La scheda Import Drive analizza in un colpo solo i PDF e le immagini di una cartella Google Drive. Ogni documento diventa una bozza da convalidare: niente entra nelle tue spese senza il tuo consenso. Google Drive è l'unica fonte possibile, non esiste un caricamento di file in blocco e l'importazione si fa su richiesta: Bill Alps non sorveglia la cartella. Per un documento singolo, aggiungi direttamente la spesa.
1. Collegare Google Drive
- Apri ContabilitàSpese, poi la scheda Import Drive.
- Clicca su Collegare Google Drive. Se la pagina mostra Documenti da verificare, ci sono già delle bozze in attesa: clicca prima su Importare altri documenti.
- Nella finestra di Google, autorizza l'accesso in sola lettura.
Bill Alps non può né modificare né eliminare i tuoi file Drive. L'autorizzazione resta in memoria nel tuo browser: dopo un ricaricamento della pagina dovrai ricollegarti.
2. Scegliere i documenti
- Parti da Il mio Drive e clicca sulle cartelle per scendere nella struttura.
- Una volta nella cartella giusta, clicca su Importare da « nome della cartella ». Bill Alps vi cerca i PDF e le immagini PNG, JPEG e WebP, sottocartelle comprese.
- Tutti i file trovati sono spuntati: togli la spunta a quelli da lasciare da parte.
- Clicca su Importare N documento/i.
La ricerca si ferma a 500 file o a 10 livelli di sottocartelle. Un messaggio ti avvisa se l'elenco è stato limitato.
3. Seguire l'analisi
Un contatore indica il numero di documenti elaborati. Tieni aperta la scheda: l'analisi si svolge nel tuo browser. Se la pagina si chiude, le bozze già create vengono conservate. Il pulsante Interrompere lascia terminare i documenti in corso, gli altri passano a Ignorato.
Una spunta indica una bozza creata. Gli altri stati segnalano un documento che non è andato a buon fine:
- Illeggibile: qualità insufficiente. Rifai una scansione più nitida. L'analisi non viene conteggiata.
- Troppo grande: il file supera i 10 MB.
- Formato non supportato: il file non è né un PDF né un'immagine PNG, JPEG o WebP.
- Download non riuscito: non è stato possibile recuperare il file da Drive, per esempio se hai chiuso la finestra di riconnessione Google.
- Servizio saturo: il servizio di analisi resta sovraccarico anche dopo un nuovo tentativo automatico. Riprova più tardi.
- Quota raggiunta: le analisi del mese sono esaurite. I documenti rimanenti passano a Ignorato.
- Errore: l'elaborazione non è riuscita.
Per riprendere questi file, rilancia un'importazione sulla stessa cartella e spunta solo quelli.
4. Convalidare i documenti
L'elenco Documenti da verificare resta disponibile finché non hai trattato tutto: puoi tornarci dalla scheda Import Drive oppure dal banner mostrato in alto nella pagina Spese. Le fatture fornitori sono raggruppate a parte, gli altri tipi di documento compaiono in testa sotto Da classificare.
- Clicca su una riga per aprire Verificare il documento. Il link Aprire il documento mostra il file originale.
- Correggi i dati. Il modulo è lo stesso di una spesa inserita a mano.
- Per una fattura fornitore o una nota spese, scegli un Conto. Se l'IA ne suggerisce uno, compare dopo la dicitura Classificazione da verificare e sale in cima all'elenco.
- Clicca su Convalidare per creare la spesa, su Salva per conservare le tue correzioni e decidere più tardi, oppure su Respingere per eliminare subito la bozza, senza conferma.
Per gestire più righe in una volta, spuntale, poi clicca su Convalidare (N) o Respingere (N). Una bozza respinta viene eliminata definitivamente, insieme alla sua copia in Bill Alps, ma il file su Drive non viene toccato.
I punti da controllare
- Conto: se una fattura fornitore o una nota spese della tua selezione non ha un conto (colonna Conto in Da classificare), l'intera convalida di gruppo viene rifiutata, con il messaggio: Scegliere un conto per ogni riga e per le spese di spedizione. Se l'elenco dei conti è vuoto, indica la forma giuridica.
- Dati mancanti: senza un fornitore leggibile, Bill Alps riprende il nome del file; senza data, la data di modifica del file. Un importo non rilevato resta a 0, con un'icona di avviso sulla riga. Apri il documento per completarlo: la convalida di gruppo non lo controlla.
- Documenti ignorati: il messaggio annuncia documenti ignorati a causa del limite mensile, ma compare anche quando una Decisione fiscale o un Rendiconto sociale non ha il riferimento obbligatorio. Questi documenti restano nell'elenco.
- Valuta con Starter: la valuta viene forzata in CHF e l'importo resta quello del documento, senza conversione. Correggi l'importo di una fattura in valuta estera.
- Stato e note: tutte le bozze arrivano Da pagare e il campo Note indica il percorso del file in Drive.
5. Evitare i duplicati
Bill Alps non riconosce i file già importati. Rilanciare un'importazione sulla stessa cartella analizza di nuovo ogni file spuntato, consuma un'analisi per file e crea una nuova bozza. Togli quindi la spunta a ciò che è già stato elaborato, oppure organizza le tue fatture in una cartella per periodo. Se un duplicato finisce nell'elenco, respingilo.
6. Disconnettere Google Drive
Finché sei collegato, il pulsante Disconnettere Google Drive resta in alto nella pagina. Dopo la conferma, Bill Alps non ha più accesso al tuo Drive. I documenti già importati e le bozze in attesa vengono conservati.
Una volta convalidate le tue spese, importa i tuoi estratti conto bancari per riconciliarle con i tuoi pagamenti.