Seguire pagamenti e solleciti

Una volta emessa, una fattura passa attraverso più stati. Questa guida spiega cosa significa ciascuno e cosa puoi fare a ogni passaggio: registrare un pagamento, sollecitare un cliente in ritardo, correggere o annullare una fattura. I promemoria li invii con un clic oppure, sui piani Team e Business, li invia Bill Alps per te se attivi l'opzione.

1. Capire gli stati

• Bozza: in preparazione, liberamente modificabile. Il pulsante Finalizza la fa passare a Pronta.
• Pronta: finalizzata, non ancora trasmessa. Invia via email o Segna come inviata la fanno passare a Inviata.
• Inviata: trasmessa al cliente. Segna come pagata la fa passare a Pagata.
• In ritardo: inviata e giunta a scadenza. L'elenco indica il numero di giorni, per esempio In ritardo (5g). Puoi inviare un promemoria o segnarla come pagata.
• Pagata: saldata. Il pagamento manuale può essere annullato.
• Annullata: tolta dal circuito. Il pulsante Riapri la riporta in Bozza.

Le altre azioni si trovano nel menu Altre azioni, l'icona con i tre puntini in alto nella pagina della fattura.

2. Ritrovare una fattura

Il menu Fatture elenca le fatture del periodo scelto, in base alla loro data di emissione. Per impostazione predefinita è l'esercizio in corso: se una fattura sembra mancare, verifica prima il periodo. Il selettore in alto a destra propone Esercizio, Semestre, Trimestre, Mese e Personalizzato.

Il campo Cerca per numero, cliente… filtra l'elenco. Non c'è un filtro per stato: clicca sull'intestazione Stato o Data di scadenza per ordinare l'elenco e raggruppare le fatture in ritardo.

3. Registrare un pagamento

1. Apri la fattura, nello stato Inviata o In ritardo.
2. Clicca su Segna come pagata. La fattura passa subito a Pagata.

La data di pagamento registrata è quella del giorno del clic: non si può scegliere. Compare nell'esportazione CSV, nella colonna Data di pagamento. Una fattura Pronta non si può segnare direttamente come pagata: fai prima clic su Segna come inviata.

In caso di errore, apri Altre azioniAnnulla pagamento manuale. La fattura torna allo stato che aveva prima del pagamento, oppure a In ritardo se nel frattempo la scadenza è passata.

4. Inviare un promemoria

1. Apri una fattura nello stato In ritardo.
2. Clicca su Invia un promemoria. Una finestra mostra il mittente, il destinatario, l'oggetto, il testo e l'allegato.
3. Conferma con Invia promemoria.

• Senza i promemoria automatici non parte nulla senza il tuo clic e Bill Alps non ti invia avvisi di ritardo. Consulta regolarmente l'elenco delle fatture e il Totale non pagato della Dashboard.
• Puoi inviare tutti i promemoria necessari, senza un intervallo minimo. Sono numerati nell'oggetto del messaggio: Promemoria 1, Promemoria 2 e così via.
• Il testo è redatto nella lingua della fattura e non è modificabile. Il messaggio allega lo stesso PDF, senza spese di sollecito né interessi.
• La fattura deve essere In ritardo e il cliente deve avere un indirizzo nel campo E-mail della sua scheda.
• I promemoria manuali sono disponibili su tutti i piani.

5. Attivare i promemoria automatici

1. Apri La mia azienda, scheda Fatturazione. Questa impostazione è riservata al proprietario e agli amministratori.
2. Attiva Inviare i promemoria automaticamente. L'impostazione viene salvata subito.
3. Scegli il Ritmo: Morbido (14, 30 e 45 giorni dopo la scadenza), Standard (7, 21 e 35 giorni, l'impostazione predefinita) o Deciso (3, 10 e 20 giorni).
4. Rileggi il testo di ogni promemoria in Anteprima dei messaggi.

• I promemoria partono dal lunedì al venerdì in mattinata, nella lingua della fattura, con il PDF e il QR in allegato. Il loro testo è quello dei promemoria manuali.
• Una fattura riceve al massimo 3 promemoria, compresi quelli manuali, con almeno 7 giorni tra due messaggi, compreso l'invio della fattura.
• Sono sollecitate solo le fatture scadute a partire dal giorno dell'attivazione, fino a 60 giorni dopo la scadenza. Disattivando e riattivando, questa data riparte da zero.
• Nessun sollecito per una fattura importata, una fattura di importo nullo, una fattura in pausa, un cliente escluso o senza e-mail, né quando una riconciliazione bancaria attende la tua convalida.
• Il proprietario dell'account riceve un riepilogo per e-mail nei giorni in cui i promemoria partono o non riescono.
• Le risposte dei tuoi clienti arrivano all'indirizzo indicato sul riquadro: quello di La mia azienda o, in mancanza, quello del proprietario.

Nella pagina di una fattura aperta, il riquadro Promemoria mostra ciò che è partito, con il numero, la data e l'origine Automatico o Manuale, poi la data del prossimo promemoria o il motivo per cui non ne è previsto nessuno. Per sospendere una sola fattura, attiva Mettere in pausa i promemoria automatici in questo riquadro.

Per escludere un cliente, apri la sua scheda, attiva Non sollecitare automaticamente e salva. Puoi sempre inviargli un promemoria dalla fattura.

6. Modificare una fattura emessa

1. Apri Altre azioniModifica.
2. Apporta le modifiche, poi clicca su Salva.
3. Se la fattura non è più in bozza e il suo contenuto cambia, si apre la finestra Motivo della modifica. Inserisci il motivo e clicca su Conferma e salva.

Il PDF viene ricreato al prossimo download o invio. Il cliente non viene avvisato: trasmettigli tu la nuova versione.

Se il modulo Contabilità è attivo, il Conto predefinito e il Conto di ogni riga si possono correggere in qualsiasi momento, anche su una fattura Pagata. Questa correzione non richiede alcun motivo e non cambia il PDF.

7. Annullare, riaprire o eliminare

Altre azioniAnnulla porta la fattura allo stato Annullata, immediatamente e senza conferma. L'azione è disponibile negli stati Bozza, Pronta, Inviata e In ritardo: per una fattura Pagata occorre prima annullare il pagamento. Il cliente non viene avvisato e Bill Alps non crea una nota di credito.

Riapri riporta una fattura annullata in Bozza, con lo stesso numero. Le sue date di finalizzazione, di invio e di pagamento vengono cancellate e il contatore dei promemoria riparte da zero. Occorre poi finalizzarla di nuovo.

8. Duplicare, eliminare in blocco ed esportare

• Duplica: in Altre azioni, oppure con l'icona di copia nell'elenco. Ottieni una nuova bozza, con un nuovo numero, datata di oggi e con scadenza a 30 giorni. La copia conta nella quota mensile di fatture.
• Eliminazione in blocco: spunta alcune righe nell'elenco, oppure la casella d'intestazione per tutte le righe visualizzate, poi clicca su Elimina la selezione (3), con il numero di fatture selezionate. È l'unica azione in blocco.
• Esporta: scegli Esporta CSV oppure Esporta JSON. L'esportazione contiene le fatture visualizzate, in base al periodo e alla ricerca. Il CSV riporta una riga per ogni riga di fattura.

9. PDF e QR-fattura

Scarica PDF è disponibile negli stati Pronta, Inviata, In ritardo e Pagata. La QR-fattura fa parte di questo PDF: l'applicazione non offre un download separato della polizza. Se hai bisogno della sola polizza, l'API la fornisce con il piano Business, vedi Fatturare con l'API.

Per automatizzare le tue fatture regolari, passa alla guida Creare una fattura ricorrente.