Gérer ses clients

Chaque facture et chaque devis s'appuie sur une fiche client : le nom et l'adresse sont imprimés sur le document, et l'adresse e-mail reçoit les envois. Ce guide montre comment créer ces fiches, les importer depuis un fichier et les tenir à jour.

1. Ajouter un client

1. Ouvrez le menu Clients.
2. Cliquez sur Nouveau client. La fenêtre Ajouter un client s'ouvre.
3. Choisissez la source : Entreprise suisse, Personne en Suisse ou Autre.

Entreprise suisse

Bill Alps cherche dans le registre du commerce suisse.

1. Dans Nom de l'entreprise, saisissez au moins 3 caractères.
2. Cliquez sur l'entreprise dans les résultats. Le cadre Données préremplies montre ce qui a été trouvé : raison sociale, numéro IDE, canton et adresse.
3. Cliquez sur Confirmer la sélection. Le formulaire s'ouvre avec ces données, que vous pouvez corriger.

Si l'entreprise n'apparaît pas, cliquez sur Saisir l'entreprise manuellement : le nom déjà tapé est repris dans le formulaire.

Personne en Suisse

Bill Alps cherche dans l'annuaire téléphonique suisse.

1. Dans Rechercher une personne, saisissez un nom ou un numéro de téléphone, au moins 3 caractères.
2. Cliquez sur la personne dans les résultats. Le cadre Données préremplies montre le nom et, s'ils sont publiés, le téléphone, l'e-mail et l'adresse.
3. Cliquez sur Confirmer la sélection.

Si la personne n'apparaît pas, cliquez sur Saisir la personne manuellement.

Autre

Choisissez Autre pour un client à l'étranger ou pour tout saisir vous-même : le formulaire s'ouvre vide, avec le type Entreprise sélectionné.

2. Compléter la fiche

Vérifiez le Type de client, Entreprise ou Particulier, puis remplissez les champs :

• Nom : obligatoire, imprimé sur les documents.
• E-mail : l'adresse à laquelle Bill Alps envoie les factures, les devis et les rappels. Le champ est facultatif, mais sans lui l'envoi par e-mail est refusé.
• Téléphone : facultatif.
• Pays, Adresse, NPA et Localité : obligatoires. Le pays est réglé sur la Suisse par défaut et le N° de rue est facultatif.
• N° TVA et Numéro d'identification de l'entreprise : facultatifs, pour une entreprise uniquement, et imprimés sur les documents. Pour un client étranger, l'aide du champ indique l'identifiant à utiliser selon le pays.
• Notes : notes internes, jamais imprimées.
• Ne pas relancer automatiquement : visible sur un client existant quand les rappels automatiques sont activés. Ce client ne reçoit aucun rappel automatique, mais vous pouvez toujours lui en envoyer un depuis la facture.

Pour la Suisse, le Liechtenstein et la France, l'adresse se cherche : tapez dans Rechercher l’adresse et cliquez sur un résultat. Si elle n'apparaît pas, cliquez sur Je ne trouve pas mon adresse pour remplir les champs à la main. Pour les autres pays, les champs s'affichent directement.

Cliquez sur Enregistrer : le message Client sauvegardé confirme la création.

3. Ajouter des personnes de contact

Une fiche de type Entreprise peut contenir plusieurs personnes de contact.

1. Dans Personnes de contact, cliquez sur Ajouter une personne de contact.
2. Renseignez le Prénom et le Nom, obligatoires, et au besoin la Civilité, l'E-mail et le Téléphone.
3. S'il y a plusieurs contacts, cochez Contact par défaut sur les factures et les devis sur celui qui doit figurer sur les documents.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le contact par défaut est imprimé sous le nom du client sur le PDF. Les e-mails partent toujours vers le champ E-mail de la fiche, pas vers celui du contact. Si ce champ est vide, Bill Alps y recopie l'e-mail du premier contact.

4. Retrouver et modifier un client

La liste se trie en cliquant sur l'en-tête d'une colonne, et le champ Rechercher un client... cherche dans le nom, l'e-mail et la localité. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche, modifiez-la, puis cliquez sur Enregistrer. Si vous passez à un autre écran sans enregistrer, Bill Alps vous le signale et propose Quitter sans enregistrer.

En passant une fiche de Entreprise à Particulier, le numéro de TVA, le numéro d'identification et les personnes de contact sont retirés à l'enregistrement.

Un membre de votre équipe qui n'a que le droit Lecture sur le module de facturation voit la liste et les fiches, mais ne peut ni créer, ni importer, ni modifier. Voir le guide sur les accès de l'équipe.

5. Supprimer un client

1. Ouvrez la fiche du client.
2. Cliquez sur Supprimer en bas du formulaire.
3. Confirmez avec Supprimer.

6. Importer des clients depuis un fichier

1. Dans Clients, cliquez sur Importer des clients.
2. Déposez un fichier CSV ou .xlsx de 5 Mo maximum, ou cliquez sur Choisir un fichier. Si le classeur contient plusieurs feuilles, choisissez celle à importer. Les anciens fichiers .xls ne sont pas pris en charge.
3. Contrôlez l'Association des champs : Bill Alps associe les colonnes d'après leur titre. Seul le Nom est requis. Pour un champ que vous ne voulez pas reprendre, choisissez Ne pas importer.
4. Si votre fichier n'a pas de ligne de titres, désactivez La première ligne contient les noms des colonnes.
5. Pour le Pays, choisissez Colonne ou Valeur fixe. Sans colonne de pays, la valeur fixe proposée est la Suisse.
6. Dans Prêt à importer ?, vérifiez les compteurs Valides, Erreurs et Doublons, ainsi que l'aperçu.
7. Cliquez sur le bouton d'import, par exemple Importer 12 clients. Arrêter interrompt l'opération et conserve les clients déjà importés. À la fin, Import terminé récapitule le résultat et Voir les clients vous ramène à la liste.

Quelques règles à connaître :

• Une ligne dont l'e-mail existe déjà, dans vos clients ou plus haut dans le fichier, compte comme doublon et n'est pas importée. Une ligne sans e-mail n'est jamais considérée comme un doublon.
• Une ligne invalide est ignorée : nom manquant, type de client ou pays non reconnu, e-mail invalide, contact sans prénom ou sans nom, adresse trop longue pour la QR-facture. Le détail des 10 premières erreurs s'affiche sous les compteurs.
• Si le type de client est absent, la ligne devient une Entreprise. Une ligne Particulier qui porte un numéro de TVA, un numéro d'identification ou un contact devient aussi une Entreprise.
• Chaque ligne peut porter un seul contact, qui devient le contact par défaut.
• S'il n'y a qu'une colonne d'adresse, Bill Alps sépare le numéro de la rue quand il le reconnaît.

7. Exporter la liste

Dans Clients, cliquez sur Exporter, puis sur Exporter CSV ou Exporter JSON. L'export contient les clients affichés : si une recherche est active, seuls ses résultats sont exportés. Le fichier CSV reprend uniquement le contact par défaut de chaque client, et l'import reconnaît ses colonnes si vous voulez le réutiliser.

Une fois vos clients en place, suivez le guide Créer une facture ou Créer un devis.