Più persone possono lavorare sulla stessa azienda, ciascuna con i propri permessi. Tutto si gestisce in ImpostazioniIl mio account, sezione Membri e accessi, aperta al proprietario e agli amministratori.
1. Capire i ruoli
- Proprietario: la persona che ha creato o rilevato l'azienda. Ce n'è uno solo. Solo lui può invitare, modificare o rimuovere un amministratore, trasferire la proprietà ed eliminare l'azienda.
- Amministratore: gestisce l'azienda (La mia azienda, Preferenze, Moduli, Abbonamento, Membri e accessi) e dispone di un accesso in scrittura a tutti i moduli attivi. Può invitare, modificare e rimuovere dei membri, ma non altri amministratori.
- Membro: accede solo ai moduli che gli apri. Nelle impostazioni vede solo Il mio account, ridotto ai suoi Contatti e alle sue Chiavi API.
Per un membro, ogni modulo (Fatturazione, Salari, Contabilità) si imposta separatamente:
- Nessun accesso: il modulo scompare dal suo menu.
- Lettura: consulta senza modificare.
- Scrittura: consulta e modifica.
2. Invitare una persona
- In Membri e accessi, clicca su Invita membro.
- Inserisci il suo Indirizzo e-mail.
- Scegli il Ruolo. Solo il proprietario può scegliere Amministratore.
- Per un Membro, imposta almeno un modulo su Lettura o Scrittura. Altrimenti, il pulsante di invio resta disattivato.
- Clicca su Invia invito.
- Se la persona ha già un account Bill Alps, viene aggiunta subito, senza passaggio di accettazione, e riceve un'e-mail.
- Altrimenti, riceve un'e-mail con un link valido 7 giorni e la sua riga mostra Invito in attesa. Invia di nuovo invia un nuovo link valido 7 giorni e disattiva il precedente. L'icona del cestino revoca l'invito.
3. Unirsi all'azienda
La persona invitata segue questi passaggi:
- Nell'e-mail, clicca su Unisciti all’azienda.
- Inserisce il suo Nome e il suo Cognome. L'indirizzo è già compilato e non può essere modificato.
- Clicca su Unisciti all’azienda e arriva sulla Dashboard dell'azienda.
Per tornare più tardi, accede con questo indirizzo e il codice ricevuto per e-mail, come spiegato nella guida alla creazione dell’account. Una persona che aveva già un account clicca su Apri Bill Alps nella sua e-mail: l'azienda compare nel selettore in alto nella pagina, accanto alla scelta della lingua.
Se il link non funziona:
- Invito non valido: il link è scaduto, è stato sostituito o è già stato usato. Chiedine uno nuovo.
- Accesso temporaneamente non disponibile: l'azienda è su Starter. Deve passare a Team o Business prima che l'invito possa andare a buon fine.
- Compare una richiesta di disconnessione: la persona è connessa con un altro indirizzo. Si disconnette e poi riapre il link con l'indirizzo invitato.
4. Modificare gli accessi
Ogni persona ha la propria riga in Membri e accessi. Cambia il suo ruolo (solo il proprietario) o i suoi permessi per modulo, poi clicca su Salva accessi. Un membro deve mantenere almeno un modulo su Lettura o Scrittura, altrimenti il salvataggio non riesce.
5. Rimuovere un membro
Clicca sull'icona del cestino della sua riga, poi conferma. Il suo accesso all'azienda termina subito.
La riga che porta il badge Fiduciario corrisponde a un mandato: solo il proprietario può rimuoverla, e questo pone fine al mandato. Vedi la guida alla fiduciaria.
6. Se l'azienda torna su Starter
Gli accessi vengono conservati, ma sospesi: membri e amministratori non possono più aprire l'azienda. Se non hanno un'altra azienda disponibile, arrivano sulla pagina Accesso aziendale sospeso, dove un amministratore può sottoscrivere un abbonamento con Scegli un piano. Gli accessi tornano non appena l'azienda è di nuovo su Team o Business. Il proprietario mantiene il suo accesso, così come una fiduciaria con mandato.
7. Trasferire la proprietà
Il trasferimento cambia il proprietario dell'azienda. Richiede due approvazioni per e-mail, la tua e poi quella del nuovo proprietario, e nulla cambia prima della seconda.
- Apri La mia aziendaGenerale, riquadro Zona di pericolo, visibile solo al proprietario, poi clicca su Avvia un trasferimento di proprietà.
- Inserisci l'E-mail del nuovo proprietario e clicca su Inviarmi l’e-mail di conferma.
- Nell'e-mail ricevuta, clicca su Verifica e conferma, accedi se necessario, leggi le conseguenze, poi clicca su Conferma e avvisa il nuovo proprietario.
- Il nuovo proprietario clicca su Esamina la proposta nella sua e-mail. Prosegue con Accedi ed esamina, oppure Crea l’account ed esamina se non ha un account, poi sceglie Accetta o Rifiuta.
Se accetta, diventi Amministratore e ricevete entrambi un'e-mail di conferma. L'abbonamento resta sull'azienda, e la sua e-mail di fatturazione passa al nuovo proprietario. Se rifiuta, rimani proprietario e un'e-mail ti informa.
Durante il trasferimento, la Zona di pericolo mostra l'indirizzo interessato e la fase in corso. Ogni link scade dopo 7 giorni. Invia un nuovo link ne invia un altro e disattiva il precedente, Annulla trasferimento interrompe la procedura.
Se una fiduciaria tiene la tua contabilità, prosegui con Dare accesso alla propria fiduciaria.