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Den Produktkatalog verwenden

Produkte einmal speichern, in Listen gruppieren und als anpassbare Positionen in Rechnungen und Angebote einfügen.

Anwendung5 Min. Lesezeit
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Im Produktkatalog speichern Sie Leistungen und Artikel, die Sie regelmässig abrechnen. Ein Produkt enthält seine Beschreibung, seinen Preis und den Standard-MwSt.-Satz; eine Produktliste gruppiert mehrere Produkte mit den üblichen Mengen.

1. Produkt erstellen

  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste ProduktkatalogProdukte.
  2. Klicken Sie auf Neues Produkt.
  3. Geben Sie den Namen ein. Ergänzen Sie eine Beschreibung, wenn im Dokument eine zweite Detailzeile erscheinen soll.
  4. Legen Sie Einzelpreis, Währung und den standardmässigen MwSt.-Satz fest.
  5. Ergänzen Sie optional eine Einheit (Stunde, Stück, Tag…) und eine Referenz, damit Sie das Produkt leichter finden.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Das Produkt steht nun in den Positionen von Rechnungen und Angeboten zur Verfügung.

Die Katalogwerte sind Vorgaben. Nach dem Einfügen in ein Dokument können Sie Beschreibung, Menge, Preis oder MwSt.-Satz weiterhin ändern.

2. Produktliste erstellen

  1. Erstellen Sie zuerst alle Produkte, die die Liste enthalten soll.
  2. Öffnen Sie ProduktkatalogProduktlisten und klicken Sie auf Neue Liste.
  3. Geben Sie der Liste einen kurzen, gut erkennbaren Namen, zum Beispiel Einführungspaket.
  4. Klicken Sie auf Produkt hinzufügen und wählen Sie ein vorhandenes Katalogprodukt. Wiederholen Sie dies für jedes weitere Produkt.
  5. Legen Sie die Menge jedes Produkts fest. Ziehen Sie Zeilen, um die Reihenfolge zu ändern, oder entfernen Sie ein Produkt mit der Schaltfläche zum Entfernen.
  6. Prüfen Sie die Positionssummen und den angezeigten Listengesamtbetrag und klicken Sie auf Speichern.

Ein Produkt kann nur einmal in einer Liste vorkommen. Erhöhen Sie die Menge, wenn derselbe Artikel mehrfach benötigt wird. Wenn Sie ein Produkt aus einer Liste entfernen, bleibt es im Katalog erhalten.

3. Ein Produkt zu einer Rechnung oder einem Angebot hinzufügen

  1. Öffnen Sie eine bestehende Rechnung oder ein Angebot oder erstellen Sie ein neues Dokument.
  2. Klicken Sie im Bereich der Positionen auf Produkt hinzufügen.
  3. Suchen Sie nach Produktname oder Referenz und wählen Sie das Produkt aus.
  4. Bill Alps fügt eine Position mit Menge 1 ein und übernimmt Name, Beschreibung, Einzelpreis und MwSt.-Satz des Produkts.
  5. Passen Sie die eingefügte Position an, wenn dieses Dokument eine andere Menge, Beschreibung, einen anderen Preis oder MwSt.-Satz benötigt, und speichern Sie danach die Rechnung oder das Angebot.

4. Eine Produktliste zu einer Rechnung oder einem Angebot hinzufügen

  1. Öffnen Sie die Rechnung oder das Angebot und gehen Sie zum Bereich der Positionen.
  2. Klicken Sie auf Liste einfügen.
  3. Suchen Sie die Liste und wählen Sie sie aus.
  4. Bill Alps fügt jedes Produkt als eigene Position ein – in der gespeicherten Reihenfolge und mit den hinterlegten Mengen.
  5. Prüfen oder bearbeiten Sie die neuen Positionen und speichern Sie danach das Dokument.