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Lohnausweis (Formular 11) vorbereiten

Bill Alps liefert die Jahreszusammenfassung und eine XML-Datei: Das offizielle Formular 11 erstellen Sie anschliessend in eLohnausweis SSK.

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Der Lohnausweis (Formular 11) fasst zusammen, was Mitarbeitende im Lauf des Jahres verdient haben. Bill Alps erstellt dieses offizielle Dokument nicht: Es berechnet die Jahreszusammenfassung aus den Lohnabrechnungen und bereitet eine XML-Datei vor, die Sie in eLohnausweis SSK importieren, dem offiziellen Tool, in dem das Formular 11 mit seinem Barcode erzeugt wird.

1. Was Sie erhalten und was noch zu tun bleibt

Bill Alps liefert für jeden Mitarbeitenden und jedes Jahr:

  • eine Zusammenfassung auf dem Bildschirm, Ziffer für Ziffer, mit einem Reiter pro Kanton, wenn die Lohnabrechnungen des Jahres mehrere Kantone aufweisen;
  • eine XML-Datei zum Import in eLohnausweis SSK;
  • einen direkten Link zu diesem Tool.

Für jeden Mitarbeitenden müssen Sie noch:

  • das XML in eLohnausweis SSK importieren sowie den Lohnausweis ergänzen und kontrollieren (Schritt 4);
  • das Formular 11 erzeugen und dem Mitarbeitenden aushändigen;
  • mit Ihrem Treuhandbüro oder Ihrer kantonalen Verwaltung klären, ob der Lohnausweis auch der Steuerbehörde übermittelt werden muss.

Es gibt weder ein PDF der Zusammenfassung noch einen Sammelexport für alle Mitarbeitenden noch eine Übermittlung aus Bill Alps. Auf dem Bildschirm weist Bill Alps darauf hin: Dieses Dokument ist ein Hilfsdokument. Es ersetzt nicht das offizielle Formular 11.

2. Die Lohnabrechnungen des Jahres prüfen

Die Zusammenfassung und das XML addieren die Lohnabrechnungen des Jahres. Kontrollieren Sie diese zuerst:

  • Validieren Sie die Lohnabrechnungen: Jene im Status Entwurf werden nicht gezählt. Filtern Sie die Liste Lohnabrechnungen nach Jahr und Status, um sie zu finden.
  • Prüfen Sie den Kanton jeder Lohnabrechnung: Ein anderer Kanton erzeugt einen eigenen Reiter und einen eigenen Lohnausweis.
  • Prüfen Sie das Mitarbeiterdossier: Die AHV-Nr., die Adresse und das Geburtsdatum stammen aus den aktuellen Daten des Dossiers. Ohne AHV-Nummer enthält das XML eine unbekannte Nummer.

3. Die Zusammenfassung öffnen

  1. Öffnen Sie im Menü Mitarbeiter das Dossier des Mitarbeitenden.
  2. Unter dem Formular finden Sie den Abschnitt Jährlicher Lohnausweis.
  3. Wählen Sie das Jahr: Standardmässig wird das Vorjahr vorgeschlagen. Der Zähler neben der Schaltfläche zeigt die Anzahl der berücksichtigten Lohnabrechnungen an, zum Beispiel 11/12, und darunter steht die Anzahl der ausgeschlossenen Entwürfe.
  4. Klicken Sie auf Zusammenfassung anzeigen.

Die Beträge erscheinen in den Ziffern des Formulars 11, die Bill Alps abdeckt, gerundet auf ganze Franken:

  • 1. Lohn: der gesamte Bruttolohn des Jahres, nach Positionen aufgeschlüsselt, einschliesslich der ausbezahlten Familienzulagen.
  • 8. Bruttolohn total: derselbe Betrag.
  • 9. Beiträge AHV/IV/EO/ALV/NBUV.
  • 10. BVG-Beiträge.
  • 11. Nettolohn: Ziffer 8 abzüglich der Ziffern 9 und 10, ohne Abzug der Quellensteuer und des KTG.
  • 12. Quellensteuerabzug, falls einer vorgenommen wurde.
  • 15. Bemerkungen, falls nötig: die auf den Lohnabrechnungen abgezogenen Beträge, die in den obigen Ziffern fehlen (KTG, übrige Abzüge), sowie die Angabe Ausbezahlter Nettolohn.

4. Das XML exportieren und das Formular 11 erstellen

  1. Klicken Sie in der Zusammenfassung auf XML exportieren. Die Datei mit dem Namen lohnausweis_Nom_Prenom_2026.xml enthält einen Lohnausweis pro Kanton.
  2. Klicken Sie auf eLohnausweis SSK öffnen: Die offizielle Website öffnet sich in einem neuen Tab.
  3. Importieren Sie dort die Datei und ergänzen und kontrollieren Sie dann den Lohnausweis anhand der folgenden Punkte.
  4. Erzeugen Sie das Formular 11 in diesem Tool und übergeben Sie es dem Mitarbeitenden.
  5. Wiederholen Sie die Schritte für den nächsten Mitarbeitenden: Der Export erfolgt für jeden Mitarbeitenden einzeln.

5. Was Mitarbeitende sehen

In den Plänen Team und Business finden Mitarbeitende in ihrem Mitarbeiterbereich den Reiter Lohnausweis. Dort wählen sie das Jahr, klicken auf Anzeigen und sehen dieselbe Zusammenfassung, berechnet aus denselben validierten Lohnabrechnungen, mit denselben Schaltflächen XML exportieren und eLohnausweis SSK öffnen. Ein Hinweis erinnert sie daran, dass dieses Dokument nicht offiziell ist und dass der Lohnausweis von ihrem Arbeitgeber erstellt wird. Siehe Der Mitarbeiterbereich aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden.

Um diese Beträge zu übertragen oder die Lohnausweise zu kontrollieren, können Sie Ihrem Treuhandbüro Zugriff geben.