La pagina Banca raggruppa le registrazioni dei tuoi conti bancari. Vi carichi un file fornito dalla tua banca, controlli le righe, poi Bill Alps le confronta con le tue fatture, spese e stipendi. L'importazione e la riconciliazione richiedono l'accesso in Scrittura al modulo Contabilità.
1. Ottenere l'estratto conto dalla tua banca
Bill Alps accetta questi formati, fino a 20 MB per file:
- camt.053 (file XML): l'estratto conto elettronico in formato ISO 20022, di fine giornata o di fine mese. È il formato più completo: fornisce l'IBAN, i riferimenti bancari e i saldi.
- camt.054 (file XML): l'avviso di addebito o di accredito della tua banca. Non contiene saldi.
- CSV ed Excel (.xlsx): un'esportazione del tuo e-banking, di cui associ le colonne al passaggio 4.
Nel tuo e-banking, apri il conto interessato e cerca il download o l'esportazione dell'estratto conto, in camt.053 o ISO 20022 se la banca lo propone, altrimenti in CSV. Il nome del menu varia da una banca all'altra: se non trovi l'opzione, chiedi alla tua banca come ottenere l'estratto conto elettronico.
2. Caricare il file
- Apri ContabilitàBanca e clicca su Importa un estratto.
- Trascina il file nell'area oppure clicca su Sfoglia.
- Se un file Excel contiene più fogli, scegli quello da importare.
Un file camt passa direttamente alla fase Verifica, un CSV o un Excel alla fase Colonne.
3. Controllare un file camt
Non c'è nulla da associare. Per ogni conto, Bill Alps mostra il Periodo, il numero di Registrazioni e, per un camt.053, il Saldo iniziale e il Saldo finale. Il badge Saldo coerente conferma che le registrazioni portano effettivamente al saldo finale. Altrimenti viene mostrata la differenza.
- Una registrazione cumulativa della banca viene suddivisa in una riga per pagamento quando il dettaglio corrisponde all'importo totale. Altrimenti resta su una sola riga, con un avviso.
- Le registrazioni in sospeso e quelle in una valuta non supportata vengono ignorate e segnalate negli avvisi.
Controlla i contatori Nuove, Già importate e Avvisi, poi clicca su Importa N righe.
4. Associare le colonne di un CSV o di un Excel
Bill Alps riconosce i titoli di colonna più comuni in francese, tedesco, inglese e italiano, poi precompila l'associazione. Controllala con l'aiuto dell'Anteprima del file.
- Verifica l'opzione La prima riga contiene le intestazioni.
- In Formato degli importi, scegli Importo con segno (una colonna, negativa per le uscite) oppure Addebito + Accredito (due colonne).
- Compila i campi obbligatori: Data e il relativo Formato della data, Importo (oppure Addebito e Accredito), Descrizione, Valuta e Conto bancario.
- Aggiungi, se possibile, i campi facoltativi Controparte e Riferimento, utili per la riconciliazione, oltre a Saldo e Commento.
- In Pronto per l'importazione?, controlla i contatori Valide, Con errori e Duplicati, poi clicca su Importa N righe.
- Valuta e Conto bancario possono provenire da una colonna (Da una colonna) oppure da un Valore fisso. Se nessuna colonna viene riconosciuta, il conto bancario riprende il nome del file: sostituiscilo con l'IBAN o con un nome chiaro e mantieni sempre lo stesso valore per uno stesso conto.
- La colonna Conto bancario deve contenere il tuo conto, non quello del beneficiario. Bill Alps ti avvisa oltre i 10 valori diversi.
- Se la maggior parte delle date non viene accettata, Correggi il formato ti porta alla scelta del formato della data.
- Le righe con errori (data o importo illeggibile, addebito e accredito compilati sulla stessa riga, valuta sconosciuta, campo obbligatorio vuoto) vengono ignorate all'importazione. Il riquadro Pronto per l'importazione? ne fornisce il dettaglio.
- Se gli accenti vengono visualizzati male nell'anteprima, salva il tuo CSV in UTF-8 e ricaricalo.
5. Capire il rilevamento dei duplicati
Per un camt, Bill Alps confronta il riferimento bancario di ogni registrazione con quelli già salvati. Le registrazioni note passano in Già importate e non vengono reimportate: puoi caricare due volte lo stesso estratto conto senza rischi. Se tutto è già noto, la pagina mostra Tutte queste registrazioni sono già importate e il pulsante di importazione resta inattivo.
6. Concludere l'importazione
Interrompi ferma l'importazione in corso: le registrazioni già importate vengono conservate. Bill Alps avvia poi la riconciliazione, quindi mostra il riepilogo: registrazioni importate, registrazioni già note, registrazioni riconciliate automaticamente e proposte da verificare. Prosegui con Verifica le proposte o Vedi le registrazioni, a seconda del pulsante mostrato, oppure con Importa un altro file.
7. Consultare e filtrare le tue registrazioni
La scheda Registrazioni elenca le righe del periodo scelto in alto nella pagina, 100 per pagina per impostazione predefinita (50 o 200 a scelta). Clicca sull'intestazione Data, Descrizione o Importo per ordinare. Se il tuo esercizio è a cavallo di due anni civili, l'elenco mostra solo la parte compresa nell'anno di chiusura e un messaggio te lo ricorda.
Per filtrare, clicca sull'icona a imbuto di una colonna, imposta il filtro, poi clicca su Applica. Su dispositivi mobili, usa il pulsante Filtri.
- Data: un intervallo di date, con Da e A.
- Descrizione: una ricerca nel testo. L'ordinamento per colonna è disattivato durante la ricerca.
- Conto bancario: uno o più conti.
- Importo: un confronto, per esempio Minore di, con una seconda condizione se necessario. Le uscite di denaro sono negative.
Cancella tutto rimuove tutti i filtri.
Una registrazione riconciliata mostra il suo documento accanto alla descrizione.
8. Correggere una registrazione e assegnarle un colore
Clicca su una riga per aprire Modifica la registrazione. Puoi correggervi in particolare Data, Importo, Descrizione, Valuta, Conto bancario, Controparte e Riferimento, aggiungere un Commento o scegliere un Colore, poi cliccare su Salva. Un'icona segnala poi il commento nell'elenco.
Il colore è un semplice riferimento visivo. Clicca sul pallino a sinistra di una riga per scegliere un colore proposto o personalizzato (conferma quest'ultimo con Applica), oppure su Rimuovi colore per toglierlo. Per più righe, spuntale e usa Colore nella barra di selezione.
9. Eliminare registrazioni
Per una riga, aprila e clicca su Elimina. Per più righe, spuntale e clicca su Elimina nella barra di selezione. Conferma nella finestra che si apre.
Le tue registrazioni sono importate: passa alla guida sulla riconciliazione bancaria per verificare le proposte.