L'account fiduciario riunisce le aziende dei tuoi clienti in un unico accesso: la pagina Mandati le elenca e un selettore ti fa passare dall'una all'altra. Questa guida segue il lavoro di uno studio, dall'apertura dell'account alla fine di un mandato.
1. Aprire un account fiduciario
La modalità fiduciaria si sceglie alla registrazione.
- Apri la registrazione fiduciaria, crea il tuo account e verifica il tuo indirizzo e-mail.
- Inserisci il nome del tuo studio in Nome dell’azienda, poi clicca su Continua.
- Alla domanda Gestite altre aziende in qualità di fiduciaria?, seleziona Sì, siamo una fiduciaria, poi clicca su Completa la configurazione.
Arrivi sulla Dashboard, senza scelta del piano né carta di credito, e Mandati compare nel menu. L'azienda inserita è la tua azienda (La mia azienda), non un mandato: non viene fatturata sul tuo abbonamento fiduciario e resta ai limiti del piano Starter.
2. Leggere la pagina Mandati
La pagina Mandati, riservata al titolare dell'account fiduciario, mostra un riquadro per ogni azienda. Ne esistono due tipi:
- l'azienda che hai creato ti appartiene: puoi archiviarla o eliminarla;
- il Mandato esterno appartiene al tuo cliente: ne sei amministratore finché il mandato dura.
Il filtro Stato propone Attivi (aziende in corso e richieste in attesa), Richieste (richieste di accesso in attesa o chiuse), Archiviati e Tutti. Sul riquadro, il badge del piano mostra Gratuito per Starter, poi Team o Business. Dati aziendali incompleti segnala che manca l'indirizzo completo o il cantone.
3. Aggiungere un mandato
- Nella pagina Mandati, clicca su Aggiungi un’azienda. Il pulsante + in alto sullo schermo apre la stessa finestra, Aggiungere un mandato.
- In Nome dell'azienda, inserisci almeno tre caratteri del nome, oppure il numero IDI completo.
- Scegli un risultato. Bill Alps cerca nel registro di commercio e contrassegna con il badge Bill Alps le aziende che hanno già un account. Se l'azienda non compare, tieni il nome inserito.
Un'azienda non ancora su Bill Alps
- Sotto Chi paga l'abbonamento?, scegli La mia fiduciaria o Il cliente (vedi il punto 4).
- Se paga la tua fiduciaria, spunta i Moduli fatturati. All'inizio sono spuntati tutti e tre e il Totale mensile si adegua a ogni clic.
- Clicca su Crea mandato.
Il mandato diventa l'azienda attiva e arrivi sulla sua Dashboard. Resta da completare le sue impostazioni.
Un'azienda già su Bill Alps
La finestra mostra Azienda già su Bill Alps. Clicca su Richiedi l’accesso: il proprietario e gli amministratori ricevono un'e-mail, e non viene creato né fatturato nulla. Il riquadro passa a In attesa. La richiesta scade dopo 14 giorni; nel frattempo puoi:
- Invia di nuovo l’e-mail, una volta ogni 24 ore: il nuovo link sostituisce il precedente e il termine riparte da 14 giorni;
- Annulla la richiesta.
Ricevi un'e-mail quando il cliente risponde. Se accetta, il riquadro passa ad Accettato e diventi amministratore dell'azienda. Un riquadro Rifiutato, Scaduto o Annullato resta sotto Richieste finché non clicchi su Chiudi, e puoi inviare una nuova richiesta.
4. Scegliere chi paga e quali moduli
Chi paga si sceglie mandato per mandato e può cambiare in entrambe le direzioni.
- La mia fiduciaria: il mandato viene fatturato sul tuo abbonamento, modulo per modulo. Un modulo fatturato offre tutte le funzionalità Business, un modulo non fatturato resta ai limiti del piano Starter.
- Il cliente: nulla sul tuo abbonamento, il mandato parte con i limiti del piano Starter. Un mandato esterno mantiene allo stesso modo il piano e l'abbonamento del suo proprietario.
Se paga la tua fiduciaria e non hai un abbonamento attivo, Crea mandato apre Abbonamento richiesto. Clicca su Configurare la fatturazione e paga online: il mandato viene creato una volta configurato il pagamento. Vengono ripresi solo il suo nome e i suoi moduli: completa poi l'IDI e l'indirizzo con Modifica.
In seguito, ogni riquadro propone, a seconda del caso:
- Moduli fatturati: cambia i moduli che paghi, poi clicca su Salvare i moduli. Almeno un modulo deve restare spuntato.
- Riprendere la fatturazione: passa un mandato pagato dal cliente sul tuo abbonamento. Serve un abbonamento attivo: altrimenti, crea prima un mandato fatturato dalla tua fiduciaria.
- Restituire la fatturazione: il mandato lascia il tuo abbonamento e passa ai limiti del piano Starter finché il cliente non sottoscrive un abbonamento. I suoi dati restano intatti.
5. Capire le tariffe
Il prezzo si calcola separatamente per ogni modulo, in base al numero di mandati che fatturi per quel modulo, per mandato e per mese, IVA esclusa:
- Da 1 a 9 mandati: CHF 7.00
- Da 10 a 24 mandati: CHF 5.00
- Da 25 a 49 mandati: CHF 4.00
- 50 mandati e oltre: CHF 3.00
La tariffa della fascia si applica a tutti i mandati del modulo. Per esempio, 12 mandati in Fatturazione & preventivi e 5 in Salari costano 12 × CHF 5.00 + 5 × CHF 7.00, ovvero CHF 95.00 al mese. Un mandato in più può far scendere il totale: da 9 a 10 mandati, un modulo passa da CHF 63.00 a CHF 50.00. I mandati archiviati e la tua azienda non vengono contati.
Sui moduli fatturati, ogni mandato include un volume per mese civile. Oltre, nulla viene bloccato: l'eccedenza si aggiunge alla fattura successiva.
- Buste paga: 20 incluse, poi CHF 2.00 per busta
- Estrazioni di giustificativi: 200 incluse, poi CHF 0.50 per estrazione
- Precompilazioni IA: 100 incluse, poi CHF 0.20 per precompilazione
- Categorizzazioni IA: 300 incluse, poi CHF 0.10 per transazione
Per seguire i tuoi costi, torna sulla tua azienda e apri Il mio accountOfferta fiduciaria: Totale mensile, Dettaglio per modulo, superamenti del mese. Gestisci l'abbonamento apre il portale di pagamento Stripe e la sezione Fatturazione elenca le tue fatture. Sul riquadro di un mandato fatturato, Uso questo mese mostra il consumo, per esempio 12/20.
6. Lavorare in un mandato
Il selettore dell'azienda, in alto sullo schermo (nel menu su mobile), compare non appena hai accesso a due aziende. Le raggruppa sotto La mia azienda, Mandati (quelle che hai creato) e Altre (quelle in cui sei invitato, compresi i mandati esterni). Cambiare azienda ti porta sulla sua Dashboard. Su un riquadro, Apri dashboard fa lo stesso e Modifica apre le sue impostazioni. L'interfaccia cambia a seconda del tipo di mandato:
- In un'azienda che hai creato, il gruppo Impostazioni del menu si riduce a una voce con il nome del mandato e Il mio account scompare. Moduli e Membri e accessi passano nella scheda Generale di quella pagina. Preferenze (valuta, numerazione) e Chiavi API non sono accessibili.
- In un mandato esterno, vedi La mia azienda e Il mio account come qualsiasi amministratore. Abbonamento e Fatturazione sono quelli del cliente.
- Il mio account del tuo studio, con Offerta fiduciaria, torna quando passi di nuovo alla tua azienda.
In Moduli, i moduli fatturati si gestiscono dalla pagina Mandati, gli altri si attivano liberamente. Contabilità resta disattivata finché non è né fatturata né spuntata qui.
Per un collaboratore, invia un invito da Membri e accessi del mandato, con permessi per modulo. Serve un piano a pagamento su questo mandato, fatturato da te o dal cliente.
7. Terminare un mandato
- Archivia (azienda creata da te): il mandato esce dalla fatturazione e dal selettore, i suoi dati vengono conservati. Le fatture pianificate, l'invio delle buste paga e il portale dipendenti vengono sospesi. Ripristina, sotto Archiviati, lo fattura di nuovo con gli stessi moduli; le fatture ricorrenti riprendono al ciclo successivo, senza recupero.
- Rimuovi (azienda creata da te): digita il nome esatto, poi Elimina definitivamente. Tutti i dati vengono cancellati, senza possibilità di ritorno.
- Lascia il mandato (mandato esterno): il tuo accesso scompare, i dati restano presso il proprietario.
Anche il cliente può revocare il tuo accesso: Bill Alps non ti invia un'e-mail e il riquadro passa ad Accesso revocato sotto Richieste. Quando un mandato esterno che fatturi termina, la tua fatturazione si interrompe e l'azienda torna ai limiti del piano Starter finché il suo proprietario non sottoscrive un abbonamento.
Quando un cliente riceve la tua richiesta di accesso, trasmettigli la guida Dare accesso alla propria fiduciaria.