Un devis présente vos prix à un client avant la facture. Dans Bill Alps, il se prépare comme une facture, sans QR-facture, avec une zone de signature Bon pour accord sur le PDF. Une fois accepté, il devient une facture sans ressaisie.
1. Créer le brouillon
- Ouvrez le menu Devis.
- Cliquez sur Nouveau devis.
- Bill Alps crée aussitôt un brouillon numéroté et ouvre le formulaire. Dans Client, choisissez le bon client : le premier de la liste est présélectionné.
2. Remplir le devis
Dans Informations générales, vérifiez :
- Modèle : le modèle par défaut est présélectionné. Voir le guide des modèles.
- Date d'émission : aujourd'hui par défaut.
- Valable jusqu'au : 30 jours par défaut. La date ne peut pas précéder la date d'émission.
- Conditions : texte libre imprimé sur le devis, par exemple 30 jours net.
- Devise et Langue du devis : la langue s'applique au PDF et à l'e-mail.
- Numéro de devis : attribué automatiquement et non modifiable ici. Le Préfixe de devis et le Prochain numéro de devis se règlent dans Mon comptePréférences.
Ajoutez ensuite les Lignes du devis, comme sur une facture : Description, Qté, Prix unit. et TVA %. Le taux de chaque ligne part de 0% : choisissez le bon. Vous pouvez aussi passer par Assistant IA ou, si le catalogue est actif, par Ajouter un produit et Insérer une liste. Le taux de TVA s'imprime sur le PDF comme sur une facture.
La section Ajustements ajoute des Frais de livraison ou une Remise, en montant, et Notes & remarques un texte imprimé sur le devis. Cliquez sur Enregistrer : la page du devis s'affiche avec son aperçu.
3. Envoyer le devis
Au statut Brouillon, vous avez trois possibilités :
- Envoyer par email : une fenêtre affiche l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le texte et la pièce jointe. Confirmez avec Envoyer le devis. Le devis passe au statut Envoyé.
- Marquer comme envoyé : si vous avez transmis le devis par un autre canal. Aucun e-mail ne part.
- Télécharger PDF : disponible à tous les statuts. Le téléchargement ne change pas le statut : marquez ensuite le devis comme envoyé.
Un devis envoyé n'est plus modifiable. Pour le corriger, cliquez sur Repasser en brouillon, modifiez-le, puis envoyez-le à nouveau.
4. Suivre la réponse du client
Le client ne répond pas dans Bill Alps : il signe le PDF ou vous répond directement. C'est vous qui indiquez sa réponse avec Marquer accepté ou Marquer refusé. Voici les statuts d'un devis :
- Brouillon : en préparation, modifiable.
- Envoyé : transmis au client et figé.
- Accepté : le client a accepté. Le devis peut encore être converti en facture.
- Refusé : statut final. Le devis ne peut plus être modifié ni converti.
- Expiré : la date de validité est passée sans réponse.
5. Gérer un devis expiré
À la date Valable jusqu'au, un devis au statut Envoyé passe automatiquement à Expiré. Un brouillon n'expire jamais. Un devis expiré ne se convertit pas directement en facture. Vous avez trois options :
- Prolonger la validité : choisissez +7 jours, +14 jours ou +30 jours à partir d'aujourd'hui, ou une date, puis cliquez sur Prolonger. La date doit être future et postérieure à l'ancienne validité. Le devis repasse au statut Envoyé.
- Modifier : changez les lignes, les dates ou le client. Le devis reste Expiré tant que vous ne repoussez pas Valable jusqu'au à une date future : il repasse alors au statut Envoyé.
- Marquer accepté ou Marquer refusé : si le client répond après l'expiration. Un devis marqué accepté peut ensuite être converti.
6. Convertir le devis en facture
- Cliquez sur Convertir en facture. Le bouton est proposé aux statuts Brouillon, Envoyé et Accepté.
- Confirmez avec Convertir.
- Le devis passe au statut Accepté et une facture en Brouillon s'ouvre, avec le même client, les mêmes lignes, ajustements, notes et conditions. Elle est datée du jour et échoit dans 30 jours.
- Vérifiez-la, enregistrez-la et finalisez-la comme une facture normale.
Les deux documents se répondent : le devis affiche Converti en suivi du numéro de facture, la facture affiche Créée depuis le devis suivi du numéro de devis. Un devis ne se convertit qu'une fois. Si vous supprimez la facture, le devis redevient convertible.
7. Retrouver, dupliquer et exporter
Le menu Devis liste les devis de la période choisie, l'exercice en cours par défaut. Changez de période avec le sélecteur en haut à droite, cherchez avec Rechercher par numéro, client… et triez en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.
- Dupliquer : dans Plus d'actions, ou avec l'icône de copie dans la liste. Vous obtenez un nouveau brouillon, avec un nouveau numéro, daté du jour et valable 30 jours, quel que soit le statut du devis d'origine.
- Supprimer : dans Plus d'actions, ou avec l'icône de corbeille dans la liste. L'action est irréversible, à tous les statuts. Une facture déjà créée depuis ce devis reste en place.
- Suppression en lot : cochez des lignes dans la liste, puis cliquez sur Supprimer la sélection (3), avec le nombre de devis cochés.
- Exporter : choisissez Exporter CSV ou Exporter JSON. L'export contient les devis affichés, et le CSV compte une ligne par ligne de devis.
La suite se passe côté facture : voir le guide Créer une facture.