La riconciliazione bancaria consiste nel collegare ogni riga del tuo estratto conto al documento che salda. Bill Alps confronta le tue registrazioni con le tue fatture, spese e buste paga, applica ciò che è certo e lascia a te decidere il resto. I tuoi documenti passano così a pagati, alla data della registrazione bancaria.
1. Cosa confronta Bill Alps
La riconciliazione si avvia dopo ogni importazione di un estratto conto. Considera solo i documenti ancora aperti, nella stessa valuta della registrazione:
- Un'entrata di denaro viene confrontata con le fatture nello stato Pronta, Inviata o In ritardo. Una bozza o una fattura annullata non viene mai proposta.
- Un'uscita di denaro viene confrontata con i documenti nello stato Da pagare della pagina Spese, di qualsiasi tipo, e con le buste paga senza data di pagamento, solo in CHF.
Un documento già contrassegnato come pagato a mano non viene più proposto. Una registrazione di annullamento segnalata dalla banca in un file camt non viene mai riconciliata.
2. I tre livelli di corrispondenza
- Corrispondenze certe: applicate automaticamente. Una fattura viene riconosciuta dal suo riferimento QR o dal suo numero, con l'importo corretto. Una spesa viene riconosciuta dal suo riferimento di pagamento QR o RF, anche se l'importo differisce, oppure dall'IBAN del fornitore o dal numero del documento, con l'importo corretto. Uno stipendio viene riconosciuto dall'IBAN del dipendente, oppure dal suo nome e dall'importo netto, attorno al mese di stipendio.
- Corrispondenze probabili: da verificare. Stesso importo e nome del cliente o del fornitore, somma di due o tre fatture dello stesso cliente (Somma di fatture), riferimento o numero di fattura esatto con un importo diverso (Importo parziale), oppure secondo pagamento per lo stesso documento (Pagamento doppio?).
- Corrispondenze possibili: da verificare con attenzione. Concordano solo l'importo e il periodo. Più candidati segnala che altri documenti hanno lo stesso importo, Unico candidato che ce n'è uno solo.
L'importo deve corrispondere con una tolleranza di 5 centesimi per una fattura o una spesa, e di 1 franco per uno stipendio netto. Il periodo va da 5 giorni prima della data del documento a 90 giorni dopo la scadenza per una fattura, e a 60 giorni dopo la scadenza per una spesa (120 giorni dopo la data del documento se non ha una scadenza). Per uno stipendio va dal mese precedente al mese successivo.
3. Verificare le proposte
- Apri ContabilitàBanca, scheda Riconciliazione, oppure clicca su Verifica le proposte al termine di un'importazione.
- In Da verificare, confronta la registrazione, a sinistra, con il documento proposto, a destra. I badge indicano i motivi della proposta.
- Clicca su Accetta se il documento è quello giusto, su Rifiuta altrimenti.
Quando un gruppo di corrispondenze certe o probabili contiene più righe, Accetta tutte le convalida in un colpo solo. Questo pulsante non esiste per le corrispondenze possibili: verificale una per una. Un'associazione rifiutata non viene più proposta e sia la registrazione sia il documento restano liberi.
La pagina mostra l'anno civile in cui termina il periodo scelto. Le riconciliazioni già applicate, automatiche o no, si trovano sotto Riconciliate. Una corrispondenza certa resta da verificare solo se non è stato possibile applicarla, per esempio quando la persona che ha importato l'estratto conto non ha l'accesso in Scrittura al modulo del documento.
4. Cosa cambia sul documento
- Fattura: passa a Pagata, alla data della registrazione bancaria. Anche una fattura Pronta viene considerata come inviata.
- Spesa: passa a Pagata, con la data della registrazione come data di pagamento.
- Busta paga: mostra Pagato il seguito dalla data della registrazione.
- Registrazione: un badge accanto alla descrizione indica il documento collegato. Passaci sopra con il mouse per leggere il dettaglio.
5. Gestire una registrazione senza proposta
Se conosci il documento interessato, collegalo a mano:
- Nella scheda Registrazioni, clicca sulla riga.
- In Modifica la registrazione, clicca su Riconcilia….
- Scegli Fattura, Giustificativo o Stipendio, poi cerca per numero, nome o importo. Senza ricerca vengono mostrati i documenti aperti più recenti.
- Clicca sul documento. La riconciliazione viene applicata subito, senza conferma.
Il documento deve essere aperto e nella stessa valuta della registrazione. L'importo non viene controllato: verificalo prima di cliccare. Vengono mostrati solo i tipi di documento il cui modulo è attivo e per i quali hai l'accesso in Scrittura. Nell'elenco Riconciliate, questa riconciliazione riporta la dicitura Collegamento manuale.
Se il documento non esiste ancora, crealo, poi clicca su Riavvia la riconciliazione nella scheda Riconciliazione. Bill Alps riesamina le registrazioni dell'anno visualizzato che non hanno un collegamento attivo, applica le corrispondenze certe e aggiunge le altre da verificare.
Una registrazione senza un documento da collegare, come le spese bancarie o un giroconto tra i tuoi conti, può restare senza collegamento. Aggiungile un commento o un colore per ritrovarla. Per il suo trattamento contabile, chiedi alla tua fiduciaria.
6. Annullare una riconciliazione
- Apri la scheda Riconciliazione, poi Riconciliate.
- Sulla riga interessata, clicca su Scollega. Lo stesso pulsante si trova in Modifica la registrazione.
- La fattura riprende lo stato precedente. Una fattura Inviata con scadenza passata torna In ritardo.
- La spesa torna Da pagare e la busta paga perde la data di pagamento.
- Se una registrazione saldava più fatture, vengono scollegate tutte insieme.
- Se nel frattempo hai cambiato a mano lo stato del documento, Bill Alps non lo tocca.
Per sollecitare le fatture rimaste non pagate, segui la guida sul monitoraggio dei pagamenti e sui solleciti.