Der Tab Drive-Import analysiert die PDF-Dateien und Bilder eines Google-Drive-Ordners in einem Durchgang. Jedes Dokument wird zu einem Entwurf, den Sie bestätigen müssen: Nichts gelangt ohne Ihre Zustimmung in Ihre Ausgaben. Google Drive ist die einzige mögliche Quelle, einen gebündelten Datei-Upload gibt es nicht, und der Import ist einmalig: Bill Alps überwacht den Ordner nicht. Für ein einzelnes Dokument fügen Sie die Ausgabe direkt hinzu.
1. Google Drive verbinden
- Öffnen Sie BuchhaltungAusgaben und dann den Tab Drive-Import.
- Klicken Sie auf Google Drive verbinden. Zeigt die Seite Zu prüfende Dokumente an, warten bereits Entwürfe auf Sie: Klicken Sie zuerst auf Weitere Dokumente importieren.
- Erlauben Sie im Google-Fenster den reinen Lesezugriff.
Bill Alps kann Ihre Drive-Dateien weder ändern noch löschen. Die Berechtigung bleibt im Speicher Ihres Browsers erhalten: Nach dem Neuladen der Seite müssen Sie sich erneut verbinden.
2. Die Dokumente auswählen
- Gehen Sie von Meine Ablage aus und klicken Sie auf die Ordner, um in der Ordnerstruktur nach unten zu navigieren.
- Klicken Sie im richtigen Ordner auf Aus « Ordnername » importieren. Bill Alps sucht darin nach PDF-Dateien und Bildern im Format PNG, JPEG und WebP, einschliesslich Unterordnern.
- Alle gefundenen Dateien sind angekreuzt: Entfernen Sie das Häkchen bei denen, die Sie auslassen möchten.
- Klicken Sie auf N Dokument(e) importieren.
Die Suche endet bei 500 Dateien oder 10 Ebenen von Unterordnern. Eine Meldung weist Sie darauf hin, wenn die Liste begrenzt wurde.
3. Die Analyse verfolgen
Ein Zähler zeigt die Anzahl der verarbeiteten Dokumente an. Lassen Sie den Browser-Tab geöffnet: Die Analyse läuft in Ihrem Browser ab. Wird die Seite geschlossen, bleiben die bereits erstellten Entwürfe erhalten. Die Schaltfläche Abbrechen lässt die laufenden Dokumente fertig verarbeiten, die übrigen erhalten den Status Übersprungen.
Ein Häkchen zeigt einen erstellten Entwurf an. Die anderen Status kennzeichnen ein Dokument, das nicht erfolgreich verarbeitet wurde:
- Unlesbar: ungenügende Qualität. Machen Sie einen schärferen Scan. Die Analyse wird nicht abgezogen.
- Zu gross: Die Datei überschreitet 10 MB.
- Format nicht unterstützt: Die Datei ist weder ein PDF noch ein Bild im Format PNG, JPEG oder WebP.
- Download fehlgeschlagen: Die Datei konnte nicht aus Drive abgerufen werden, zum Beispiel wenn Sie das Fenster zur erneuten Google-Anmeldung geschlossen haben.
- Dienst überlastet: Der Analysedienst bleibt auch nach einem automatischen neuen Versuch überlastet. Versuchen Sie es später erneut.
- Kontingent erreicht: Die Analysen des Monats sind aufgebraucht. Die restlichen Dokumente erhalten den Status Übersprungen.
- Fehler: Die Verarbeitung ist fehlgeschlagen.
Um diese Dateien erneut zu verarbeiten, starten Sie einen Import im selben Ordner und kreuzen Sie nur sie an.
4. Die Dokumente bestätigen
Die Liste Zu prüfende Dokumente bleibt verfügbar, solange nicht alles bearbeitet ist: Kehren Sie über den Tab Drive-Import oder über das Banner oben auf der Seite Ausgaben dorthin zurück. Die Lieferantenrechnungen sind separat gruppiert, die übrigen Belegarten stehen zuoberst unter Zu klassieren.
- Klicken Sie auf eine Zeile, um Dokument prüfen zu öffnen. Der Link Dokument öffnen zeigt die Originaldatei an.
- Korrigieren Sie die Daten. Das Formular ist dasselbe wie bei einer von Hand erfassten Ausgabe.
- Wählen Sie bei einer Lieferantenrechnung oder einer Spesenabrechnung ein Konto. Schlägt die KI eines vor, steht es hinter dem Hinweis Kontierung prüfen und erscheint zuoberst in der Liste.
- Klicken Sie auf Bestätigen, um die Ausgabe zu erstellen, auf Speichern, um Ihre Korrekturen zu behalten und später zu entscheiden, oder auf Ablehnen, um den Entwurf sofort und ohne Rückfrage zu löschen.
Um mehrere Zeilen auf einmal zu bearbeiten, kreuzen Sie sie an und klicken Sie dann auf Bestätigen (N) oder Ablehnen (N). Eine Ablehnung löscht den Entwurf und seine Kopie in Bill Alps endgültig, lässt die Drive-Datei aber unberührt.
Die zu kontrollierenden Punkte
- Konto: Hat eine Lieferantenrechnung oder Spesenabrechnung Ihrer Auswahl kein Konto (Spalte Konto unter Zu klassieren), wird die gesamte Sammelbestätigung abgelehnt, mit der Meldung: Wählen Sie für jede Position und die Versandkosten ein Konto. Ist die Kontenliste leer, geben Sie die Rechtsform an.
- Fehlende Daten: Ohne lesbaren Lieferanten übernimmt Bill Alps den Dateinamen, ohne Datum das Änderungsdatum der Datei. Ein nicht erkannter Betrag bleibt auf 0, mit einem Warnsymbol in der Zeile. Öffnen Sie das Dokument, um ihn zu ergänzen: Die Sammelbestätigung prüft ihn nicht.
- Übersprungene Dokumente: Die Meldung kündigt wegen der Monatslimite übersprungene Belege an, sie erscheint aber auch, wenn bei einer Steuerveranlagung oder einer Sozialversicherungsabrechnung die obligatorische Referenz fehlt. Diese Dokumente bleiben in der Liste.
- Währung im Starter-Plan: Die Währung wird auf CHF gesetzt, und der Betrag bleibt derjenige des Dokuments, ohne Umrechnung. Korrigieren Sie den Betrag einer Rechnung in Fremdwährung.
- Status und Notizen: Alle Entwürfe kommen als Zu bezahlen an, und das Feld Notizen enthält den Pfad der Datei in Drive.
5. Duplikate vermeiden
Bill Alps erkennt bereits importierte Dateien nicht. Wenn Sie einen Import im selben Ordner erneut starten, wird jede angekreuzte Datei erneut analysiert, pro Datei eine Analyse verbraucht und ein neuer Entwurf erstellt. Entfernen Sie daher das Häkchen bei bereits Bearbeitetem oder legen Sie Ihre Rechnungen in einem Ordner pro Zeitraum ab. Gelangt ein Duplikat in die Liste, lehnen Sie es ab.
6. Google Drive trennen
Solange Sie verbunden sind, bleibt die Schaltfläche Google Drive trennen oben auf der Seite. Nach der Bestätigung hat Bill Alps keinen Zugriff mehr auf Ihr Drive. Bereits importierte Dokumente und ausstehende Entwürfe bleiben erhalten.
Sobald Ihre Ausgaben bestätigt sind, importieren Sie Ihre Kontoauszüge, um sie mit Ihren Zahlungen abzugleichen.