Bill Alps se compose de trois modules (Facturation & devis, Salaires, Comptabilité) et de trois plans (Starter, Équipe, Business). Vous ne payez que les modules que vous choisissez. Tout se règle dans ParamètresMon compte.
1. Vos coordonnées et vos préférences
La carte Coordonnées contient votre Prénom, votre Nom et votre Téléphone : cliquez sur Enregistrer les coordonnées après un changement. Les autres cartes de ce guide sont réservées au propriétaire et aux administrateurs.
La carte Préférences règle la numérotation et la devise, puis s'enregistre avec Enregistrer les préférences :
- Devise par défaut : tant que le module Facturation est aux limites Starter, seul le CHF est proposé.
- Préfixe de facture et Prochain numéro de facture : un préfixe de 20 caractères au maximum, suivi d'un numéro sur 4 chiffres, par exemple
INV-0001. - Préfixe de devis et Prochain numéro de devis : le même principe pour les devis, par exemple
QUO-0001.
Les clés API et le sandbox sont décrits dans le guide de démarrage de l’API.
2. Activer ou désactiver un module
La carte Modules décide des menus visibles pour toute la société. Cochez ou décochez Facturation (avec son option Catalogue de produits), Salaires et Comptabilité, puis cliquez sur Enregistrer les modules.
- Facturation ou Salaires doit rester coché.
- Un module payé par votre abonnement est grisé : il se retire depuis la carte Abonnement.
- Un module actif que votre abonnement ne couvre pas reste utilisable, aux limites Starter.
- Pour activer Comptabilité ici, renseignez d'abord la Forme juridique dans Ma société, sinon l'enregistrement est refusé.
- Désactiver un module masque ses menus sans supprimer ses données. Si vous désactivez Facturation, vos factures récurrentes se mettent en pause à leur prochaine échéance.
- Les modules payés par votre fiduciaire se gèrent depuis sa page Mandats.
3. Les plans et les prix
- Starter : gratuit à vie, sans carte bancaire.
- Équipe : CHF 15 par mois pour 1 module, CHF 24 pour 2 modules, CHF 29 pour les 3 (la suite complète).
- Business : CHF 29 par mois pour 1 module, CHF 49 pour 2 modules, CHF 59 pour les 3.
En Annuel, vous payez 10 mois pour 12 : CHF 150, 240 ou 290 par an en Équipe, CHF 290, 490 ou 590 par an en Business. Ces prix s'entendent hors taxes, la TVA suisse de 8.1 % s'y ajoute.
Équipe et Business ajoutent l'accès multi-utilisateur avec droits par module. Business ajoute l'API publique et le support prioritaire. Une fiduciaire voit à la place la carte Offre fiduciaire, avec une tarification par mandat : voir le guide des mandats.
4. Les limites par plan et par module
Facturation & devis
- Starter : 10 clients, 20 factures par mois en CHF uniquement, 5 produits et 1 liste de produits, 1 facture récurrente active, 5 générations IA par mois, reprise de 50 anciennes factures par l'IA.
- Équipe : 25 clients, 50 factures par mois, multi-devises, catalogue et factures récurrentes illimités, rappels automatiques, 20 générations IA par mois, reprise de 500 anciennes factures.
- Business : clients et factures illimités, multi-devises, catalogue et factures récurrentes illimités, rappels automatiques, 100 générations IA par mois, reprise de 2'000 anciennes factures.
Les devis ne sont pas limités en nombre, mais une facture issue d'un devis compte dans le quota. QR-facture, export PDF et rappels manuels sont inclus dans tous les plans.
Sur Starter, votre facture récurrente génère ses factures à chaque échéance, comme sur les autres plans, et chacune compte dans la limite de 20 factures par mois. Voir le guide des factures récurrentes.
Salaires
- Starter : 3 employés, 3 fiches de salaire par mois.
- Équipe : 20 employés, 20 fiches de salaire par mois, certificat de salaire annuel.
- Business : employés et fiches de salaire illimités, certificat de salaire annuel.
Comptabilité
- Starter : 15 pièces justificatives entrantes par mois, 10 extractions IA par mois, import bancaire camt.053/054 et CSV de 100 écritures par mois, rapprochement bancaire.
- Équipe : 75 pièces par mois, 50 extractions IA par mois, import bancaire illimité, rapprochement bancaire.
- Business : pièces illimitées, 200 extractions IA par mois, import bancaire illimité, rapprochement bancaire.
5. Ce qui se passe à la limite
Une limite ne bloque que la création : vos données existantes restent en place. Bill Alps refuse le nouvel élément et affiche un message, par exemple « Limite de clients atteinte. Passez au plan Équipe ou Business pour plus de clients. »
- Les limites mensuelles repartent à zéro chaque mois. Pour les factures, les brouillons comptent, pas les factures reprises d'un autre logiciel.
- Les limites de clients et d'employés portent sur le total enregistré.
- La reprise d'anciennes factures est un total pour toute la vie de la société, sans remise à zéro : voir le guide de la reprise.
Le Dashboard affiche où vous en êtes sur les factures, les clients, les employés et les fiches de salaire.
6. Essayer un plan payant
Chaque société a droit à un mois d'essai gratuit d'un plan payant, sans carte bancaire, à l'inscription ou plus tard :
- Dans la carte Abonnement, cochez les modules voulus et choisissez Mensuel ou Annuel.
- Cliquez sur la carte Équipe ou Business.
- Cliquez sur Démarrer l'essai gratuit d'un mois. Le plan s'active aussitôt.
Pendant l'essai, la carte affiche le badge Essai gratuit et la date de fin. Trois jours avant, un bandeau avec Choisir mon abonnement apparaît en haut de l'application pour le propriétaire et les administrateurs. Un e-mail part 3 jours puis 1 jour avant la fin.
7. Souscrire ou changer de formule
Dans la carte Abonnement, sélectionnez vos modules (Facturation & devis, Salaires, Comptabilité), la périodicité et le plan : les prix et les limites affichés suivent votre sélection. Il faut garder au moins un module coché.
- Depuis Starter, si l'essai n'est plus disponible : cliquez sur Continuer vers le paiement, le bouton indique aussi le prix. Une fois le paiement effectué sur Stripe, le message Abonnement activé confirme le changement.
- Depuis un plan payant : cliquez sur Changer de formule, suivi du nouveau prix, puis confirmez sur la page Stripe. Le changement s'applique immédiatement, au prorata. Le principe est le même pour passer d'Équipe à Business ou l'inverse, ajouter ou retirer un module, passer du mensuel à l'annuel.
Un module retiré de l'abonnement reste actif, aux limites Starter.
8. Résilier et repasser à Starter
- Dans la carte Abonnement, cliquez sur Gérer l'abonnement. Le portail Stripe s'ouvre.
- Résiliez l'abonnement dans le portail.
L'abonnement reste actif jusqu'à la fin de la période payée. Jusque-là, la carte affiche En cours d'annulation et la date de fin, un bandeau le rappelle en haut de l'application, et un e-mail confirme la résiliation. Le bouton Réactiver du bandeau rouvre le portail si vous changez d'avis.
À cette date, la société repasse sur Starter :
- Aucune donnée n'est supprimée : vos factures, clients et employés restent en place.
- Les limites Starter s'appliquent à tout ce que vous créez ensuite, même si vous les dépassez déjà.
- Les nouvelles factures ne peuvent plus être créées qu'en CHF.
- Vos factures récurrentes continuent d'être générées, dans la limite de 20 factures par mois. Les rappels automatiques s'arrêtent.
- Les membres et les administrateurs perdent l'accès à la société jusqu'à la reprise d'un abonnement (voir la section 10).
- Les clés API ne fonctionnent plus sur cette société.
Si les paiements échouent et que Stripe suspend ou résilie l'abonnement, la société repasse également sur Starter.
9. Retrouver les factures de l'abonnement
La carte Facturation, en bas de la page, apparaît dès qu'un abonnement ou un essai a été lancé. Elle liste vos 24 dernières factures d'abonnement avec leur numéro, leur statut, leur date et leur montant. Télécharger le PDF récupère chacune d'elles.
10. Accès en lecture seule ou suspendu
- Lecture seule : un membre réglé sur Lecture pour un module peut consulter sans modifier. Le message Vous disposez d’un accès en lecture seule à ce module. le lui rappelle.
- Accès suspendu : quand une société est sur Starter, ses membres et administrateurs ne peuvent plus l'ouvrir. Sans autre société disponible, ils arrivent sur la page Accès entreprise suspendu. Un administrateur peut y cliquer sur Choisir un plan, puis Continuer vers le paiement, pour rétablir l'accès. Le propriétaire n'est jamais suspendu.
Pour donner accès à vos collaborateurs, continuez avec le guide de l’équipe.