Ogni fattura e ogni preventivo si basa su una scheda cliente: il nome e l'indirizzo vengono stampati sul documento e l'indirizzo e-mail riceve gli invii. Questa guida mostra come creare queste schede, importarle da un file e tenerle aggiornate.
1. Aggiungere un cliente
- Apri il menu Clienti.
- Clicca su Nuovo cliente. Si apre la finestra Aggiungi un cliente.
- Scegli l'origine: Azienda svizzera, Persona in Svizzera oppure Altro.
Azienda svizzera
Bill Alps cerca nel registro di commercio svizzero.
- In Nome dell'azienda inserisci almeno 3 caratteri.
- Clicca sull'azienda nei risultati. Il riquadro Dati precompilati mostra ciò che è stato trovato: ragione sociale, numero IDI, cantone e indirizzo.
- Clicca su Conferma selezione. Il modulo si apre con questi dati, che puoi correggere.
Se l'azienda non compare, clicca su Inserisci l'azienda manualmente: il nome già digitato viene ripreso nel modulo.
Persona in Svizzera
Bill Alps cerca nell'elenco telefonico svizzero.
- In Cerca una persona inserisci un nome o un numero di telefono, di almeno 3 caratteri.
- Clicca sulla persona nei risultati. Il riquadro Dati precompilati mostra il nome e, se sono pubblicati, il telefono, l'e-mail e l'indirizzo.
- Clicca su Conferma selezione.
Se la persona non compare, clicca su Inserisci la persona manualmente.
Altro
Scegli Altro per un cliente all'estero o per inserire tutti i dati a mano: il modulo si apre vuoto, con il tipo Azienda selezionato.
2. Completare la scheda
Verifica il Tipo di cliente, Azienda o Privato, poi compila i campi:
- Nome: obbligatorio, stampato sui documenti.
- E-mail: l'indirizzo a cui Bill Alps invia fatture, preventivi e promemoria. Il campo è facoltativo, ma senza di esso l'invio per e-mail viene rifiutato.
- Telefono: facoltativo.
- Paese, Indirizzo, NAP e Località: obbligatori. Il paese è preimpostato sulla Svizzera e il N° civico è facoltativo.
- N° IVA e Numero d'identificazione dell'impresa: facoltativi, solo per un'azienda, e stampati sui documenti. Per un cliente estero, l'aiuto del campo indica l'identificativo da usare in base al paese.
- Note: note interne, mai stampate.
- Non sollecitare automaticamente: visibile su un cliente esistente quando i promemoria automatici sono attivi. Questo cliente non riceve promemoria automatici, ma puoi sempre inviargliene uno dalla fattura.
Per la Svizzera, il Liechtenstein e la Francia l'indirizzo si cerca: digita in Cercare l’indirizzo e clicca su un risultato. Se non compare, clicca su Non trovo il mio indirizzo per compilare i campi a mano. Per gli altri paesi i campi sono visibili direttamente.
Clicca su Salva: il messaggio Cliente salvato conferma la creazione.
3. Aggiungere persone di contatto
Una scheda di tipo Azienda può contenere più persone di contatto.
- In Persone di contatto clicca su Aggiungi persona di contatto.
- Compila il Nome e il Cognome, obbligatori, e se necessario il Titolo, l'E-mail e il Telefono.
- Se ci sono più contatti, spunta Contatto predefinito su fatture e preventivi su quello che deve comparire sui documenti.
- Clicca su Salva.
Il contatto predefinito viene stampato sotto il nome del cliente sul PDF. Le e-mail vengono sempre inviate all'indirizzo indicato nel campo E-mail della scheda, non a quello del contatto. Se questo campo è vuoto, Bill Alps vi copia l'e-mail del primo contatto.
4. Ritrovare e modificare un cliente
L'elenco si ordina facendo clic sull'intestazione di una colonna e il campo Cerca un cliente... cerca nel nome, nell'e-mail e nella località. Clicca su una riga per aprire la scheda, modificala, poi clicca su Salva. Se passi a un'altra schermata senza salvare, Bill Alps te lo segnala e propone Esci senza salvare.
Se cambi una scheda da Azienda a Privato, il numero IVA, il numero d'identificazione e le persone di contatto vengono rimossi al salvataggio.
Un membro del tuo team che ha solo il permesso Lettura sul modulo di fatturazione vede l'elenco e le schede, ma non può né creare, né importare, né modificare. Vedi la guida sugli accessi del team.
5. Eliminare un cliente
- Apri la scheda del cliente.
- Clicca su Elimina in fondo al modulo.
- Conferma con Elimina.
6. Importare i clienti da un file
- In Clienti clicca su Importa clienti.
- Trascina un file CSV o .xlsx di 5 MB al massimo, oppure clicca su Scegli un file. Se la cartella di lavoro contiene più fogli, scegli quello da importare. I vecchi file .xls non sono supportati.
- Controlla l'Associazione dei campi: Bill Alps associa le colonne in base al loro titolo. Solo il Nome è obbligatorio. Per un campo che non vuoi riprendere, scegli Non importare.
- Se il tuo file non ha una riga di titoli, disattiva La prima riga contiene i nomi delle colonne.
- Per il Paese scegli Colonna oppure Valore fisso. Senza una colonna del paese, il valore fisso proposto è la Svizzera.
- In Pronto per l'importazione? verifica i contatori Validi, Errori e Duplicati, nonché l'anteprima.
- Clicca sul pulsante di importazione, per esempio Importa 12 clienti. Interrompi ferma l'operazione e conserva i clienti già importati. Alla fine, Importazione completata riepiloga il risultato e Vedi clienti ti riporta all'elenco.
Alcune regole da conoscere:
- Una riga la cui e-mail esiste già, tra i tuoi clienti o più in alto nel file, conta come duplicato e non viene importata. Una riga senza e-mail non è mai considerata un duplicato.
- Una riga non valida viene ignorata: nome mancante, tipo di cliente o paese non riconosciuto, e-mail non valida, contatto senza nome o senza cognome, indirizzo troppo lungo per la QR-fattura. Il dettaglio dei primi 10 errori compare sotto i contatori.
- Se il tipo di cliente manca, la riga diventa un'Azienda. Anche una riga Privato che riporta un numero IVA, un numero d'identificazione o un contatto diventa un'Azienda.
- Ogni riga può contenere un solo contatto, che diventa il contatto predefinito.
- Se c'è una sola colonna per l'indirizzo, Bill Alps separa il numero dalla via quando lo riconosce.
7. Esportare l'elenco
In Clienti clicca su Esporta, poi su Esporta CSV oppure Esporta JSON. L'esportazione contiene i clienti visualizzati: se è attiva una ricerca, vengono esportati solo i suoi risultati. Il file CSV riporta soltanto il contatto predefinito di ogni cliente e l'importazione ne riconosce le colonne, se vuoi riutilizzarlo.
Una volta inseriti i tuoi clienti, segui la guida Creare una fattura o Creare un preventivo.