Bankabgleich

Beim Bankabgleich wird jede Zeile Ihres Kontoauszugs mit dem Dokument verknüpft, das sie begleicht. Bill Alps vergleicht Ihre Buchungen mit Ihren Rechnungen, Ausgaben und Lohnabrechnungen, wendet an, was sicher ist, und überlässt Ihnen die Entscheidung über den Rest. Ihre Dokumente werden so auf «bezahlt» gesetzt, mit dem Datum der Bankbuchung.

1. Was Bill Alps vergleicht

Der Abgleich startet nach jedem Import eines Kontoauszugs. Er berücksichtigt nur Dokumente, die noch offen sind und dieselbe Währung wie die Buchung haben:

• Ein Geldeingang wird mit Rechnungen im Status Bereit, Versendet oder Überfällig verglichen. Ein Entwurf oder eine stornierte Rechnung wird nie vorgeschlagen.
• Ein Geldausgang wird mit den Belegen im Status Zu bezahlen der Seite Ausgaben, alle Arten zusammen, und mit den Lohnabrechnungen ohne Zahlungsdatum verglichen, nur in CHF.

Ein Dokument, das bereits von Hand als bezahlt markiert wurde, wird nicht mehr vorgeschlagen. Eine Buchung, die die Bank in einer camt-Datei als Storno kennzeichnet, wird nie abgeglichen.

2. Die drei Trefferstufen

• Sichere Treffer: werden automatisch angewendet. Eine Rechnung wird anhand ihrer QR-Referenz oder ihrer Nummer mit dem richtigen Betrag erkannt. Eine Ausgabe wird anhand ihrer QR- oder RF-Zahlungsreferenz erkannt, auch wenn der Betrag abweicht, oder anhand der IBAN des Lieferanten oder der Belegnummer mit dem richtigen Betrag. Ein Lohn wird anhand der IBAN des Mitarbeitenden erkannt oder anhand seines Namens und des Nettobetrags rund um den Lohnmonat.
• Wahrscheinliche Treffer: zu prüfen. Gleicher Betrag und gleicher Name des Kunden oder Lieferanten, Summe von zwei oder drei Rechnungen desselben Kunden (Summe mehrerer Rechnungen), genaue Referenz oder Rechnungsnummer mit einem anderen Betrag (Teilbetrag) oder zweite Zahlung für dasselbe Dokument (Doppelte Zahlung?).
• Mögliche Treffer: sorgfältig zu prüfen. Nur Betrag und Zeitraum stimmen überein. Mehrere Kandidaten weist darauf hin, dass weitere Dokumente denselben Betrag haben, Einziger Kandidat, dass es nur eines gibt.

Der Betrag muss bei einer Rechnung oder einer Ausgabe auf 5 Rappen genau übereinstimmen, bei einem Nettolohn auf 1 Franken genau. Der Zeitraum beginnt 5 Tage vor dem Dokumentdatum und endet bei einer Rechnung 90 Tage nach der Fälligkeit, bei einer Ausgabe 60 Tage nach der Fälligkeit (120 Tage nach dem Dokumentdatum, wenn sie keine Fälligkeit hat). Bei einem Lohn reicht er vom Vormonat bis zum Folgemonat.

3. Die Vorschläge prüfen

1. Öffnen Sie BuchhaltungBank, Tab Abgleich, oder klicken Sie am Ende eines Imports auf Vorschläge prüfen.
2. Vergleichen Sie unter Zu prüfen links die Buchung mit dem vorgeschlagenen Dokument rechts. Die Badges zeigen die Gründe für den Vorschlag an.
3. Klicken Sie auf Annehmen, wenn das Dokument stimmt, andernfalls auf Ablehnen.

Enthält eine Gruppe von sicheren oder wahrscheinlichen Treffern mehrere Zeilen, bestätigt Alle annehmen sie auf einmal. Diese Schaltfläche gibt es für mögliche Treffer nicht: Prüfen Sie sie einzeln. Eine abgelehnte Zuordnung wird nicht mehr vorgeschlagen, und sowohl die Buchung als auch das Dokument bleiben frei.

Die Seite zeigt das Kalenderjahr an, in dem der gewählte Zeitraum endet. Die bereits angewendeten Abgleiche, ob automatisch oder nicht, finden Sie unter Abgeglichen. Ein sicherer Treffer bleibt nur dann zu prüfen, wenn er nicht angewendet werden konnte, zum Beispiel wenn die Person, die den Kontoauszug importiert hat, keinen Zugriff Schreiben auf das Modul des Dokuments hat.

4. Was sich am Dokument ändert

• Rechnung: Sie wechselt zu Bezahlt, mit dem Datum der Bankbuchung. Eine Rechnung im Status Bereit gilt dabei auch als versendet.
• Ausgabe: Sie wechselt zu Bezahlt, wobei das Datum der Buchung als Zahlungsdatum dient.
• Lohnabrechnung: Sie zeigt Bezahlt am, gefolgt vom Datum der Buchung.
• Buchung: Ein Badge neben dem Buchungstext zeigt das verknüpfte Dokument an. Fahren Sie mit der Maus darüber, um die Details zu lesen.

5. Eine Buchung ohne Vorschlag bearbeiten

Wenn Sie das betreffende Dokument kennen, verknüpfen Sie es von Hand:

1. Klicken Sie im Tab Buchungen auf die Zeile.
2. Klicken Sie in Buchung bearbeiten auf Abgleichen….
3. Wählen Sie Rechnung, Buchungsbeleg oder Lohn und suchen Sie dann nach Nummer, Name oder Betrag. Ohne Suche werden die neuesten offenen Dokumente angezeigt.
4. Klicken Sie auf das Dokument. Der Abgleich wird sofort angewendet, ohne Bestätigung.

Das Dokument muss offen sein und dieselbe Währung wie die Buchung haben. Der Betrag wird nicht geprüft: Kontrollieren Sie ihn, bevor Sie klicken. Angezeigt werden nur die Dokumentarten, deren Modul aktiv ist und für die Sie den Zugriff Schreiben haben. In der Liste Abgeglichen trägt dieser Abgleich den Vermerk Manuell verknüpft.

Existiert das Dokument noch nicht, erstellen Sie es und klicken Sie dann im Tab Abgleich auf Abgleich erneut ausführen. Bill Alps prüft die Buchungen des angezeigten Jahres ohne aktive Verknüpfung erneut, wendet die sicheren Treffer an und fügt die übrigen zur Prüfung hinzu.

Eine Buchung ohne zu verknüpfendes Dokument, etwa Bankspesen oder eine Überweisung zwischen Ihren Konten, darf ohne Verknüpfung bleiben. Fügen Sie ihr einen Kommentar oder eine Farbe hinzu, um sie wiederzufinden. Für die buchhalterische Behandlung fragen Sie Ihren Treuhänder.

6. Einen Abgleich aufheben

1. Öffnen Sie den Tab Abgleich und dann Abgeglichen.
2. Klicken Sie in der betreffenden Zeile auf Trennen. Dieselbe Schaltfläche finden Sie in Buchung bearbeiten.

• Die Rechnung erhält ihren vorherigen Status zurück. Eine Rechnung im Status Versendet, deren Fälligkeit verstrichen ist, wird wieder Überfällig.
• Die Ausgabe wechselt wieder zu Zu bezahlen, und die Lohnabrechnung verliert ihr Zahlungsdatum.
• Hat eine Buchung mehrere Rechnungen beglichen, werden sie alle gemeinsam getrennt.
• Haben Sie in der Zwischenzeit den Status des Dokuments von Hand geändert, lässt Bill Alps ihn unverändert.

Um unbezahlt gebliebene Rechnungen zu mahnen, folgen Sie der Anleitung zum Verfolgen von Zahlungen und Mahnungen.