Déclarer une absence (maladie, accident, congé paternité…)

Une absence se déclare toujours par employé. Elle sert de base au calcul des indemnités (IJ maladie ou accident, allocations APG) : une fois enregistrée, Bill Alps propose automatiquement les lignes correspondantes sur la fiche de salaire du ou des mois concernés.

Exemple en vidéo : congé paternité de 2 semaines. Les fiches de Février et Mars sont déjà créées — Bill Alps le détecte et propose de les mettre à jour automatiquement.

1. Ouvrir les absences d'un employé

Ouvrez le menu Employés dans la barre latérale.
Sur la ligne de l'employé, cliquez sur l'icône Absences (calendrier), ou ouvrez sa fiche puis la carte Absences et fichesbouton Absences.
Vous arrivez sur la page Absences de l'employé, qui liste ses absences de l'année.

2. Déclarer l'absence

Cliquez sur Nouvelle absence.
Choisissez le Motif (voir la liste ci-dessous).
Renseignez la Période : une date de Début (obligatoire) et une date de Fin. Laissez la date de fin vide pour une absence en cours.
Ajoutez éventuellement des Notes internes.
Cliquez sur Déclarer l'absence.

3. Choisir le bon motif

Le motif détermine le traitement fiscal appliqué (soumission aux charges sociales et à l'impôt à la source) — vous n'avez rien à cocher manuellement :

IJ maladie — indemnités de l'assureur après le délai d'attente : exonérées de charges, imposées à l'IS.
IJ accident — jour de l'accident + 2 jours à charge de l'employeur (soumis), puis IJ LAA plafonnées.
Allocation maternité / paternité / adoption / prise en charge / service (APG) — allocation à 80 %, max 220 CHF/j, soumise aux charges et à l'IS.
Maintien de salaire (art. 324a CO) — salaire maintenu par l'employeur, soumis normalement.
Congé court payé (art. 329h CO) — salaire maintenu à 100 %, soumis normalement.

4. Surcharges (optionnel)

Si votre assureur communique des montants précis, dépliez la section Surcharges (optionnel) et renseignez :

IJ CHF/jour — l'indemnité journalière exacte.
Délai d'attente (j) — le nombre de jours de carence à la charge de l'employeur.
Taux (%) — le taux d'indemnisation.

Ces valeurs remplacent le calcul proposé par défaut.

Exemple en vidéo : Jean est rattaché à la CCNT. Pour une absence maladie, un taux de 70 % et un délai d'attente de 90 jours ne respectent pas les références de la convention (minimum 80 %, maximum 60 jours) ; Bill Alps affiche les deux points à vérifier sur la fiche de salaire.

5. Mise à jour des fiches de salaire

À la création d'une absence, Bill Alps vérifie si des fiches de salaire déjà émises couvrent la période :

Si oui, un assistant vous guide fiche par fiche pour ajouter les lignes proposées (badge Proposé), dont chaque valeur reste modifiable.
Pour un mois pas encore facturé, les lignes proposées apparaissent la prochaine fois que vous ouvrez ou créez la fiche de ce mois.

6. Suivi des absences

Le tableau affiche Période, Motif, Jours, Statut et Notes.
Faites évoluer le statut directement dans la liste : DéclaréeApprouvéePayée.
Filtrez par statut et par année pour retrouver une absence.