Kontoauszüge importieren

Die Seite Bank bündelt die Buchungen Ihrer Bankkonten. Dort laden Sie eine Datei Ihrer Bank hoch und kontrollieren die Zeilen, danach vergleicht Bill Alps sie mit Ihren Rechnungen, Ausgaben und Löhnen. Import und Abgleich setzen den Zugriff Schreiben auf das Modul Buchhaltung voraus.

1. Den Kontoauszug bei Ihrer Bank beziehen

Bill Alps akzeptiert diese Formate, bis zu 20 MB pro Datei:

• camt.053 (XML-Datei): der elektronische Kontoauszug im Format ISO 20022, als Tages- oder Monatsauszug. Es ist das vollständigste Format: Es liefert die IBAN, die Bankreferenzen und die Salden.
• camt.054 (XML-Datei): die Belastungs- oder Gutschriftsanzeige Ihrer Bank. Sie enthält keine Salden.
• CSV und Excel (.xlsx): ein Export aus Ihrem E-Banking, dessen Spalten Sie in Schritt 4 zuordnen.

Öffnen Sie in Ihrem E-Banking das betreffende Konto und suchen Sie den Download oder Export des Auszugs, als camt.053 oder ISO 20022, wenn die Bank ihn anbietet, sonst als CSV. Der Name des Menüs unterscheidet sich von Bank zu Bank: Finden Sie die Option nicht, fragen Sie bei Ihrer Bank nach, wie Sie den elektronischen Auszug erhalten.

2. Die Datei hochladen

1. Öffnen Sie BuchhaltungBank und klicken Sie auf Auszug importieren.
2. Ziehen Sie die Datei in den Bereich oder klicken Sie auf Durchsuchen.
3. Enthält eine Excel-Datei mehrere Arbeitsblätter, wählen Sie das zu importierende aus.

Eine camt-Datei geht direkt zum Schritt Prüfung, eine CSV- oder Excel-Datei zum Schritt Spalten.

3. Eine camt-Datei kontrollieren

Es muss nichts zugeordnet werden. Für jedes Konto zeigt Bill Alps den Zeitraum, die Anzahl der Buchungen und, bei einer camt.053, den Anfangssaldo und den Schlusssaldo an. Das Badge Saldo stimmt bestätigt, dass die Buchungen tatsächlich zum Schlusssaldo führen. Andernfalls wird die Differenz angezeigt.

• Eine Sammelbuchung der Bank wird in eine Zeile pro Zahlung aufgeteilt, wenn die Einzelposten dem Gesamtbetrag entsprechen. Andernfalls bleibt sie eine einzige Zeile, mit einem Hinweis.
• Vorgemerkte Buchungen und solche in einer nicht unterstützten Währung werden übersprungen und in den Hinweisen gemeldet.

Prüfen Sie die Zähler Neu, Bereits importiert und Hinweise und klicken Sie dann auf N Zeilen importieren.

4. Die Spalten einer CSV- oder Excel-Datei zuordnen

Bill Alps erkennt gängige Spaltentitel auf Französisch, Deutsch, Englisch und Italienisch und füllt die Zuordnung vor. Kontrollieren Sie sie anhand der Dateivorschau.

1. Prüfen Sie die Option Die erste Zeile enthält die Spaltentitel.
2. Wählen Sie unter Betragsformat entweder Betrag mit Vorzeichen (eine Spalte, negativ für Zahlungsausgänge) oder Belastung + Gutschrift (zwei Spalten).
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: Datum mit seinem Datumsformat, Betrag (oder Belastung und Gutschrift), Buchungstext, Währung und Bankkonto.
4. Ergänzen Sie nach Möglichkeit die optionalen Felder Gegenpartei und Referenz, die für den Abgleich nützlich sind, sowie Saldo und Kommentar.
5. Kontrollieren Sie unter Bereit zum Import? die Zähler Gültig, Fehlerhaft und Duplikate und klicken Sie dann auf N Zeilen importieren.

• Währung und Bankkonto können aus einer Spalte stammen (Aus einer Spalte) oder ein Fester Wert sein. Wird keine Spalte erkannt, übernimmt das Bankkonto den Dateinamen: Ersetzen Sie ihn durch die IBAN oder einen klaren Namen und behalten Sie für dasselbe Konto immer denselben Wert bei.
• Die Spalte Bankkonto muss Ihr eigenes Konto enthalten, nicht das des Begünstigten. Bill Alps warnt Sie bei mehr als 10 verschiedenen Werten.
• Wenn die meisten Daten nicht gelesen werden können, führt Sie Format korrigieren zur Wahl des Datumsformats.
• Fehlerhafte Zeilen (unlesbares Datum oder unlesbarer Betrag, Belastung und Gutschrift in derselben Zeile ausgefüllt, unbekannte Währung, leeres Pflichtfeld) werden beim Import ignoriert. Die Karte Bereit zum Import? nennt die Einzelheiten.
• Werden Umlaute oder Akzente in der Vorschau falsch angezeigt, speichern Sie Ihre CSV-Datei in UTF-8 und laden Sie sie neu.

5. Die Erkennung von Duplikaten verstehen

Bei einer camt-Datei vergleicht Bill Alps die Bankreferenz jeder Buchung mit den bereits gespeicherten. Bekannte Buchungen landen unter Bereits importiert und werden nicht erneut importiert: Sie können denselben Kontoauszug ohne Risiko zweimal hochladen. Ist alles bekannt, zeigt die Seite Alle diese Buchungen sind bereits importiert an, und die Importschaltfläche bleibt inaktiv.

6. Den Import abschliessen

Abbrechen stoppt den laufenden Import: Die bereits importierten Buchungen bleiben erhalten. Bill Alps startet danach den Abgleich und zeigt dann eine Zusammenfassung an: importierte Buchungen, bereits bekannte Buchungen, automatisch abgeglichene Buchungen und zu prüfende Vorschläge. Fahren Sie mit Vorschläge prüfen oder Buchungen anzeigen fort, je nach angezeigter Schaltfläche, oder mit Weitere Datei importieren.

7. Ihre Buchungen ansehen und filtern

Der Tab Buchungen listet die Zeilen des oben auf der Seite gewählten Zeitraums auf, standardmässig 100 pro Seite (wahlweise 50 oder 200). Klicken Sie zum Sortieren auf den Spaltenkopf Datum, Buchungstext oder Betrag. Erstreckt sich Ihr Geschäftsjahr über zwei Kalenderjahre, zeigt die Liste nur den Teil im Abschlussjahr an, und eine Meldung weist Sie darauf hin.

Zum Filtern klicken Sie auf das Trichtersymbol einer Spalte, stellen den Filter ein und klicken dann auf Anwenden. Auf dem Mobilgerät verwenden Sie die Schaltfläche Filter.

• Datum: ein Datumsbereich mit Von und Bis.
• Buchungstext: eine Textsuche. Die Sortierung nach Spalte ist während der Suche deaktiviert.
• Bankkonto: ein oder mehrere Konten.
• Betrag: ein Vergleich, zum Beispiel Kleiner als, bei Bedarf mit einer zweiten Bedingung. Geldabgänge sind negativ.

Alle löschen entfernt alle Filter.

Eine abgeglichene Buchung zeigt ihr Dokument neben dem Buchungstext an.

8. Eine Buchung korrigieren und ihr eine Farbe geben

Klicken Sie auf eine Zeile, um Buchung bearbeiten zu öffnen. Dort können Sie unter anderem Datum, Betrag, Buchungstext, Währung, Bankkonto, Gegenpartei und Referenz korrigieren, einen Kommentar hinzufügen oder eine Farbe wählen und dann auf Speichern klicken. Ein Symbol kennzeichnet den Kommentar anschliessend in der Liste.

Die Farbe ist lediglich eine visuelle Markierung. Klicken Sie auf den Farbpunkt links neben einer Zeile, um eine vorgeschlagene oder eine benutzerdefinierte Farbe zu wählen (bestätigen Sie Letztere mit Übernehmen), oder auf Farbe entfernen, um sie zu entfernen. Für mehrere Zeilen kreuzen Sie diese an und verwenden Farbe in der Auswahlleiste.

9. Buchungen löschen

Für eine Zeile öffnen Sie sie und klicken auf Löschen. Für mehrere kreuzen Sie sie an und klicken in der Auswahlleiste auf Löschen. Bestätigen Sie im Fenster, das sich öffnet.

Ihre Buchungen sind importiert: Fahren Sie mit der Anleitung zum Bankabgleich fort, um die Vorschläge zu prüfen.