Bill Alps erzeugt bei jeder Ausstellung automatisch eine konforme Schweizer QR-Rechnung. So legen Sie Ihre erste Rechnung an und versenden sie.
1. Neue Rechnung
- Öffnen Sie das Menü Rechnungen in der Seitenleiste.
- Klicken Sie oben rechts auf Neue Rechnung.
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden oder legen Sie direkt einen neuen an.
Kunde schnell anlegen
Existiert der Kunde noch nicht, klicken Sie auf + Neuer Kunde. Drei Felder genügen: Name, Adresse und PLZ. Details ergänzen Sie später.
2. Rechnungspositionen hinzufügen
Für jede Zeile geben Sie an:
- Beschreibung: Bezeichnung der Leistung oder des Produkts.
- Menge: Stunden, Tage, Stück…
- Einzelpreis: ohne MwSt.
- MwSt-Satz: 8,1 %, 2,6 %, 3,8 % oder steuerbefreit (je nach Art der Leistung).
Bill Alps berechnet automatisch Nettosumme, MwSt. pro Satz und Bruttosumme. Sie können beliebig viele Zeilen hinzufügen.
KI-Ausfüllung
Haben Sie eine Übersichtstabelle (Timesheet, Plan, Offerte)? Fügen Sie sie ins KI-Feld ein, um die Positionen automatisch zu erzeugen. Zur Anleitung.
3. Fälligkeit und Referenz konfigurieren
- Ausstellungsdatum: standardmässig heute.
- Fälligkeitsdatum: 30 Tage per Default, anpassbar.
- Rechnungsnummer: automatisch gemäss Ihrem Format.
- QR-Referenz: automatisch für Ihre QR-IBAN erzeugt.
4. Vorschau und Versand
Klicken Sie auf Vorschau, um das fertige PDF mit Schweizer QR-Einzahlungsschein zu prüfen. Drei Versandoptionen:
- PDF herunterladen und manuell versenden.
- Per E-Mail senden direkt aus Bill Alps (Versandhistorie wird gespeichert).
- Link kopieren zur Online-Rechnung und per Messenger versenden.
Automatisches Monitoring
Bill Alps verfolgt den Status der Rechnung (versendet, bezahlt, überfällig) und schlägt bei Überschreitung automatische Mahnungen vor.