La pagina Spese raccoglie i documenti che la tua azienda riceve: fatture fornitori, rendiconti IVA e sociali, decisioni fiscali, note spese e altri documenti. Carichi il giustificativo, l'IA ne legge i dati, poi tu li verifichi prima di salvare. Ottieni un elenco aggiornato, con i relativi giustificativi, da riconciliare con i tuoi pagamenti e da esportare per la tua fiduciaria.
1. Preparare la tua azienda
- Apri La mia azienda, scheda Generale.
- Nel riquadro Forma giuridica, scegli la forma della tua azienda, poi clicca su Salva l'esercizio (il pulsante di questo riquadro ha proprio questa etichetta).
- Se il menu Contabilità non compare, attiva il modulo in Il mio accountModuli, poi clicca su Salva i moduli.
2. Aggiungere un documento
- Apri ContabilitàSpese e clicca su Aggiungi una spesa.
- Trascina un PDF o un'immagine (PNG, JPEG o WebP, al massimo 10 MB) nell'area di caricamento, clicca su Sfoglia… oppure incolla uno screenshot.
- Clicca su Analizza documento. Si apre il modulo, precompilato con quanto ha letto l'IA.
- Controlla il tipo di documento e i campi (passaggi 3 e 4), poi clicca su Salva.
Dopo l'analisi, il titolo della finestra indica il numero di analisi utilizzate questo mese e un badge Leggibilità assegna un punteggio su 100. Sotto 60, il badge aggiunge la dicitura da verificare. Sotto 40, Bill Alps mostra Documento illeggibile: il tentativo non viene conteggiato, scatta una foto più nitida o fai una scansione migliore con Riprova con un altro documento.
3. Scegliere il tipo di documento
L'IA propone un tipo, che puoi cambiare in Tipo di documento. Il campo di riferimento si adatta al tipo scelto:
- Fattura fornitore: fattura, scontrino o quietanza di un fornitore. Il riferimento è il N° fattura.
- Rendiconto IVA: rendiconto dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC). Indica il Periodo IVA o riferimento, per esempio T1 2026.
- Decisione fiscale: acconto, conteggio d'imposta, decisione di tassazione o rendiconto dell'imposta alla fonte. Il campo Tipo e periodo fiscale o riferimento è obbligatorio, per esempio Acconto ICC 2026.
- Rendiconto sociale: rendiconto o acconto AVS, LPP, LAINF, IGM o assegni familiari. Il campo Regime sociale e periodo o riferimento è obbligatorio: deve contenere un anno di quattro cifre e indicare un solo regime, per esempio Acconto AVS gennaio 2026. Il regime può anche essere riconosciuto dal nome della cassa. Se il documento copre più regimi, scegli un Conto.
- Nota spese: riepilogo che raggruppa le spese da rimborsare a un dipendente o a un socio, non un semplice scontrino. Indica la persona da rimborsare in Fornitore.
- Decisione degli azionisti: verbale di assemblea che delibera un dividendo, oppure modulo 103 dell'imposta preventiva. Indica l'Esercizio o data del dividendo.
- Contratto di finanziamento: contratto di prestito o di leasing, scadenzario o avviso di scadenza. Indica il numero di contratto o la scadenza in N° fattura.
- Altro documento: qualsiasi altro documento.
4. Verificare il modulo
Fornitore, Data del documento e Totale IVA inclusa sono sempre obbligatori e il totale deve essere superiore a 0.
Il conto
Il campo Conto classifica il documento nel piano dei conti svizzero per le PMI. È questo campo ad alimentare il filtro dell'elenco e la tabella della scheda Bilancio annuale. È obbligatorio per una Fattura fornitore o una Nota spese, facoltativo per gli altri tipi.
Clicca sul campo, poi digita un numero o una parola, per esempio 6500 per le spese amministrative. Tutti i conti compatibili sono disponibili appena apri il campo. L'IA può suggerire un conto: la dicitura Classificazione da verificare indica allora il conto, il livello di affidabilità e il motivo. Nella maggior parte dei casi questo suggerimento non viene riportato nel campo: se è vuoto, seleziona tu il conto. Se hai dubbi, chiedi alla tua fiduciaria.
Ripartire un documento su più conti
Quando una Fattura fornitore o una Nota spese riguarda più voci, usa la sezione Ripartizione contabile. A volte l'IA la precompila, se la fattura riunisce più acquisti.
- Clicca su Aggiungi riga.
- Compila Descrizione, Importo IVA esclusa, Aliquota IVA (%), Importo IVA e Totale IVA inclusa.
- Scegli un Conto per la riga. Se non scegli nulla, la riga riprende il conto del documento.
Per ogni riga, l'importo IVA esclusa e l'IVA devono dare il totale e la somma delle righe deve essere uguale ai totali del documento. Altrimenti Bill Alps mostra: La ripartizione deve corrispondere esattamente ai totali del documento.
Gli altri campi
- Scadenza: data limite di pagamento.
- Stato: Da pagare per impostazione predefinita, oppure Pagata.
- Valuta: solo CHF con Starter, tutte le valute con Team e Business.
- Importo IVA esclusa, Aliquota IVA (%) e Importo IVA: facoltativi. Se l'importo IVA esclusa e l'IVA non danno il totale, con una tolleranza di 5 centesimi, compare un avviso che non impedisce di salvare.
- Riferimento di pagamento QR / RF e IBAN del fornitore: aiutano a riconoscere il pagamento durante la riconciliazione bancaria.
- Imposta sull'acquisto: casella visibile su una fattura fornitore, per una fattura di un fornitore estero soggetta all'art. 45 LIVA. La tua fiduciaria ti dirà se ti riguarda.
- N° IVA del fornitore e Note: facoltativi.
5. Seguire le tue spese
L'elenco mostra i documenti del periodo scelto in alto nella pagina: una spesa datata in un altro esercizio non compare quindi nell'elenco. Puoi cercare per fornitore o per numero, filtrare con Tutti i tipi di documento, Tutti i conti e Tutti gli stati e ordinare cliccando sulle intestazioni delle colonne. Il filtro dello stato propone anche Senza giustificativo.
- A fine riga, le icone permettono di aprire il giustificativo, modificare la spesa ed eliminarla.
- Per gestire più righe, spuntale, poi usa Stato per portarle a Da pagare o Pagata, oppure Elimina.
Con un accesso in Lettura al modulo, puoi consultare l'elenco, aprire i documenti ed esportare, ma non aggiungere né modificare spese. Le schede Bilancio annuale e Import Drive richiedono l'accesso in Scrittura. Per impostare questi diritti, vedi la guida per invitare il tuo team.
6. Consultare il bilancio annuale
Nonostante il nome, la scheda Bilancio annuale non è un bilancio contabile: è una sintesi delle tue spese nel periodo scelto.
- Totale spese, IVA recuperabile e Numero di documenti riguardano soltanto i documenti di tipo Fattura fornitore. L'IVA mostrata è la somma degli importi inseriti, non una verifica del tuo diritto di dedurla.
- Una tabella dettaglia queste fatture per conto e per trimestre, da Q1 a Q4. Con il periodo Esercizio, Q1 è il primo trimestre del tuo esercizio, non necessariamente dell'anno civile.
- Se hai più valute, ognuna ha la propria sezione, senza conversione.
- Altri giustificativi elenca tutti gli altri tipi, note spese comprese. Questi importi non vengono aggiunti né al totale né all'IVA.
7. Esportare per la tua fiduciaria
- Dall'elenco: Esporta, poi Esporta in CSV oppure Esporta in JSON. L'esportazione riprende l'elenco visualizzato, filtri compresi.
- Dalla scheda Bilancio annuale: Esportazione dettaglio (CSV) fornisce una riga per spesa o per riga di ripartizione, tutti i tipi insieme. Esportazione sintesi (CSV) riprende la tabella per conto e per trimestre.
Per gestire più documenti in una volta, segui la guida per importare le tue spese da Google Drive.