Zurück zur Anleitung

Kunden verwalten

Legen Sie Ihre Kunden in wenigen Klicks an, importieren Sie eine bestehende Datei und halten Sie die Kontaktdaten für Ihre Rechnungen und Offerten aktuell.

Rechnungswesen8 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis+

Jede Rechnung und jede Offerte stützt sich auf die Daten eines Kunden: Name und Adresse werden auf das Dokument gedruckt, und an die E-Mail-Adresse gehen die Sendungen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie diese Kundendaten erfassen, aus einer Datei importieren und aktuell halten.

1. Kunden hinzufügen

  1. Öffnen Sie das Menü Kunden.
  2. Klicken Sie auf Neuer Kunde. Das Fenster Kunden hinzufügen öffnet sich.
  3. Wählen Sie die Quelle: Schweizer Unternehmen, Person in der Schweiz oder Andere.

Schweizer Unternehmen

Bill Alps sucht im Schweizer Handelsregister.

  1. Geben Sie unter Unternehmensname mindestens 3 Zeichen ein.
  2. Klicken Sie in den Ergebnissen auf das Unternehmen. Der Bereich Vorausgefüllte Daten zeigt, was gefunden wurde: Firmenname, UID-Nummer, Kanton und Adresse.
  3. Klicken Sie auf Auswahl bestätigen. Das Formular öffnet sich mit diesen Daten, die Sie korrigieren können.

Erscheint das Unternehmen nicht, klicken Sie auf Unternehmen manuell erfassen: Der bereits eingegebene Name wird ins Formular übernommen.

Person in der Schweiz

Bill Alps sucht im Schweizer Telefonverzeichnis.

  1. Geben Sie unter Person suchen einen Namen oder eine Telefonnummer ein, mindestens 3 Zeichen.
  2. Klicken Sie in den Ergebnissen auf die Person. Der Bereich Vorausgefüllte Daten zeigt den Namen und, sofern veröffentlicht, Telefon, E-Mail und Adresse.
  3. Klicken Sie auf Auswahl bestätigen.

Erscheint die Person nicht, klicken Sie auf Person manuell erfassen.

Andere

Wählen Sie Andere für einen Kunden im Ausland oder wenn Sie alles selbst erfassen möchten: Das Formular öffnet sich leer, mit dem ausgewählten Typ Unternehmen.

2. Kundendaten vervollständigen

Prüfen Sie den Kundentyp, Unternehmen oder Privatperson, und füllen Sie dann die Felder aus:

  • Name: Pflichtfeld, wird auf den Dokumenten gedruckt.
  • E-Mail: die Adresse, an die Bill Alps Rechnungen, Offerten und Mahnungen sendet. Das Feld ist optional, ohne E-Mail-Adresse wird der Versand per E-Mail aber abgelehnt.
  • Telefon: optional.
  • Land, Adresse, PLZ und Ort: Pflichtfelder. Das Land ist standardmässig auf die Schweiz eingestellt, und die Nr. der Strasse ist optional.
  • MWST-Nr. und Unternehmens-Identifikationsnummer: optional, nur für Unternehmen und auf den Dokumenten gedruckt. Bei einem Kunden im Ausland nennt die Feldhilfe die je nach Land zu verwendende Kennung.
  • Notizen: interne Notizen, die nie gedruckt werden.
  • Nicht automatisch mahnen: erscheint bei einem bestehenden Kunden, wenn die automatischen Mahnungen aktiviert sind. Dieser Kunde erhält keine automatische Mahnung, Sie können ihm aber weiterhin eine über die Rechnung senden.

Für die Schweiz, Liechtenstein und Frankreich lässt sich die Adresse suchen: Tippen Sie in Adresse suchen und klicken Sie auf ein Ergebnis. Erscheint sie nicht, klicken Sie auf Ich finde meine Adresse nicht, um die Felder von Hand auszufüllen. Für die übrigen Länder werden die Felder direkt angezeigt.

Klicken Sie auf Speichern: Die Meldung Kunde gespeichert bestätigt das Anlegen.

3. Kontaktpersonen hinzufügen

Ein Kunde vom Typ Unternehmen kann mehrere Kontaktpersonen haben.

  1. Klicken Sie unter Kontaktpersonen auf Kontaktperson hinzufügen.
  2. Tragen Sie Vorname und Nachname ein (beide sind Pflichtfelder) und bei Bedarf Anrede, E-Mail und Telefon.
  3. Gibt es mehrere Kontakte, aktivieren Sie bei der Person, die auf den Dokumenten erscheinen soll, die Option Standardkontakt auf Rechnungen und Angeboten.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Standardkontakt wird im PDF unter dem Namen des Kunden gedruckt. E-Mails gehen immer an die Adresse im Feld E-Mail des Kunden, nicht an die Adresse der Kontaktperson. Ist dieses Feld leer, übernimmt Bill Alps dort die E-Mail-Adresse des ersten Kontakts.

4. Kunden finden und bearbeiten

Die Liste sortieren Sie mit einem Klick auf die Überschrift einer Spalte, und das Feld Kunde suchen... durchsucht Name, E-Mail und Ort. Klicken Sie auf eine Zeile, um den Kunden zu öffnen, ändern Sie die Angaben und klicken Sie dann auf Speichern. Wenn Sie zu einem anderen Bildschirm wechseln, ohne zu speichern, weist Bill Alps Sie darauf hin und bietet Ohne Speichern verlassen an.

Stellen Sie einen Kunden von Unternehmen auf Privatperson um, werden die MWST-Nummer, die Identifikationsnummer und die Kontaktpersonen beim Speichern entfernt.

Ein Teammitglied, das im Modul Rechnungen nur das Recht Lesen hat, sieht die Liste und die Kundendaten, kann aber weder erstellen noch importieren noch bearbeiten. Zur Anleitung zu den Zugriffen Ihres Teams.

5. Kunden löschen

  1. Öffnen Sie den Kunden.
  2. Klicken Sie unten im Formular auf Löschen.
  3. Bestätigen Sie mit Löschen.

6. Kunden aus einer Datei importieren

  1. Klicken Sie unter Kunden auf Kunden importieren.
  2. Legen Sie eine CSV- oder .xlsx-Datei von höchstens 5 MB ab oder klicken Sie auf Datei auswählen. Enthält die Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter, wählen Sie das zu importierende aus. Alte .xls-Dateien werden nicht unterstützt.
  3. Prüfen Sie die Feldzuordnung: Bill Alps ordnet die Spalten anhand ihrer Überschriften zu. Nur der Name ist erforderlich. Für ein Feld, das Sie nicht übernehmen möchten, wählen Sie Nicht importieren.
  4. Hat Ihre Datei keine Zeile mit Überschriften, deaktivieren Sie Die erste Zeile enthält Spaltennamen.
  5. Wählen Sie für das Land entweder Spalte oder Fester Wert. Ohne Länderspalte ist der vorgeschlagene feste Wert die Schweiz.
  6. Prüfen Sie unter Bereit zum Import? die Zähler Gültig, Fehler und Duplikate sowie die Vorschau.
  7. Klicken Sie auf die Import-Schaltfläche, zum Beispiel 12 Kunden importieren. Stoppen unterbricht den Vorgang und behält die bereits importierten Kunden. Am Ende fasst Import abgeschlossen das Ergebnis zusammen, und Kunden anzeigen führt Sie zurück zur Liste.

Einige Regeln, die Sie kennen sollten:

  • Eine Zeile, deren E-Mail-Adresse bereits existiert, sei es bei Ihren Kunden oder weiter oben in der Datei, gilt als Duplikat und wird nicht importiert. Eine Zeile ohne E-Mail-Adresse gilt nie als Duplikat.
  • Eine ungültige Zeile wird übersprungen: fehlender Name, nicht erkannter Kundentyp oder nicht erkanntes Land, ungültige E-Mail-Adresse, Kontakt ohne Vorname oder ohne Nachname, für die QR-Rechnung zu lange Adresse. Die Details der ersten 10 Fehler erscheinen unter den Zählern.
  • Fehlt der Kundentyp, wird die Zeile zu einem Unternehmen. Eine Zeile vom Typ Privatperson mit MWST-Nummer, Identifikationsnummer oder Kontakt wird ebenfalls zu einem Unternehmen.
  • Jede Zeile kann nur einen Kontakt enthalten, der zum Standardkontakt wird.
  • Gibt es nur eine Adressspalte, trennt Bill Alps die Hausnummer von der Strasse, sofern es sie erkennt.

7. Liste exportieren

Klicken Sie unter Kunden auf Exportieren und dann auf CSV exportieren oder JSON exportieren. Der Export enthält die angezeigten Kunden: Ist eine Suche aktiv, werden nur deren Ergebnisse exportiert. Die CSV-Datei enthält nur den Standardkontakt jedes Kunden, und der Import erkennt ihre Spalten, falls Sie sie wiederverwenden möchten.

Sind Ihre Kunden erfasst, folgen Sie der Anleitung Rechnung erstellen oder Offerte erstellen.