Offerte erstellen

Eine Offerte zeigt einem Kunden Ihre Preise, bevor die Rechnung folgt. In Bill Alps erstellen Sie sie wie eine Rechnung, jedoch ohne QR-Rechnung und mit einem Unterschriftsfeld Einverstanden auf dem PDF. Sobald sie angenommen ist, wird daraus ohne Neuerfassung eine Rechnung.

1. Entwurf erstellen

1. Öffnen Sie das Menü Angebote.
2. Klicken Sie auf Neues Angebot.
3. Bill Alps legt sofort einen nummerierten Entwurf an und öffnet das Formular. Wählen Sie unter Kunde den richtigen Kunden aus: Der erste in der Liste ist vorausgewählt.

2. Offerte ausfüllen

Prüfen Sie unter Allgemeine Informationen:

• Vorlage: Die Standardvorlage ist vorausgewählt. Zur Anleitung für Vorlagen.
• Ausstellungsdatum: standardmässig heute.
• Gültig bis: standardmässig 30 Tage. Das Datum darf nicht vor dem Ausstellungsdatum liegen.
• Bedingungen: Freitext, der auf die Offerte gedruckt wird, zum Beispiel 30 Tage netto.
• Währung und Angebotssprache: Die Sprache gilt für das PDF und die E-Mail.
• Angebotsnummer: wird automatisch vergeben und kann hier nicht geändert werden. Das Angebotspräfix und die Nächste Angebotsnummer stellen Sie unter Mein KontoEinstellungen ein.

Fügen Sie dann die Angebotspositionen hinzu, wie bei einer Rechnung: Beschreibung, Menge, Preis und MwSt. %. Der Satz jeder Position beginnt bei 0 %: Wählen Sie den richtigen. Sie können auch die Schaltfläche KI-Assistent oder, wenn der Katalog aktiv ist, die Schaltflächen Produkt hinzufügen und Liste einfügen verwenden. Der MWST-Satz wird auf dem PDF wie bei einer Rechnung gedruckt.

Der Abschnitt Anpassungen fügt Versandkosten oder einen Rabatt als Betrag hinzu, und unter Notizen & Bemerkungen steht ein Text, der auf die Offerte gedruckt wird. Klicken Sie auf Speichern: Die Seite der Offerte erscheint mit ihrer Vorschau.

3. Offerte senden

Im Status Entwurf haben Sie drei Möglichkeiten:

• Per E-Mail senden: Ein Fenster zeigt Absender, Empfänger, Betreff, Text und Anhang. Bestätigen Sie mit Angebot senden. Die Offerte wechselt in den Status Versendet.
• Als gesendet markieren: wenn Sie die Offerte über einen anderen Kanal übermittelt haben. Es wird keine E-Mail versendet.
• PDF herunterladen: in jedem Status verfügbar. Der Download ändert den Status nicht: Markieren Sie die Offerte anschliessend als gesendet.

Eine gesendete Offerte lässt sich nicht mehr bearbeiten. Um sie zu korrigieren, klicken Sie auf Zurück zum Entwurf, bearbeiten Sie sie und senden Sie sie erneut.

4. Antwort des Kunden verfolgen

Der Kunde antwortet nicht in Bill Alps: Er unterschreibt das PDF oder antwortet Ihnen direkt. Sie halten seine Antwort mit Als angenommen markieren oder Als abgelehnt markieren fest. Das sind die Status einer Offerte:

• Entwurf: in Vorbereitung, bearbeitbar.
• Versendet: an den Kunden übermittelt und fixiert.
• Angenommen: Der Kunde hat zugestimmt. Die Offerte kann noch in eine Rechnung umgewandelt werden.
• Abgelehnt: Endstatus. Die Offerte kann weder bearbeitet noch umgewandelt werden.
• Abgelaufen: Das Gültigkeitsdatum ist ohne Antwort verstrichen.

5. Abgelaufene Offerte verwalten

Zum Datum Gültig bis wechselt eine Offerte im Status Versendet automatisch zu Abgelaufen. Ein Entwurf läuft nie ab. Eine abgelaufene Offerte lässt sich nicht direkt in eine Rechnung umwandeln. Sie haben drei Möglichkeiten:

• Gültigkeit verlängern: Wählen Sie +7 Tage, +14 Tage oder +30 Tage (ab heute gerechnet) oder ein Datum und klicken Sie dann auf Verlängern. Das Datum muss in der Zukunft und nach dem bisherigen Gültigkeitsdatum liegen. Die Offerte wechselt wieder in den Status Versendet.
• Bearbeiten: Ändern Sie die Positionen, die Daten oder den Kunden. Die Offerte bleibt Abgelaufen, solange Sie Gültig bis nicht auf ein zukünftiges Datum verschieben: Dann wechselt sie wieder in den Status Versendet.
• Als angenommen markieren oder Als abgelehnt markieren: wenn der Kunde nach Ablauf antwortet. Eine als angenommen markierte Offerte kann anschliessend umgewandelt werden.

6. Offerte in eine Rechnung umwandeln

1. Klicken Sie auf In Rechnung umwandeln. Die Schaltfläche steht in den Status Entwurf, Versendet und Angenommen zur Verfügung.
2. Bestätigen Sie mit Umwandeln.
3. Die Offerte wechselt in den Status Angenommen, und eine Rechnung im Status Entwurf öffnet sich, mit demselben Kunden sowie denselben Positionen, Anpassungen, Notizen und Bedingungen. Sie trägt das heutige Datum und ist in 30 Tagen fällig.
4. Prüfen Sie sie, speichern Sie sie und stellen Sie sie wie eine normale Rechnung fertig.

Die beiden Dokumente verweisen aufeinander: Die Offerte zeigt Umgewandelt in gefolgt von der Rechnungsnummer, die Rechnung zeigt Erstellt aus Angebot gefolgt von der Angebotsnummer. Eine Offerte lässt sich nur einmal umwandeln. Löschen Sie die Rechnung, kann die Offerte wieder umgewandelt werden.

7. Offerten finden, duplizieren und exportieren

Das Menü Angebote listet die Offerten des gewählten Zeitraums auf, standardmässig das laufende Geschäftsjahr. Wechseln Sie den Zeitraum mit der Auswahl oben rechts, suchen Sie mit Nach Nummer, Kunde suchen… und sortieren Sie per Klick auf die Überschrift einer Spalte.

• Duplizieren: unter Weitere Aktionen oder mit dem Kopiersymbol in der Liste. Sie erhalten einen neuen Entwurf mit neuer Nummer, mit dem heutigen Datum und 30 Tagen Gültigkeit, unabhängig vom Status der ursprünglichen Offerte.
• Löschen: unter Weitere Aktionen oder mit dem Papierkorb-Symbol in der Liste. Die Aktion ist in jedem Status unwiderruflich. Eine bereits aus dieser Offerte erstellte Rechnung bleibt bestehen.
• Sammellöschung: Wählen Sie Zeilen in der Liste aus und klicken Sie dann auf Auswahl löschen (3), mit der Anzahl der ausgewählten Offerten.
• Exportieren: Wählen Sie CSV exportieren oder JSON exportieren. Der Export enthält die angezeigten Offerten, und die CSV-Datei hat eine Zeile pro Position einer Offerte.

Alles Weitere geschieht bei der Rechnung: Lesen Sie dazu die Anleitung Rechnung erstellen.