Stai cambiando software di fatturazione? Questa importazione, che l'applicazione chiama ripresa, recupera le fatture che hai già emesso a partire dai loro file PDF o immagine. Ritrovi in Bill Alps i tuoi clienti, il tuo storico e le fatture ancora da incassare, senza dover reinserire tutto. Durante l'operazione non viene inviata alcuna e-mail ai tuoi clienti.
1. Caricare i file
- Apri FatturazioneFatture, poi clicca su Importa fatture in alto a destra. Questo pulsante è riservato ai membri autorizzati a modificare la fatturazione.
- Trascina i file nell'area prevista oppure clicca su Scegli file.
- Clicca su Avvia l'analisi.
Prepara una fattura per file, in formato PDF, PNG, JPG o WebP, con un massimo di 10 MB per file. Puoi caricare 200 file alla volta (meno se la quota rimanente è più bassa) e una ripresa contiene al massimo 1'000 documenti. Un file già importato o già presente nella ripresa in corso viene ignorato, anche se rinominato, perché Bill Alps ne confronta il contenuto.
2. Seguire la lettura da parte dell'IA
La schermata Analisi mostra ogni documento e il suo stato: In coda, In lettura, Letto, Escluso o Errore. La lettura prosegue sui nostri server: puoi lasciare la pagina e tornare più tardi. In caso di errore, clicca su Riprova accanto al documento.
Su ogni documento l'IA rileva i tuoi dati (indirizzo, IDI, N. IVA, telefono, e-mail, sito web, IBAN), quelli del cliente, il numero, le date, la valuta, le condizioni di pagamento, il riferimento di pagamento, un'eventuale dicitura di pagamento, le righe, lo sconto, le spese di spedizione, l'IVA e il totale stampati. I testi restano nella lingua del documento. Se i prezzi sono IVA inclusa, vengono convertiti in prezzi netti.
Documenti esclusi
Vengono riprese solo le fatture che hai emesso. Gli altri documenti passano allo stato Escluso, con il motivo:
- Nota di credito, Preventivo od offerta e Sollecito di pagamento: questi documenti non diventano fatture.
- Più fatture nello stesso file: separale, un file per fattura, poi aggiungile di nuovo.
- Fattura ricevuta da un fornitore: rientra piuttosto tra le tue spese.
- Non è una fattura: per esempio una bolla di consegna, una conferma d'ordine o un estratto conto.
- Documento illeggibile: importi una scansione migliore (non conteggiata nella quota): carica una versione di qualità migliore.
3. Verificare la tua azienda
Al termine della lettura, Bill Alps confronta riga per riga quanto ha letto sulle tue fatture con il tuo profilo: Indirizzo, IDI, N. IVA, Telefono, E-mail, Sito web, IBAN, Valuta predefinita e Numerazione delle fatture.
- Per ogni informazione che differisce, scegli Mantieni il valore attuale o Usa il valore delle fatture. La scheda indica su quante fatture compare il valore e la data della più recente.
- Un valore diverso dal tuo profilo parte dal valore attuale, perché una vecchia fattura può riportare un vecchio indirizzo o un conto chiuso. Cambialo solo se il valore trovato è quello giusto.
- Un campo vuoto nel tuo profilo parte dal valore delle fatture. Scegli Lascia vuoto per non compilarlo.
- Il valore scelto resta modificabile nel campo Valore che verrà salvato (modificabile).
- Le informazioni già identiche non richiedono nulla: sono raggruppate su una riga a parte.
La riga Numerazione delle fatture propone il prefisso della tua fattura più recente e il numero successivo al più alto. Scegli questo valore affinché le fatture che creerai in seguito proseguano la tua serie.
In fondo alla schermata è riepilogato ciò che verrà salvato. Clicca su Salva 2 modifiche e continua (il numero varia), oppure su Continua senza modifiche per non cambiare nulla. Solo un amministratore dell'account può modificare il profilo: gli altri membri vedono la schermata in sola lettura e cliccano su Continua.
4. Collegare o creare i clienti
Bill Alps raggruppa le fatture per cliente, in base all'IDI, all'e-mail oppure al nome e al NPA, e mostra un riquadro per ogni cliente:
- Un cliente esistente con lo stesso IDI, la stessa e-mail oppure lo stesso nome e lo stesso NPA viene collegato automaticamente: il riquadro indica Riconosciuto e collegato a seguito dal suo nome. Modifica permette di cambiare questa scelta. Se il riquadro propone di completare i campi vuoti del cliente, spunta quelli da riprendere e clicca su Completa.
- Se corrisponde solo il nome, oppure se è simile, il riquadro indica Corrispondenza probabile o Corrispondenza possibile: clicca su Collega se si tratta proprio di quel cliente.
- Altrimenti, controlla il modulo Nuovo cliente, precompilato con i dati letti. Scegli Azienda o Privato, completa i campi mancanti (il nome e l'indirizzo sono obbligatori), poi clicca su Crea il cliente. Il cliente viene creato subito.
- Collega a un altro cliente ti permette di scegliere personalmente un cliente esistente.
- Ignora questo cliente e le sue fatture esclude dalla ripresa tutte le sue fatture.
Clicca poi su Continua. Le fatture di un cliente non trattato restano bloccate nella fase successiva.
5. Verificare le fatture e crearle
La tabella elenca le fatture da creare. Inizia scegliendo lo Stato di pagamento: nessuna fattura può essere creata senza questa scelta. Bill Alps suggerisce un'opzione in base alle diciture di pagamento lette sui documenti.
- Tutte pagate: la data di pagamento è quella stampata sul documento, altrimenti la data di scadenza, oppure oggi se la scadenza è ancora futura. Resta modificabile per fattura.
- Tutte aperte: nessun pagamento viene registrato.
- Caso per caso: ogni fattura riprende la dicitura di pagamento del proprio documento; senza dicitura, resta aperta. La casella Pagata del pannello permette di correggere.
Se il modulo Contabilità è attivo per la tua azienda, scegli anche il Conto di ricavo del lotto. Senza di esso, le fatture restano bloccate con il messaggio Conto di ricavo mancante.
- Passa il mouse sulla colonna Avvisi per leggere il dettaglio di una riga.
- Per correggere una fattura, clicca sulla matita a destra della sua riga. Il pannello mostra il documento originale e, sotto, i campi della fattura. Ingrandisci lo mostra in grande e Nuova scheda lo apre a parte.
- Apporta le correzioni, poi clicca su Salva.
- Clicca su Crea 12 fatture (il numero varia). Vengono create solo le fatture pronte; in fondo alla tabella è indicato quante sono pronte e quante bloccate.
La creazione prosegue in background. Se la creazione di una fattura non riesce, viene mostrato Errore con il relativo motivo, senza interrompere le altre: Riprova la rimette tra le fatture da creare.
Blocchi e avvisi
Un blocco impedisce di creare la fattura. I più frequenti:
- L'IVA o il totale non corrispondono al documento: Bill Alps ricalcola la fattura a partire dalle sue righe. L'IVA deve corrispondere al centesimo e il totale con una tolleranza di 5 centesimi. Correggi le righe, lo Sconto netto, le Spese di spedizione nette, l'IVA stampata o il Totale stampato, poi clicca su Salva: il controllo viene rifatto a ogni salvataggio.
- Questo numero è già usato da una fattura oppure Questo numero compare due volte nella ripresa: un numero esiste una sola volta nella tua azienda.
- Date incoerenti (data futura o scadenza prima dell'emissione): correggi le date. Anche una data di pagamento deve collocarsi tra l'emissione e oggi.
- Cliente non risolto: tratta il cliente nella fase precedente oppure scegli il cliente nel campo Cliente del pannello.
- Valute estere riservate ai piani a pagamento: con Starter si possono creare solo fatture in CHF.
Anche un'informazione non letta, come un numero, una data, una riga o un totale, si completa nel pannello. Un avviso non blocca nulla, ma verificalo prima di creare la fattura: Scadenza non letta: 30 giorni dopo l'emissione, Prezzi IVA inclusa convertiti in prezzi netti, Aliquota IVA insolita per questa data oppure Emittente non riconosciuto: verifichi che sia una sua fattura.
Quando tutto è stato creato, la ripresa si conclude da sola. Se restano fatture che non vuoi importare, clicca su Concludi la ripresa: senza ulteriore conferma, vengono contrassegnate come Non importata.
6. Ritrovare le fatture importate
La schermata Ripresa conclusa riepiloga ciò che è stato creato, escluso o non è riuscito, con un link a ogni fattura. Vedi le fatture apre l'elenco e Nuova ripresa permette di ricominciare con altri file.
Una fattura importata funziona così:
- Mantiene il suo numero, le sue date e i suoi importi. Un'icona la segnala nell'elenco e il badge Importata nella sua pagina.
- Il suo stato è Inviata se è aperta e non ancora scaduta, In ritardo se la scadenza è passata, Pagata se è stato registrato un pagamento.
- Il file originale fa le veci del documento: viene mostrato al posto dell'anteprima e Scarica l'originale lo recupera. Bill Alps non genera per essa né PDF né QR-fattura.
- Nulla di ciò che è stampato può essere modificato. In Altre azioni, Modifica apre soltanto la correzione dei conti e la fattura non può tornare in bozza.
- Il monitoraggio resta lo stesso: Segna come pagata, oppure Invia un promemoria con il file originale in allegato. I promemoria automatici non la riguardano. Il riferimento di pagamento letto sul documento, se è valido, viene conservato per la riconciliazione bancaria.
- Duplica crea una fattura ordinaria, con un nuovo numero.
- Elimina cancella la fattura e il suo file. Puoi quindi importare di nuovo quel file in una nuova ripresa: verrà conteggiato di nuovo nella quota.
Le tue prossime fatture seguono la numerazione della tua azienda. Se un numero è già occupato da una fattura importata, Bill Alps passa al successivo.
7. Interrompere o annullare una ripresa
La ripresa viene salvata a ogni fase e un'azienda ne ha una sola alla volta. Se lasci la pagina, Importa fatture ti riporta alla stessa schermata. Durante la verifica, Indietro torna alla fase precedente, Aggiungi documenti invia altri file senza perdere le tue scelte e Documenti mostra di nuovo l'elenco dei documenti per riprovare quelli in errore.
Dopo 30 giorni senza attività, una ripresa incompleta viene chiusa e i suoi file non utilizzati vengono eliminati.
Una volta riprese le tue fatture, passa al monitoraggio degli incassi e dei ritardi con la guida Seguire pagamenti e solleciti.