Un preventivo presenta i tuoi prezzi a un cliente prima della fattura. In Bill Alps si prepara come una fattura, senza QR-fattura, con un'area per la firma Per accettazione sul PDF. Una volta accettato, diventa una fattura senza dover reinserire i dati.
1. Creare la bozza
- Apri il menu Preventivi.
- Clicca su Nuovo preventivo.
- Bill Alps crea subito una bozza numerata e apre il modulo. In Cliente scegli il cliente giusto: il primo dell'elenco è preselezionato.
2. Compilare il preventivo
In Informazioni generali verifica:
- Modello: il modello predefinito è preselezionato. Vedi la guida ai modelli.
- Data di emissione: oggi per impostazione predefinita.
- Valido fino al: 30 giorni per impostazione predefinita. La data non può precedere la data di emissione.
- Condizioni: testo libero stampato sul preventivo, per esempio 30 giorni netti.
- Valuta e Lingua del preventivo: la lingua si applica al PDF e all'e-mail.
- Numero di preventivo: assegnato automaticamente e non modificabile qui. Il Prefisso preventivo e il Prossimo numero di preventivo si impostano in Il mio accountPreferenze.
Aggiungi poi le Righe del preventivo, come su una fattura: Descrizione, Q.tà, Prezzo unit. e IVA %. L'aliquota di ogni riga parte da 0%: scegli quella giusta. Puoi anche usare Assistente IA oppure, se il catalogo è attivo, Aggiungi un prodotto e Inserisci un elenco. L'aliquota IVA è stampata sul PDF come su una fattura.
La sezione Rettifiche aggiunge Spese di spedizione o uno Sconto, in importo, mentre Note e osservazioni contiene un testo stampato sul preventivo. Clicca su Salva: si apre la pagina del preventivo con la sua anteprima.
3. Inviare il preventivo
Con il preventivo in stato Bozza hai tre possibilità:
- Invia per e-mail: una finestra mostra il mittente, il destinatario, l'oggetto, il testo e l'allegato. Conferma con Invia preventivo. Il preventivo passa allo stato Inviato.
- Segna come inviato: se hai trasmesso il preventivo tramite un altro canale. Non parte nessuna e-mail.
- Scarica PDF: disponibile in tutti gli stati. Scaricare il PDF non modifica lo stato: segna poi il preventivo come inviato.
Un preventivo inviato non è più modificabile. Per correggerlo, clicca su Riporta in bozza, modificalo, poi invialo di nuovo.
4. Seguire la risposta del cliente
Il cliente non risponde in Bill Alps: firma il PDF o ti risponde direttamente. Sei tu a indicare la sua risposta con Segna come accettato o Segna come rifiutato. Ecco gli stati di un preventivo:
- Bozza: in preparazione, modificabile.
- Inviato: trasmesso al cliente e bloccato.
- Accettato: il cliente ha accettato. Il preventivo può ancora essere convertito in fattura.
- Rifiutato: stato finale. Il preventivo non può più essere modificato né convertito.
- Scaduto: la data di validità è trascorsa senza risposta.
5. Gestire un preventivo scaduto
Alla data Valido fino al, un preventivo nello stato Inviato passa automaticamente a Scaduto. Una bozza non scade mai. Un preventivo scaduto non si converte direttamente in fattura. Hai tre opzioni:
- Prolungare la validità: scegli +7 giorni, +14 giorni o +30 giorni a partire da oggi, oppure una data, poi clicca su Prolungare. La data deve essere futura e successiva alla precedente validità. Il preventivo torna allo stato Inviato.
- Modifica: cambia le righe, le date o il cliente. Il preventivo resta Scaduto finché non sposti Valido fino al a una data futura: torna allora allo stato Inviato.
- Segna come accettato o Segna come rifiutato: se il cliente risponde dopo la scadenza. Un preventivo segnato come accettato può poi essere convertito.
6. Convertire il preventivo in fattura
- Clicca su Converti in fattura. Il pulsante è disponibile negli stati Bozza, Inviato e Accettato.
- Conferma con Converti.
- Il preventivo passa allo stato Accettato e si apre una fattura in Bozza, con lo stesso cliente, le stesse righe, rettifiche, note e condizioni. È datata di oggi e scade tra 30 giorni.
- Verificala, salvala e finalizzala come una normale fattura.
I due documenti si rimandano l'uno all'altro: il preventivo mostra Convertito in con accanto il numero della fattura, la fattura mostra Creata dal preventivo con accanto il numero del preventivo. Un preventivo si converte una sola volta. Se elimini la fattura, il preventivo torna convertibile.
7. Ritrovare, duplicare ed esportare
Il menu Preventivi elenca i preventivi del periodo scelto, per impostazione predefinita l'esercizio in corso. Cambia periodo con il selettore in alto a destra, cerca con Cerca per numero, cliente… e ordina facendo clic sull'intestazione di una colonna.
- Duplica: in Altre azioni, oppure con l'icona di copia nell'elenco. Ottieni una nuova bozza, con un nuovo numero, datata di oggi e valida 30 giorni, qualunque sia lo stato del preventivo di origine.
- Elimina: in Altre azioni, oppure con l'icona del cestino nell'elenco. L'azione è irreversibile, in tutti gli stati. Una fattura già creata da questo preventivo resta al suo posto.
- Eliminazione in blocco: spunta alcune righe nell'elenco, poi clicca su Elimina la selezione (3), con il numero di preventivi selezionati.
- Esporta: scegli Esporta CSV oppure Esporta JSON. L'esportazione contiene i preventivi visualizzati e il CSV riporta una riga per ogni riga di preventivo.
Il seguito avviene lato fattura: vedi la guida Creare una fattura.