Unternehmen gründen und ersten Mitarbeiter in der Schweiz einstellen

Ein Unternehmen in der Schweiz zu gründen gilt als einfach und schnell — zwischen 2 und 4 Wochen für eine GmbH. Die eigentliche Komplexität zeigt sich bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters: Anmeldung bei den Sozialversicherungen, Pensionskasse, Unfallversicherung, Quellensteuer… Alle diese Schritte müssen vor der ersten Lohnzahlung abgeschlossen sein.

Dieser Leitfaden begleitet Sie Schritt für Schritt, von der Gründung Ihres Unternehmens bis zur Erstellung der ersten Lohnabrechnung.

1. Die Rechtsform wählen

Die Wahl der Rechtsform bestimmt das erforderliche Kapital, den Grad der persönlichen Haftung und die Gründungsformalitäten. Drei Formen dominieren in der Schweiz:

Einzelunternehmen

• Kein Mindestkapital, kein Notar erforderlich
• Eintragung im Handelsregister nur obligatorisch bei einem Umsatz über CHF 100'000
• Unbeschränkte persönliche Haftung
• Unternehmer zahlt AHV-Beiträge als Selbstständiger (Satz von 10 % des Einkommens)

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die beliebteste Rechtsform in der Schweiz (44 % der Neugründungen). Mindestkapital von CHF 20'000, vollständig einbezahlt bei der Gründung. Ein Notartermin ist obligatorisch. Die Haftung ist auf das Stammkapital beschränkt.

Ungefähre Gesamtkosten der Gründung: CHF 1'700 bis 2'500 (Notar, Handelsregister, Hinterlegungskonto).

Aktiengesellschaft (AG)

Mindestkapital von CHF 100'000, davon CHF 50'000 bei der Gründung einbezahlt. Notartermin obligatorisch. Geeignet für Unternehmen, die externe Investoren suchen.

2. Eintragung im Handelsregister

Für eine GmbH oder AG ist die Eintragung im Handelsregister (HR) obligatorisch. Die Schritte:

1. Statuten mit dem Notar erstellen
2. Hinterlegungskonto bei einer Bank eröffnen und Kapital einzahlen
3. Öffentliche Urkunde beim Notar unterzeichnen
4. Dossier beim Handelsregister einreichen (Notarurkunde, Statuten, Bankbescheinigung, Erklärung der wirtschaftlich Berechtigten)
5. Veröffentlichung im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB)

Dauer: ca. 10 Arbeitstage nach Erhalt des vollständigen Dossiers. Das Unternehmen erhält eine UID-Nummer (Format CHE-XXX.XXX.XXX), die für alle administrativen Schritte verwendet wird.

3. Anmeldung bei einer Ausgleichskasse (AHV/IV/EO/ALV)

Jeder Arbeitgeber muss sich vor der ersten Lohnzahlung bei einer Ausgleichskasse anmelden. Es gibt kantonale Ausgleichskassen und Verbandsausgleichskassen.

Die Beiträge der 1. Säule betragen insgesamt 12,80 % des Bruttolohns, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen:

• AHV (Alters- und Hinterlassenenversicherung): 8,70 % (4,35 % Arbeitgeber + 4,35 % Arbeitnehmer)
• IV (Invalidenversicherung): 1,40 % (0,70 % + 0,70 %)
• EO (Erwerbsersatzordnung): 0,50 % (0,25 % + 0,25 %)
• ALV (Arbeitslosenversicherung): 2,20 % (1,10 % + 1,10 %) — bis CHF 148'200/Jahr

4. Obligatorische Versicherungen

Unfallversicherung (UVG)

Die Unfallversicherung ist ab dem ersten Mitarbeiter obligatorisch. Sie deckt Berufsunfälle (Prämie zu Lasten des Arbeitgebers) und Nichtberufsunfälle (Prämie zu Lasten des Arbeitnehmers, bei mehr als 8 Wochenstunden). Der maximal versicherte Lohn beträgt CHF 148'200/Jahr.

Versicherer: SUVA für Industrie, Bau und zahlreiche Branchen, oder ein privater Versicherer für andere Branchen.

Berufliche Vorsorge (BVG — 2. Säule)

Der Anschluss an eine Pensionskasse ist obligatorisch für jeden Mitarbeiter mit einem Jahreslohn über CHF 22'680. Die Altersgutschriften variieren je nach Alter: 7 % (25-34 Jahre), 10 % (35-44 Jahre), 15 % (45-54 Jahre) und 18 % (ab 55 Jahren) des koordinierten Lohns. Der Arbeitgeberanteil muss mindestens dem Arbeitnehmeranteil entsprechen.

Krankentaggeldversicherung (KTG)

Obwohl gesetzlich nicht obligatorisch, ist diese Versicherung dringend empfohlen. Ohne sie muss der Arbeitgeber im Krankheitsfall den Lohn nach der Berner Skala weiterzahlen (Dauer steigt mit der Dienstzeit). Der Marktstandard ist eine Deckung von 80 % des Bruttolohns während 720 Tagen, mit einer üblicherweise hälftig geteilten Prämie.

5. Den ersten Mitarbeiter einstellen

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist gesetzlich nicht vorgeschrieben (eine mündliche Vereinbarung ist gültig), wird aber dringend empfohlen. Art. 330b OR schreibt eine schriftliche Information über die wesentlichen Punkte vor.

Wichtige Vertragsbestandteile:

• Identität der Parteien und Arbeitsbeginn
• Funktion und Pflichtenheft
• Bruttolohn und Zulagen (13. Monatslohn, Prämien)
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Ferien (gesetzliches Minimum: 4 Wochen/Jahr; 5 Wochen für unter 20-Jährige)
• Kündigungsfrist und Verweis auf anwendbare GAV

Die Probezeit beträgt standardmässig 1 Monat, schriftlich verlängerbar auf maximal 3 Monate.

Schritte bei der Einstellung

1. Aufenthalts-/Arbeitsbewilligung prüfen (ausländische Staatsangehörige)
2. AHV-Nummer (AHVN13) des Mitarbeiters beschaffen
3. Mitarbeiter bei der AHV-Ausgleichskasse anmelden
4. Mitarbeiter bei der Pensionskasse (BVG) anschliessen (wenn Lohn > CHF 22'680/Jahr)
5. Mitarbeiter beim Unfallversicherer (UVG) anmelden
6. Bei Bewilligung ohne C-Ausweis: Quellensteueranmeldung bei der kantonalen Steuerverwaltung

6. Die Quellensteuer

Ausländische Arbeitnehmer ohne C-Bewilligung (Bewilligung B, L, G) unterliegen der Quellensteuer. Der Arbeitgeber muss:

1. Jeden betroffenen Mitarbeiter bei der kantonalen Steuerverwaltung anmelden
2. Monatlich die Steuer nach dem entsprechenden Tarif berechnen (A, B, C, H je nach Zivilstand und Kinderzahl)
3. Den Betrag vom Lohn des Mitarbeiters abziehen
4. Monatlich an die Steuerverwaltung überweisen (in der Regel vor dem 15. oder 20. des Folgemonats)

Der Arbeitgeber erhält eine Bezugsprovision von 1 bis 2 % der einbehaltenen Steuer. Die Verwendung einer Swissdec-zertifizierten Software wird dringend empfohlen.

7. Die Mehrwertsteuer (MWST)

Die MWST-Registrierung ist obligatorisch, sobald der Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigt. Darunter ist die Registrierung freiwillig.

Die geltenden Sätze seit dem 1. Januar 2024:

• 8,1 % — Normalsatz (die meisten Güter und Dienstleistungen)
• 2,6 % — reduzierter Satz (Lebensmittel, Medikamente, Bücher)
• 3,8 % — Beherbergung (Hotelübernachtungen)

Die Registrierung erfolgt über das ePortal der ESTV, innerhalb von 30 Tagen nach Überschreitung der Schwelle. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Deklaration ausschliesslich online möglich.

8. Die Familienzulagen

Familienzulagen werden ausschliesslich vom Arbeitgeber finanziert (Satz von ca. 2,25 % der Lohnsumme im Kanton Freiburg). Der Anschluss an eine Familienausgleichskasse (FAK) ist ab dem ersten Mitarbeiter obligatorisch, auch wenn keiner Kinder hat.

Bundesmindestsätze 2025:

• Kinderzulage (0–15 Jahre): CHF 215/Monat
• Ausbildungszulage (15–25 Jahre): CHF 268/Monat

Einige Kantone wie Freiburg zahlen höhere Beträge (CHF 265/Monat für Kinder, CHF 325/Monat für Ausbildung).

9. Lohnabrechnungen erstellen

Jeden Monat muss der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, die den Bruttolohn, die Abzüge und den Nettolohn aufführt. Elemente einer typischen Lohnabrechnung:

• Bruttolohn: Grundlohn + Zulagen (13. Monatslohn, Prämien)
• AHV/IV/EO: 5,30 % des Bruttolohns (Arbeitnehmeranteil)
• ALV: 1,10 % des Bruttolohns
• BVG: variabel je nach Alter und gewähltem Plan
• UVG-NBU: variabel je nach Versicherer (ca. 0,80 %)
• KTG: variabel (ca. 0,50 bis 1,00 %)
• Quellensteuer: nach Tarif (falls zutreffend)
• Familienzulagen: zum Nettolohn hinzugefügt, wenn Anspruch besteht

Am Jahresende muss der Arbeitgeber jedem Mitarbeiter einen Lohnausweis aushändigen (Ende Januar) und ihn an die Steuerverwaltung übermitteln (28. Februar).

Checkliste

Hier eine Zusammenfassung aller erforderlichen Schritte in chronologischer Reihenfolge:

Vor der Gründung

• Rechtsform wählen (Einzelunternehmen, GmbH oder AG)
• Verfügbarkeit des Firmennamens prüfen (zefix.ch)
• Statuten mit einem Notar erstellen (GmbH/AG)
• Hinterlegungskonto eröffnen und Kapital einzahlen
• Gründungsurkunde unterzeichnen und Dossier beim Handelsregister einreichen

Nach der HR-Eintragung

• Bei einer AHV-Ausgleichskasse anmelden
• Bei einer Familienausgleichskasse (FAK) anmelden
• Vertrag mit einer Pensionskasse (BVG) abschliessen
• Unfallversicherung (UVG) abschliessen — SUVA oder privater Versicherer
• Krankentaggeldversicherung (KTG) abschliessen
• Prüfen, ob der Umsatz die MWST-Schwelle erreicht (CHF 100'000)

Vor dem ersten Arbeitstag

• Arbeitsvertrag erstellen und unterzeichnen
• Arbeitsbewilligung prüfen (ausländische Staatsangehörige)
• AHV-Nummer (AHVN13) des Mitarbeiters beschaffen
• Mitarbeiter bei AHV-Kasse, Pensionskasse und UVG anmelden
• Quellensteueranmeldung bei der Steuerverwaltung (falls zutreffend)
• Lohnabrechnungssoftware einrichten

Laufende Pflichten

• Jeden Monat: Lohnabrechnungen, AHV/ALV-Akonto, Quellensteuer
• Vor dem 30. Januar: Jahreslohnmeldung an die AHV-Kasse
• Ende Januar: Lohnausweise an die Mitarbeiter
• 28. Februar: Lohnausweise an die Steuerverwaltung
• Jährlich: Lohnsumme an UVG-Versicherer und Pensionskasse