Ausgaben erfassen

Die Seite Ausgaben vereint die Belege, die Ihr Unternehmen erhält: Lieferantenrechnungen, MWST- und Sozialversicherungsabrechnungen, Steuerveranlagungen, Spesenabrechnungen und andere Dokumente. Sie laden den Beleg hoch, die KI liest die Daten daraus, und Sie prüfen sie vor dem Speichern. So erhalten Sie eine aktuelle Liste samt Belegen, die Sie mit Ihren Zahlungen abgleichen und für Ihren Treuhänder exportieren können.

1. Ihr Unternehmen vorbereiten

1. Öffnen Sie Mein Unternehmen und dort den Tab Allgemein.
2. Wählen Sie in der Karte Rechtsform die Rechtsform Ihres Unternehmens und klicken Sie dann auf Geschäftsjahr speichern (die Schaltfläche dieser Karte trägt diese Beschriftung).
3. Erscheint das Menü Buchhaltung nicht, aktivieren Sie das Modul unter Mein KontoModule und klicken Sie dann auf Module speichern.

2. Ein Dokument hinzufügen

1. Öffnen Sie BuchhaltungAusgaben und klicken Sie auf Ausgabe hinzufügen.
2. Ziehen Sie ein PDF oder ein Bild (PNG, JPEG oder WebP, höchstens 10 MB) in den Ablagebereich, klicken Sie auf Durchsuchen… oder fügen Sie einen Screenshot ein.
3. Klicken Sie auf Dokument analysieren. Das Formular öffnet sich, vorausgefüllt mit dem, was die KI gelesen hat.
4. Kontrollieren Sie die Belegart und die Felder (Schritte 3 und 4) und klicken Sie dann auf Speichern.

Nach der Analyse zeigt der Titel des Fensters die Zahl der in diesem Monat verwendeten Analysen an, und ein Badge Lesbarkeit gibt eine Punktzahl von maximal 100 an. Unter 60 ergänzt das Badge den Hinweis «bitte prüfen». Unter 40 zeigt Bill Alps Dokument unleserlich an: Der Versuch wird nicht abgezogen, laden Sie mit Mit anderem Dokument erneut versuchen ein schärferes Foto oder einen besseren Scan hoch.

3. Die Belegart wählen

Die KI schlägt eine Art vor, die Sie unter Belegart ändern können. Das Referenzfeld passt sich der gewählten Art an:

• Lieferantenrechnung: Rechnung, Kassenbon oder Quittung eines Lieferanten. Die Rechnungsnr. dient als Referenz.
• MWST-Abrechnung: Abrechnung der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Geben Sie die MWST-Periode oder Referenz an, zum Beispiel Q1 2026.
• Steuerveranlagung: Akonto, Steuerrechnung, Veranlagungsverfügung oder Quellensteuerabrechnung. Das Feld Steuerart und -periode oder Referenz ist ein Pflichtfeld, zum Beispiel Steuerakonto 2026.
• Sozialversicherungsabrechnung: Abrechnung oder Akonto für AHV, BVG, UVG, KTG oder Familienzulagen. Das Feld Sozialversicherungszweig und Periode oder Referenz ist ein Pflichtfeld: Es muss ein vierstelliges Jahr enthalten und genau einen Zweig nennen, zum Beispiel AHV-Akonto Januar 2026. Der Zweig kann auch aus dem Namen der Kasse hervorgehen. Deckt das Dokument mehrere Zweige ab, wählen Sie ein Konto.
• Spesenabrechnung: Aufstellung, die die Spesen zusammenfasst, die einem Mitarbeitenden oder Gesellschafter zu erstatten sind, kein einfacher Kassenbon. Tragen Sie die Person, der die Spesen erstattet werden, unter Lieferant ein.
• Aktionärsbeschluss: Protokoll einer Versammlung, die eine Dividende beschliesst, oder Formular 103 der Verrechnungssteuer. Füllen Sie das Feld Geschäftsjahr oder Dividendenstichtag aus.
• Finanzierungsvertrag: Darlehens- oder Leasingvertrag, Zahlungsplan oder Fälligkeitsavis. Tragen Sie die Vertragsnummer oder die Fälligkeit unter Rechnungsnr. ein.
• Anderer Beleg: jedes andere Dokument.

4. Das Formular prüfen

Lieferant, Belegdatum und Total inkl. MWST sind immer Pflichtfelder, und das Total muss grösser als 0 sein.

Das Konto

Das Feld Konto ordnet den Beleg dem Schweizer KMU-Kontenrahmen zu. Es speist den Filter der Liste und die Tabelle im Tab Jahresbilanz. Es ist Pflicht für eine Lieferantenrechnung oder eine Spesenabrechnung und optional für die übrigen Arten.

Klicken Sie in das Feld und geben Sie eine Nummer oder ein Wort ein, zum Beispiel 6500 für den Verwaltungsaufwand. Alle passenden Konten sind direkt beim Öffnen des Felds verfügbar. Die KI kann ein Konto vorschlagen: Der Hinweis Kontierung prüfen nennt dann das Konto, das Vertrauensniveau und den Grund. In den meisten Fällen wird dieser Vorschlag nicht ins Feld übernommen: Ist es leer, wählen Sie das Konto selbst aus. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihren Treuhänder.

Einen Beleg auf mehrere Konten aufteilen

Betrifft eine Lieferantenrechnung oder eine Spesenabrechnung mehrere Posten, verwenden Sie den Abschnitt Buchhalterische Aufteilung. Die KI füllt ihn manchmal vor, wenn die Rechnung mehrere Einkäufe mischt.

1. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
2. Füllen Sie Bezeichnung, Betrag exkl. MWST, MWST-Satz (%), MWST-Betrag und Total inkl. MWST aus.
3. Wählen Sie ein Konto für die Zeile. Ohne Auswahl übernimmt sie das Konto des Dokuments.

Bei jeder Zeile müssen Nettobetrag und MWST das Total ergeben, und die Summe der Zeilen muss den Totalen des Dokuments entsprechen. Andernfalls zeigt Bill Alps an: Die Aufteilung muss den Dokumenttotalen genau entsprechen.

Die übrigen Felder

• Fälligkeit: letzter Zahlungstermin.
• Status: standardmässig Zu bezahlen, alternativ Bezahlt.
• Währung: im Starter-Plan nur CHF, im Team- und im Business-Plan alle Währungen.
• Betrag exkl. MWST, MWST-Satz (%) und MWST-Betrag: optional. Ergeben Nettobetrag und MWST nicht das Total (auf 5 Rappen genau), erscheint eine Warnung, die das Speichern nicht verhindert.
• QR- / RF-Zahlungsreferenz und IBAN des Lieferanten: Sie helfen, die Zahlung beim Bankabgleich zu erkennen.
• Bezugsteuer: Kontrollkästchen, das bei einer Lieferantenrechnung sichtbar ist, für die Rechnung eines ausländischen Lieferanten gemäss Art. 45 MWSTG. Ihr Treuhänder sagt Ihnen, ob sie Sie betrifft.
• MWST-Nr. des Lieferanten und Notizen: optional.

5. Ihre Ausgaben verfolgen

Die Liste zeigt die Belege des oben auf der Seite gewählten Zeitraums an: Eine Ausgabe mit dem Datum eines anderen Geschäftsjahres wird daher nicht angezeigt. Sie können nach Lieferant oder Nummer suchen, mit Alle Belegarten, Alle Konten und Alle Status filtern und durch Klicken auf die Spaltenköpfe sortieren. Der Statusfilter bietet auch Ohne Beleg an.

• Am Ende jeder Zeile können Sie über die Symbole den Beleg öffnen, die Ausgabe bearbeiten und löschen.
• Um mehrere Zeilen zu bearbeiten, kreuzen Sie sie an und verwenden Sie dann Status, um sie auf Zu bezahlen oder Bezahlt zu setzen, oder Löschen.

Mit dem Zugriff Lesen auf das Modul können Sie die Liste einsehen, Dokumente öffnen und exportieren, aber keine Ausgabe hinzufügen oder bearbeiten. Die Tabs Jahresbilanz und Drive-Import setzen den Zugriff Schreiben voraus. Wie Sie diese Rechte einstellen, steht in der Anleitung zum Einladen Ihres Teams.

6. Die Jahresbilanz ansehen

Trotz seines Namens ist der Tab Jahresbilanz keine Bilanz im buchhalterischen Sinn: Er ist eine Zusammenfassung Ihrer Ausgaben im gewählten Zeitraum.

• Total Ausgaben, Abziehbare MWST und Anzahl Belege beziehen sich nur auf Belege der Art Lieferantenrechnung. Die angezeigte MWST ist die Summe der erfassten Beträge und keine Prüfung Ihres Rechts auf Abzug.
• Eine Tabelle schlüsselt diese Rechnungen nach Konto und Quartal auf, von Q1 bis Q4. Mit dem Zeitraum Geschäftsjahr ist Q1 das erste Quartal Ihres Geschäftsjahres, nicht unbedingt des Kalenderjahres.
• Haben Sie mehrere Währungen, hat jede ihren eigenen Abschnitt, ohne Umrechnung.
• Andere Buchungsbelege listet alle anderen Arten auf, einschliesslich der Spesenabrechnungen. Diese Beträge werden weder zum Total noch zur MWST addiert.

7. Für Ihren Treuhänder exportieren

• Aus der Liste: Exportieren, dann Als CSV exportieren oder Als JSON exportieren. Der Export übernimmt die angezeigte Liste samt Filtern.
• Aus der Jahresbilanz: Detailexport (CSV) liefert eine Zeile pro Ausgabe oder pro Aufteilungszeile, alle Arten zusammen. Zusammenfassung (CSV) übernimmt die Tabelle nach Konto und Quartal.

Um mehrere Dokumente auf einmal zu bearbeiten, folgen Sie der Anleitung zum Importieren Ihrer Ausgaben aus Google Drive.