Folgen Sie der Anleitung Zahlungen und Mahnungen verfolgen.