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Absenz erfassen

Krankheit, Unfall, Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub: erfassen Sie die Absenz, und Bill Alps schlägt die passenden Positionen auf der Lohnabrechnung vor.

4 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis +

Eine Absenz wird immer pro Mitarbeiter erfasst. Sie ist die Grundlage für die Berechnung der Entschädigungen (Kranken-/Unfalltaggelder, EO-Entschädigungen): einmal erfasst, schlägt Bill Alps automatisch die passenden Positionen auf der Lohnabrechnung des betroffenen Monats vor.

Beispiel im Video: 2 Wochen Vaterschaftsurlaub. Die Lohnabrechnungen für Februar und März sind bereits erstellt — Bill Alps erkennt dies und schlägt vor, sie automatisch zu aktualisieren (Oberfläche auf Französisch).

1. Absenzen eines Mitarbeiters öffnen

  1. Öffnen Sie das Menü Mitarbeiter in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das Symbol Absenzen (Kalender), oder öffnen Sie sein Profil und dann die Karte Absenzen und AbrechnungenSchaltfläche Absenzen.
  3. Sie gelangen auf die Seite Absenzen des Mitarbeiters, die seine Absenzen des Jahres auflistet.

2. Absenz melden

  1. Klicken Sie auf Neue Absenz.
  2. Wählen Sie den Grund (siehe Liste unten).
  3. Erfassen Sie den Zeitraum: ein Beginn-Datum (erforderlich) und ein Ende-Datum. Lassen Sie das Enddatum leer für eine laufende Absenz.
  4. Fügen Sie optional interne Notizen hinzu.
  5. Klicken Sie auf Absenz melden.

3. Den richtigen Grund wählen

Der Grund bestimmt die steuerliche Behandlung (Sozialabgabe- und Quellensteuerpflicht) — Sie müssen nichts manuell ankreuzen:

  • Krankentaggeld — Taggelder des Versicherers nach der Wartefrist: sozialabgabefrei, quellensteuerpflichtig.
  • Unfalltaggeld — Unfalltag + 2 Tage zulasten des Arbeitgebers (abgabepflichtig), danach UVG-Taggelder mit Obergrenze.
  • Mutterschafts- / Vaterschafts- / Adoptions- / Betreuungs- / Dienstentschädigung (EO) — 80 %-Entschädigung, max. 220 CHF/Tag, sozialabgabe- und quellensteuerpflichtig.
  • Lohnfortzahlung (Art. 324a OR) — Lohn durch den Arbeitgeber fortgezahlt, normal abgabepflichtig.
  • Bezahlter Kurzurlaub (Art. 329h OR) — Lohn zu 100 % fortgezahlt, normal abgabepflichtig.

4. Überschreibungen (optional)

Wenn Ihr Versicherer genaue Beträge mitteilt, klappen Sie den Abschnitt Überschreibungen (optional) auf und erfassen Sie:

  • Taggeld CHF/Tag — das genaue Taggeld.
  • Wartefrist (Tage) — die Anzahl Karenztage zulasten des Arbeitgebers.
  • Satz (%) — der Entschädigungssatz.

Diese Werte ersetzen die vorgeschlagene Berechnung.

5. Lohnabrechnungen aktualisieren

Beim Erstellen einer Absenz prüft Bill Alps, ob bereits ausgestellte Lohnabrechnungen den Zeitraum abdecken:

  • Falls ja, führt Sie ein Assistent Abrechnung für Abrechnung, um die vorgeschlagenen Positionen (Kennzeichen Vorgeschlagen) hinzuzufügen — jeder Wert bleibt anpassbar.
  • Für einen noch nicht abgerechneten Monat erscheinen die vorgeschlagenen Positionen, sobald Sie die Abrechnung dieses Monats das nächste Mal öffnen oder erstellen.

6. Absenzen verfolgen

  • Die Tabelle zeigt Zeitraum, Grund, Tage, Status und Notizen.
  • Ändern Sie den Status direkt in der Liste: GemeldetGenehmigtBezahlt.
  • Filtern Sie nach Status und Jahr, um eine Absenz zu finden.